Beim Catering liegen Auftrag und Zahlung weit auseinander. Angefragt wird Monate vorher, gekocht wird an einem Abend, und das Geld kommt in mehreren Etappen. Wer den Zahlungsfluss nicht vorher festlegt, verhandelt ihn am Veranstaltungsabend, zwischen Hauptgang und Abbau, mit einem Gastgeber, der gerade an alles andere denkt.
Der Zahlungsplan gehört ins Angebot, nicht in die Rechnung
Schreib in das Angebot, welcher Anteil wann fällig ist, wie gezahlt wird und was bei Absage passiert. Üblich ist eine Anzahlung bei Auftragsbestätigung, eine weitere Rate kurz vor dem Termin bei großen Veranstaltungen und der Rest nach der Leistung. Die konkreten Anteile und Fristen legst du selbst fest, und du schreibst sie hin, bevor der Kunde unterschreibt.
Der Grund ist einfach: Deine eigenen Kosten fallen vorher an. Wareneinkauf, Personal, Mietgeschirr und Transport sind bezahlt, bevor der erste Gast kommt.
Bei der Anzahlung entsteht die Umsatzsteuer früher
Eine vereinnahmte Anzahlung ist umsatzsteuerlich kein durchlaufender Posten. Die Steuer entsteht bereits mit dem Zufluss, also lange bevor die Veranstaltung stattgefunden hat. Dafür stellst du eine Anzahlungsrechnung mit ausgewiesener Steuer, und in der späteren Schlussrechnung ziehst du die bereits berechnete Anzahlung samt Steuer wieder ab.
Wer diesen Abzug vergisst, weist dieselbe Steuer zweimal aus und schuldet sie auch zweimal. Das ist einer der häufigsten Fehler in Cateringrechnungen und fällt oft erst beim Jahresabschluss auf.
Speisen und Service werden nicht gleich besteuert
Bei der reinen Lieferung von Speisen kommt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent in Betracht. Sobald Dienstleistungselemente hinzukommen, etwa Servicepersonal, Geschirr, Mobiliar, Aufbau und Abräumen, kann der Vorgang insgesamt als sonstige Leistung mit 19 Prozent zu behandeln sein. Die Abgrenzung hängt am Umfang dieser Zusatzleistungen und ist der Punkt, an dem Cateringrechnungen in einer Prüfung am häufigsten aufgemacht werden.
Kalkuliere deshalb nicht mit einem Steuersatz, den du für den passenden hältst, sondern lass die Zuordnung für deine typischen Auftragsarten einmal von deiner Steuerberatung durchgehen. Danach kannst du sie im Angebot sauber anwenden.
Die Restzahlung am Veranstaltungsabend
Wenn du am Abend abkassierst, brauchst du ein mobiles Terminal, das im fremden Objekt funktioniert. Rechne damit, dass es in Scheunen, Gewölbekellern und Sälen keinen brauchbaren Empfang gibt, und kläre den Netzzugang beim Ortstermin mit, wenn du ohnehin Küche und Stromanschlüsse ansiehst.
Kassiere nicht mitten im Service. Vereinbare vorher eine Uhrzeit oder einen Punkt im Ablauf, an dem abgerechnet wird, und benenne die Person, die das übernimmt. Der Kunde soll das nicht als Misstrauen erleben, sondern als Teil des Ablaufs.
Nachträge sind der häufigste Streitpunkt
Verlängerte Servicezeit, zusätzliche Getränke, mehr Gäste als gemeldet: Nachträge entstehen bei fast jeder Veranstaltung. Halte im Angebot fest, was eine zusätzliche Servicestunde kostet, wie Getränke abgerechnet werden und bis wann die endgültige Gästezahl gemeldet werden muss.
Wer das vorher regelt, kassiert den Nachtrag noch am selben Abend per Karte. Wer es nicht regelt, schreibt hinterher eine Rechnung über Positionen, an die sich niemand erinnern will.
Storno und Ausfall
Eine Absage kurz vor dem Termin trifft dich mit vollem Wareneinsatz. Eine gestaffelte Stornoregelung im Vertrag ist die übliche Antwort darauf: je näher am Termin, desto höher der Anteil, der zu zahlen bleibt. Die Staffel muss angemessen sein, sonst hält sie einer Prüfung nicht stand.
Wo die Beratung anfängt
Welcher Steuersatz für deine Aufträge gilt, wie deine Anzahlungs- und Schlussrechnungen aussehen müssen und ob deine Stornoklausel wirksam ist, sind steuerliche und rechtliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuer- beziehungsweise Rechtsberatung. Wir beschreiben den Ablauf und sorgen dafür, dass das Kassieren vor Ort funktioniert.
