Wenn eine Steuerkanzlei fragt, mit welchem Kontenrahmen du arbeitest, klingt das nach einer internen Formalie. Für dich wird sie in dem Moment wichtig, in dem Kasse, Warenwirtschaft oder Zahlungsabrechnung Daten an die Buchhaltung liefern sollen. Dann entscheidet der Kontenrahmen darüber, ob die Übergabe sauber läuft oder ob jemand jede Zeile von Hand zuordnet.
Kontenrahmen und Kontenplan sind nicht dasselbe
Ein Kontenrahmen ist ein Standardverzeichnis: eine durchnummerierte Ordnung aller Konten, die in einem Betrieb vorkommen können, gegliedert in Kontenklassen und Kontengruppen. Er ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern hat sich als Branchenstandard durchgesetzt.
Der Kontenplan ist dein Ausschnitt daraus: die Konten, die dein Betrieb tatsächlich nutzt, ergänzt um selbst angelegte Konten. Ein Handwerksbetrieb braucht andere Erlöskonten als ein Restaurant, aber beide bewegen sich innerhalb desselben Rahmens.
Die beiden verbreiteten Rahmen und ihr Unterschied
In Deutschland dominieren zwei Standardkontenrahmen, beide unter dem Kürzel SKR mit einer angehängten Nummer. Wegen der Zahlenregeln dieses Blogs schreiben wir sie aus: SKR null drei und SKR null vier.
Der ältere, SKR null drei, ist nach dem Geschäftsablauf gegliedert. Die Konten folgen dem Weg vom Wareneingang über die Bearbeitung bis zum Verkauf. Der jüngere, SKR null vier, folgt der Gliederung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Wer den Abschluss aufschlägt, findet die Posten in derselben Reihenfolge wieder.
Inhaltlich unterscheiden sie sich kaum: Dieselben Geschäftsvorfälle landen in beiden Rahmen im selben Ergebnis. Der Unterschied liegt in der Nummerierung und in der Logik, nach der man Konten sucht.
Welcher wann üblich ist
Eine Regel mit Gesetzeskraft gibt es nicht. In der Praxis entscheidet meist die Gewohnheit der Kanzlei, und das ist ein vernünftiges Kriterium: Wer täglich in einem Rahmen arbeitet, macht darin weniger Fehler. Betriebe, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen und aus dem Handwerk oder dem Handel kommen, findet man häufiger im ablauforientierten Rahmen. Bilanzierende Kapitalgesellschaften häufiger im abschlussorientierten, weil sich der Abschluss daraus fast von selbst ergibt.
Daneben gibt es Branchenkontenrahmen, etwa für Gastronomie, Ärzte oder Vereine. Sie bringen passende Erlös- und Aufwandskonten schon mit und ersparen einen Teil der eigenen Anlage.
Wo dich der Kontenrahmen im Alltag trifft
An drei Stellen. Erstens in der monatlichen Auswertung: Sie ist nach Kontengruppen aufgebaut, und ihre Aussagekraft hängt davon ab, ob deine Umsätze und Kosten sinnvoll getrennt gebucht werden. Zweitens beim Export aus Kasse oder Warenwirtschaft: Die Software muss die Kontonummern deiner Kanzlei kennen, sonst landet alles in Sammelposten. Drittens bei jedem Wechsel der Software oder der Kanzlei.
Für Betriebe mit Kartenzahlung lohnt sich eine Feinheit besonders. Erlöse gehören getrennt nach Steuersatz auf eigene Konten, die Zahlungsart dagegen wird über Geldkonten abgebildet. Zwischen dem Umsatz an der Kasse und der Gutschrift auf dem Bankkonto liegen Tage. Für diese Lücke gibt es das Geldtransitkonto. Wer es sauber nutzt, kann jederzeit sagen, welche Kartenumsätze noch offen sind. Wer es nicht nutzt, sucht am Jahresende nach Differenzen, die es gar nicht gibt.
Ein Wechsel geht, aber nicht nebenbei
Der Kontenrahmen wird zum Beginn eines Wirtschaftsjahres gewechselt, nicht mittendrin. Alle Salden müssen übergeleitet, alle selbst angelegten Konten neu zugeordnet und alle Schnittstellen umgestellt werden: Kasse, Warenwirtschaft, Lohn, Zahlungsimport. Der Vorjahresvergleich in der Auswertung stimmt erst wieder, wenn die Überleitung sauber ist.
Der häufigste Anlass für einen Wechsel ist ein Kanzleiwechsel. Sinnvoll ist er, wenn beide Seiten vorher festhalten, wer die Umstellung der Schnittstellen übernimmt. Ohne diese Absprache liegt die Arbeit am Ende bei dir.
Wo wir aufhören
Welcher Kontenrahmen für deinen Betrieb passt, welche Konten du zusätzlich brauchst und wie ein Wechsel abläuft, entscheidet ihr gemeinsam mit deiner Steuerberatung. Wir können sagen, welche Daten eine Zahlungsabrechnung liefert; die Zuordnung zu Konten gehört in die Buchhaltung.
