Auf einer Fachmesse wird selten kassiert. Verkauft wird trotzdem, nur endet der Vorgang mit einer Unterschrift und nicht mit einem Bon. Genau deshalb übersehen viele Aussteller die Stellen, an denen doch Geld fließt, und stehen dann mit einem Kunden am Stand, der jetzt zahlen möchte.
Wo auf der Messe tatsächlich gezahlt wird
Typisch sind der Verkauf von Musterware am letzten Messetag, Zubehör und Kleinteile, die der Besucher gleich mitnimmt, die Anzahlung auf einen größeren Auftrag und der Publikumstag, an dem plötzlich Endkunden vor dem Stand stehen. In keinem dieser Fälle willst du antworten müssen, dass du keine Karten nimmst.
Ein Terminal am Messestand ist deshalb selten der Hauptumsatzträger, aber es verhindert, dass ein Abschluss an der Zahlungsart scheitert.
Das Hallennetz ist der eigentliche Engpass
Messehallen sind aus Stahl und Beton, oft ohne brauchbaren Mobilfunkempfang im Inneren. Das WLAN der Messegesellschaft teilen sich sämtliche Aussteller einer Halle, und es ist meist kostenpflichtig sowie in der Bandbreite begrenzt. Ein Terminal, das im Büro problemlos läuft, kann in der Halle keine Verbindung bekommen.
Die verlässliche Lösung ist der kabelgebundene Anschluss, den du mit der Standanmeldung bestellst. Diese Bestellungen laufen über das Serviceportal der Messe und haben eigene Fristen, nach denen es spürbar teurer wird. Prüf die Fristen, sobald die Standbestätigung da ist, nicht in der Woche vor dem Aufbau.
Firmenkarten verhalten sich anders als Privatkarten
Auf Fachmessen zahlen Besucher überwiegend mit Firmenkarten. Diese sogenannten Commercial Cards sind für den Händler in der Regel teurer als private Karten, weil das zugrundeliegende Interchange-Entgelt höher liegt. Bei einem Preismodell, das nach Kartenart unterscheidet, schlägt das direkt durch. Bei einem einheitlichen Satz auf alle Karten ist der Effekt bereits eingerechnet.
Wenn du absehbar viele Firmenkarten annimmst, ist das ein Argument, dein Preismodell vor der Messe einmal gegenzurechnen, statt es nach der Abrechnung festzustellen.
Was auf das Auftragsformular gehört
Ein am Stand unterschriebener Auftrag ist nur so gut wie die Angaben darauf. Erfasse die vollständige Firmierung mit Rechtsformzusatz, die Rechnungsanschrift, eine abweichende Lieferanschrift, den Ansprechpartner mit Durchwahl und Mailadresse, die Leistung mit Preis, das Zahlungsziel und bei Kunden aus dem EU-Ausland die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Die häufigste Stolperstelle ist genau diese Nummer. Ohne sie kannst du eine innergemeinschaftliche Lieferung nicht sauber abwickeln, und nachträglich erreichst du den Besucher, der seine Visitenkarte hinterlassen hat, oft wochenlang nicht.
Rechnung später heißt Risiko heute
Ein Zahlungsziel ist ein Kredit, den du dem Kunden gibst. Bei unbekannten Firmen ist eine Anzahlung am Stand die einfachste Absicherung, gerade weil der Kunde in diesem Moment kaufwillig vor dir steht. Karte am Stand, Rest auf Rechnung: Das ist für beide Seiten unkompliziert und trennt das gute Gespräch von der späteren Mahnung.
Nach der Messe
Sortiere noch am Abbautag: unterschriebene Aufträge, Karten mit Notiz, Terminalabschlüsse und die eigenen Belege für Standmiete, Übernachtung und Bewirtung. Die Bewirtungsbelege brauchen zusätzliche Angaben, damit sie steuerlich anerkannt werden. Wer sie erst zu Hause aus der Jackentasche zieht, hat den Anlass und die Teilnehmer meist schon vergessen.
Wo die Beratung anfängt
Ob eine Lieferung ins Ausland steuerfrei ist, wann Reverse Charge greift und welche Angaben deine Rechnung im Einzelfall braucht, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Wir erklären, wie die Zahlung am Stand technisch und kaufmännisch funktioniert.
