Eine Betriebsprüfung entscheidet sich nicht am Prüfungstag, sondern an dem Zustand, in dem deine Unterlagen aus zurückliegenden Jahren sind. Alles, was du nach der Ankündigung noch tust, ist Organisation, nicht Korrektur.
Die Prüfungsanordnung steckt den Rahmen ab
Sie kommt schriftlich und nennt die zu prüfenden Steuerarten, die betroffenen Jahre, die prüfende Person und den vorgesehenen Beginn. Was dort nicht steht, ist nicht Gegenstand der Prüfung, eine Erweiterung braucht eine neue Anordnung.
Der Termin lässt sich verschieben, wenn du einen sachlichen Grund hast, etwa Urlaub, Krankheit oder die Hochsaison im Betrieb. Der Antrag gehört begründet und schriftlich gestellt, am besten über deine Kanzlei, und zwar sofort und nicht erst kurz vor dem Beginn.
Die Zeit bis zum Beginn nutzt du für zwei Dinge: Vollständigkeit prüfen und Zuständigkeit klären. Sind alle Ordner und Daten der genannten Jahre greifbar, und weiß jeder im Betrieb, wer die Prüfung begleitet? Alles Weitere ergibt sich daraus.
Worauf sich der Datenzugriff erstreckt
Zugriff besteht auf die steuerlich relevanten Daten, auf drei Wegen: unmittelbar am System, mittelbar über Auswertungen, die du erstellst, oder durch Überlassung eines Datenträgers. Ausdrücklich dazu zählen die Vorsysteme, also Kassensystem, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Rechnungsprogramm und ein elektronisches Fahrtenbuch.
Nicht dazu zählen private Daten. Deshalb ist ein Rechner, auf dem Betriebliches und Privates gemischt liegen, ein Problem. Trenne das vorher und nicht im Beisein der prüfenden Person.
Bereite den Datenträger in Ruhe vor, statt ihn im Termin zu erzeugen. Ein geprüfter Export ist besser als ein Zugriff auf das laufende System, bei dem nebenbei Dinge sichtbar werden, die niemanden etwas angehen.
Raum, Ansprechpartner und der Ton im Betrieb
Geprüft wird im Betrieb, in den Räumen der Kanzlei oder beim Finanzamt. Wenn es im Betrieb stattfindet, stelle einen Arbeitsplatz zur Verfügung, der ruhig liegt und keinen Durchgangsverkehr hat. Wer mitten im Büro sitzt, hört den ganzen Tag mit, und dein Team redet.
Lege eine Person fest, über die alles läuft. Mitarbeitende geben keine Auskünfte zwischen Tür und Angel, sondern verweisen freundlich weiter. Das ist keine Unhöflichkeit, sondern verhindert Aussagen, die hinterher niemand belegen kann.
Mitwirken, aber geordnet
Du bist zur Mitwirkung verpflichtet: Unterlagen vorlegen, Auskünfte geben, Zusammenhänge erklären. Wer mauert, wird geschätzt, und die Schätzung fällt nicht zu deinen Gunsten aus. Zügig antworten heißt aber nicht spontan antworten. Sammle Fragen, kläre sie mit der Kanzlei und antworte einmal richtig statt dreimal ungefähr.
Ein Punkt ist heikel: Nichts nachträglich erstellen. Ein nachgeschriebenes Kassenbuch, ein rekonstruiertes Fahrtenbuch oder ein rückdatierter Vertrag verwandeln einen Buchführungsmangel in einen Vorwurf ganz anderer Qualität.
Wo eine Prüfung im kleinen Betrieb ansetzt
Bei bargeldintensiven Betrieben zuerst an der Kasse: Vollständigkeit der Einzeldaten, Kassensturzfähigkeit, ungeklärte Einlagen. Dazu kommen Verprobungen, bei denen Wareneinsatz und Umsatz ins Verhältnis gesetzt oder Zeitreihen verglichen werden, außerdem die Dauerbrenner Firmenwagen, Bewirtung, Eigenverbrauch und Löhne.
Der Kartenanteil hilft dir an dieser Stelle. Kartenumsätze sind lückenlos dokumentiert und über die Abrechnungen belegbar. Je größer ihr Anteil am Umsatz, desto kleiner ist die Strecke, die du über Bargeld plausibel machen musst. Halte die Abrechnungen deines Netzbetreibers, die Kontoauszüge und die Kassendaten für dieselben Zeiträume zusammen bereit.
Die Schlussbesprechung ist der wichtigste Termin
Dort werden die Feststellungen besprochen, bevor sie in den Bericht wandern. Verzichte nicht darauf. Über Sachverhalte, die sich nicht mehr vollständig aufklären lassen, kann man sich verständigen, über Rechtsfragen nicht. Danach folgen Bericht und geänderte Bescheide, gegen die eine Frist läuft; sie steht im Bescheid selbst.
Bereite dich auf diesen Termin vor wie auf ein Gespräch mit der Bank: die strittigen Punkte schriftlich, jeweils mit deiner Sicht und mit dem, was du belegen kannst. Wer erst im Termin nachdenkt, nickt.
Wo wir aufhören
Wie du auf einzelne Feststellungen reagierst und ob sich ein Einspruch lohnt, entscheidest du mit deiner Steuerberatung. Sie sollte die Prüfung von Anfang an begleiten, nicht erst am Ende dazukommen.
