Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die einfachste Gewinnermittlung, die das Steuerrecht kennt: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, das Ergebnis ist der Gewinn. Keine Inventur, keine Bilanz, keine Konten mit zwei Seiten. Diese Einfachheit hat einen Preis. Sie besteht darin, dass ein einziges Datum über das Steuerjahr entscheidet, nämlich der Tag der Zahlung.
Wer diese Rechnung nutzen darf
Offen steht sie zwei Gruppen. Freiberuflern, unabhängig davon, wie hoch Umsatz und Gewinn sind. Und Gewerbetreibenden, solange sie nicht buchführungspflichtig sind. Die Buchführungspflicht entsteht entweder aus der Rechtsform, etwa bei einer GmbH, oder weil Umsatz oder Gewinn die gesetzlichen Schwellen überschreiten. Diese Schwellen hat der Gesetzgeber mehrfach angehoben; den aktuell geltenden Wert bestätigt dir deine Steuerberatung.
Wichtig ist die Reihenfolge: Die Pflicht zur Bilanz greift bei Gewerbetreibenden nicht in dem Moment, in dem die Schwelle überschritten wird. Das Finanzamt teilt sie mit, und erst ab dem folgenden Wirtschaftsjahr gilt sie. Wer diesen Brief für Werbung hält und ablegt, ermittelt seinen Gewinn im nächsten Jahr auf die falsche Art und merkt es erst, wenn der Abschluss ansteht.
Zufluss und Abfluss: das ganze Prinzip in zwei Wörtern
Eine Betriebseinnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld bei dir ankommt. Eine Betriebsausgabe zählt in dem Jahr, in dem es abfließt. Wann die Leistung erbracht, die Rechnung geschrieben oder das Zahlungsziel gesetzt wurde, spielt für die Gewinnermittlung keine Rolle. Eine im Dezember gestellte Rechnung, die im Januar bezahlt wird, ist Umsatz des neuen Jahres.
Daraus folgt der einzige echte Spielraum dieser Methode. Wer eine Anschaffung vorzieht oder eine Zahlung schiebt, verschiebt Gewinn zwischen zwei Jahren. Das ist zulässig und in manchen Jahren sinnvoll, aber es verschiebt nur. Gespart ist damit nichts, außer der Steuersatz ändert sich, und das ist eine Frage für die Kanzlei, keine Faustregel.
Die Ausnahmen sitzen genau am Jahreswechsel
Vom Zuflussprinzip gibt es Abweichungen, und sie treffen ausgerechnet die Buchungen um Silvester. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete, Beiträge oder Leasingraten werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn sie kurz vor oder kurz nach dem Jahreswechsel fließen. Wie kurz dieses Zeitfenster ist, steht im Gesetz. Diese Zahl solltest du nicht aus dem Gedächtnis ansetzen.
Auch Anlagegüter folgen nicht dem Zufluss. Was dem Betrieb länger dient, mindert den Gewinn nicht im Zahlungsjahr in voller Höhe, sondern über die Abschreibung. Die einfache Rechnung hat an dieser Stelle also doch ein Verzeichnis, nämlich das Anlagenverzeichnis.
Die Umsatzsteuer läuft mit durch die Rechnung
In der EÜR ist die vereinnahmte Umsatzsteuer eine Betriebseinnahme, die gezahlte Vorsteuer eine Betriebsausgabe und die Zahlung an das Finanzamt ebenfalls eine Ausgabe. Für die Ergebnisrechnung wirkt das befremdlich, geht über die Jahre aber auf. Ob auf deine Leistungen 19 oder 7 Prozent entfallen, ändert an der Systematik nichts. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, hat diesen Posten gar nicht.
Bei Kartenzahlung ist der Bon nicht der Zufluss
Bei Bargeld fallen Umsatz und Zufluss zusammen. Bei Kartenzahlung nicht. Zugeflossen ist das Geld erst, wenn die Gutschrift auf dem Geschäftskonto steht, und Gutschriften kommen häufig gebündelt für mehrere Tage. Am Jahreswechsel liegen deshalb regelmäßig Umsätze des alten Jahres auf dem Konto des neuen. Wer sauber abgrenzen will, braucht die Abrechnung seines Netzbetreibers und nicht nur den Kassenbericht.
Dazu kommt ein zweiter Punkt, der oft untergeht: Werden die Entgelte gleich einbehalten, steht auf dem Konto nur der gekürzte Betrag. Betriebseinnahme ist trotzdem der volle Umsatz, das einbehaltene Entgelt ist eine eigene Betriebsausgabe. Wer nur die Kontogutschrift bucht, verkürzt beide Seiten und verfälscht seine Auswertung.
Die Anlage EÜR gibt die Ordnung vor
Die Gewinnermittlung wird nicht formlos eingereicht. Sie läuft über ein amtliches Formular, die Anlage EÜR, und wird elektronisch übermittelt. Das Formular fragt Einnahmen nach Steuersätzen getrennt ab, Ausgaben nach Gruppen, dazu Abschreibungen und Anlagenverzeichnis. Wer seine Belege schon während des Jahres so sortiert, wie das Formular fragt, spart sich die Sortierarbeit im Frühjahr.
Was die einfache Methode nicht erspart, sind die Aufzeichnungspflichten. Belege, Kassenaufzeichnungen und die Nachvollziehbarkeit der Zahlen gelten unabhängig davon, ob du eine Bilanz aufstellst oder Zahlungen gegenüberstellst.
Wo wir aufhören
Ob du die EÜR nutzen darfst, wie ein einzelner Posten einzuordnen ist und wann ein Wechsel der Methode ansteht, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung, nicht zu deinem Terminalanbieter. Was wir dazu beitragen können, ist eine Abrechnung, aus der hervorgeht, wann welcher Betrag geflossen ist und was davon einbehalten wurde.
