Die Bilanz kommt selten, weil jemand sie sich wünscht. Sie kommt, weil eine Rechtsform sie mitbringt oder weil ein Betrieb über eine Schwelle gewachsen ist. Der Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur doppelten Buchführung ist kein Formularthema, sondern ein anderer Blick auf denselben Betrieb: nicht mehr, wann Geld geflossen ist, sondern wann ein Geschäft entstanden ist.
Zwei Wege führen in die Pflicht
Der erste Weg ist die Rechtsform. Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG oder AG sind kraft Rechtsform Kaufleute und müssen bilanzieren, auch im ersten Jahr und auch bei kleinem Umsatz. Dasselbe gilt für Handelsgesellschaften wie OHG und KG und für den eingetragenen Kaufmann. Für Einzelkaufleute sieht das Handelsrecht eine Befreiung vor, wenn der Betrieb bestimmte Größenmerkmale nicht überschreitet.
Der zweite Weg ist die Größe. Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag werden buchführungspflichtig, wenn Umsatz oder Gewinn die im Steuerrecht genannten Grenzen überschreiten. Beide Werte sind mehrfach angepasst worden; welche Beträge derzeit gelten, bestätigt dir deine Steuerberatung oder das Finanzamt. Freiberufler bleiben außen vor, unabhängig von der Größe. Sie dürfen die EÜR nutzen, solange sie freiberuflich tätig sind.
Der Brief entscheidet, nicht die Zahl
Diese Stelle wird regelmäßig übersehen: Die steuerliche Buchführungspflicht beginnt nicht automatisch mit dem Überschreiten, sondern nachdem das Finanzamt sie mitgeteilt hat, und dann für das folgende Wirtschaftsjahr. Wer den Brief bekommt und weglegt, führt im folgenden Wirtschaftsjahr die falsche Aufzeichnung. Nachträglich eine Buchführung aufzubauen ist teuer, weil Belege, Bestände und Salden rückwirkend geordnet werden müssen.
Umgekehrt endet die Pflicht nicht von selbst, wenn der Betrieb wieder kleiner wird. Auch hier braucht es die Feststellung des Finanzamts.
Was sich im Betrieb tatsächlich ändert
Die Bilanz denkt periodengerecht. Eine Leistung ist Umsatz, wenn sie erbracht ist, nicht wenn sie bezahlt wird. Damit tauchen Posten auf, die in der EÜR gar nicht vorkommen: Forderungen an Kunden, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, Rückstellungen für ungewisse Verpflichtungen, Rechnungsabgrenzung für Zahlungen, die in ein anderes Jahr gehören.
Dazu kommen Pflichten, die Zeit kosten. Zum Beginn steht eine Eröffnungsbilanz. Zu jedem Abschlussstichtag gehört eine Inventur mit körperlicher Bestandsaufnahme. Kapitalgesellschaften müssen ihren Abschluss außerdem offenlegen. Der Aufwand für die Kanzlei steigt spürbar, und die monatliche Auswertung wird aussagekräftiger, weil sie nicht mehr vom Zahlungsverhalten deiner Kunden abhängt.
Der Übergangsgewinn ist die eigentliche Überraschung
Beim Wechsel der Gewinnermittlung darf nichts doppelt erfasst werden und nichts durchfallen. Deshalb wird ein Übergangsgewinn ermittelt: Offene Forderungen aus der Zeit der EÜR werden hinzugerechnet, weil sie dort noch nicht als Einnahme galten, offene Verbindlichkeiten werden abgezogen, Warenbestände kommen hinzu.
In einem Betrieb, der auf Rechnung arbeitet und ein Lager hat, ist dieser Übergangsgewinn kein Randposten, sondern ein zusätzlicher Gewinn in einem einzigen Jahr, dem keine Zahlung gegenübersteht. Auf Antrag lässt sich der Betrag über mehrere Jahre verteilen. Über diesen Antrag muss jemand rechtzeitig nachdenken, sonst trifft die Steuer den Betrieb genau in dem Jahr, in dem er ohnehin wächst.
Freiwillig bilanzieren, wenn es sich lohnt
Der Wechsel geht auch ohne Pflicht. Sinnvoll ist er, wenn Banken oder Investoren regelmäßig einen aussagekräftigen Abschluss sehen wollen, wenn Bestände und Forderungen einen großen Teil des Betriebs ausmachen oder wenn ein Verkauf oder eine Nachfolge ansteht. Wer freiwillig wechselt, bindet sich für einen Zeitraum an die neue Methode und kann nicht nach Belieben zurückspringen.
Gegen den freiwilligen Wechsel spricht in kleinen Betrieben meist die Kostenseite. Wer die Bilanz nicht braucht, kauft sich mit ihr vor allem zusätzliche Arbeit ein.
Wo die Beratung anfängt
Ob dein Betrieb bilanzieren muss, wie hoch ein Übergangsgewinn ausfällt und ob der Antrag auf Verteilung sinnvoll ist, sind steuerliche Fragen mit Folgen für die Liquidität. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Dieser Beitrag ordnet ein, damit du den Brief vom Finanzamt richtig einsortierst und rechtzeitig fragst.
