Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den du selbst schreibst, weil es keinen fremden gibt. Er ist ausdrücklich zulässig, aber er ist die schwächste Beweisform, die die Buchführung kennt. Genau deshalb entscheidet die Häufigkeit darüber, ob er akzeptiert wird.
Der Grundsatz keine Buchung ohne Beleg bedeutet nicht, dass eine betrieblich veranlasste Ausgabe verloren ist, wenn die Quittung fehlt. Er bedeutet, dass du den Vorgang selbst dokumentieren musst, und zwar so, dass ein Dritter ihn ohne Rückfrage versteht.
Die Fälle, in denen der Eigenbeleg passt
Er greift dort, wo es üblicherweise gar keine Quittung gibt oder wo sie nachweislich nicht mehr zu beschaffen ist.
- Automaten ohne Belegausgabe, etwa Parkscheinautomat oder Münzautomat.
- Trinkgeld, das du in bar gibst und für das niemand quittiert.
- Kleine Barausgaben, deren Beleg verloren gegangen ist und beim Verkäufer nicht mehr angefordert werden kann.
- Vorgänge, bei denen es naturgemäß keinen Dritten gibt: Privatentnahme, Privateinlage, Sachentnahme, Umbuchungen zwischen Konten.
Was auf dem Eigenbeleg stehen muss
Es gibt kein amtliches Formular. Der Inhalt ergibt sich daraus, was ein Prüfer wissen will, um den Vorgang nachzuvollziehen.
- Wer der Zahlungsempfänger war, mit Name und möglichst Anschrift.
- Art der Aufwendung, konkret beschrieben, nicht als Sammelbegriff.
- Datum der Zahlung und Betrag.
- Der Grund, warum kein Fremdbeleg vorliegt.
- Datum der Ausstellung und deine Unterschrift.
Alles, was den Vorgang stützt, gehört dazu: der Kalendereintrag, die Wegstrecke, das Foto des Automaten, die Mail an den Lieferanten mit der Bitte um eine Zweitschrift. Ein Eigenbeleg mit Anlage ist etwas völlig anderes als ein Eigenbeleg ohne.
Zeitnah oder gar nicht
Ein Eigenbeleg, der am Tag der Ausgabe entsteht, ist glaubwürdig. Einer, der bei der Vorbereitung des Jahresabschlusses für einen ganzen Zeitraum nachgeschrieben wird, ist es nicht. Die Anforderung an zeitgerechte Erfassung gilt auch für den Ersatzbeleg. Wer im Nachhinein Stapel von Eigenbelegen erzeugt, dokumentiert vor allem, dass die laufende Erfassung nicht funktioniert hat.
Vorsteuer gibt es daraus nicht
Das ist der Punkt, der am meisten Geld kostet. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers voraus. Ein selbst geschriebener Beleg ist keine solche Rechnung. Der Betrag kann also als Betriebsausgabe wirken, die enthaltene Umsatzsteuer aber nicht als Vorsteuer.
Praktisch heißt das: der Eigenbeleg wird mit dem vollen gezahlten Betrag gebucht, ohne Steuerausweis. Wer trotzdem Vorsteuer zieht, produziert eine Korrektur mit Zinsfolge.
Wo der Eigenbeleg nichts rettet
Bei der Bewirtung aus geschäftlichem Anlass verlangt das Gesetz eine maschinell erstellte Rechnung des Gastbetriebs. Der Eigenbeleg ersetzt sie nicht, er dokumentiert nur die Angaben zu Anlass und Teilnehmern, die ohnehin von dir kommen müssen.
Auch eine Differenz in der Kasse lässt sich nicht per Eigenbeleg wegschreiben. Fehlbeträge werden festgestellt und erfasst, nicht durch eine erfundene Ausgabe geglättet. Und bei jeder Zahlung, die über Bank oder Karte lief, existiert eine Zahlungsspur: hier fordert man die Zweitschrift beim Lieferanten an, statt selbst zu schreiben. Die meisten Betriebe stellen eine Rechnungskopie ohne Rückfrage aus.
Warum er die Ausnahme bleiben muss
Einzelne Eigenbelege fallen niemandem auf. Ein Ordner voll davon verschiebt die Beweislast. Wenn die Buchführung in Teilen nicht auf fremden Nachweisen beruht, kann das Finanzamt ihre Ordnungsmäßigkeit anzweifeln und schätzen. Der Ersatzbeleg ist dann nicht mehr das Problem, sondern der Auslöser.
Die wirksamste Gegenmaßnahme ist unspektakulär: möglichst wenig bar zahlen. Was über das Geschäftskonto oder die Karte läuft, hinterlässt eine Spur, zu der sich ein Beleg beschaffen lässt.
Wo die Beratung anfängt
Ob ein bestimmter Eigenbeleg in deinem Fall trägt, wie er zu buchen ist und wann eine Häufung kritisch wird, ist eine steuerliche Beurteilung im Einzelfall. Sie gehört zu deiner Steuerberatung. Wir beschreiben hier die Mechanik, damit du weißt, worauf du achten musst.
