Bei der Erstausstattung wird selten zu wenig gekauft, meistens wird in der falschen Reihenfolge gekauft. Das Terminal ist bestellt, bevor klar ist, wie kassiert wird, und die Kasse wird nach dem Gehäuse ausgesucht statt nach dem Ablauf am Tresen. Diese Reihenfolge lässt sich umdrehen, und sie spart Geld.
Zuerst der Ablauf, dann das Gerät
Schreib auf, wie ein Verkauf bei dir abläuft, vom ersten Kontakt bis zum Beleg. Wird am Tisch bestellt und an der Theke bezahlt. Gibt es Rechnungen für Firmenkunden. Brauchst du Bestellungen auf mehrere Gäste aufgeteilt. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig am selben Vorgang. Aus diesen Antworten ergibt sich, ob du eine einfache Kasse brauchst oder ein System mit Tischverwaltung, und ob ein zweites Terminal wirklich nötig ist oder nur bequem wäre.
Was das Gesetz von deiner Kasse verlangt
Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu betreiben, gibt es nicht. Die offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig, verlangt dafür aber tägliche Kassenberichte, saubere Zählprotokolle und viel Disziplin. Sobald du dich für ein elektronisches Aufzeichnungssystem entscheidest, greifen strengere Regeln: Das System braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, jede Buchung muss einzeln, vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden, du musst einen Beleg ausgeben, und die eingesetzten Systeme sind dem Finanzamt zu melden.
Zwei Dinge dazu, bevor du unterschreibst. Erstens: Lass dir die Verfahrensdokumentation und die Zertifikate des Herstellers zeigen, nicht nur zusagen. Zweitens: Frag nach dem Datenexport. Bei einer Prüfung müssen die Daten in einem auswertbaren Format bereitstehen, und beim späteren Wechsel des Anbieters brauchst du sie ebenfalls. Ein System, das seine Daten nicht herausgibt, ist eine Bindung, die im Vertrag gar nicht auftaucht.
Hinter dem Terminal hängt eine Kette
Ein Kartenterminal ist kein Gerät, das man einschaltet und benutzt. Dahinter stehen mehrere Beteiligte: der Netzbetreiber, der das Terminal anbindet, konfiguriert und betreut, und der Acquirer, über den die Kartenumsätze abgerechnet und ausgezahlt werden. R&B Pay ist kaufmännischer Netzbetreiber, nicht Bank. Für dich ist vor allem eines wichtig: Kläre vor der Bestellung, wen du anrufst, wenn das Terminal am Samstagabend keine Verbindung bekommt, und ob dieser Ansprechpartner dann auch erreichbar ist.
Kläre außerdem, wie Terminal und Kasse zusammenspielen. Ein Terminal ohne Kassenanbindung bedeutet, dass jeder Betrag von Hand eingetippt wird, und jeder Tippfehler landet in der Abrechnung. Eine Anbindung kostet einmal Aufwand und spart täglich Fehler.
Die Reihenfolge der Anschaffung
- Kassenlösung samt Sicherheitseinrichtung und Belegausgabe, denn danach richtet sich alles Weitere
- Bondrucker und Kassenlade, passend zur gewählten Kasse
- Kartenterminal mit Anbindung an die Kasse, in der Bauform, die zu deinem Ablauf passt: stationär am Tresen, mobil am Tisch
- Netzwerk und Stromversorgung an den Stellen, an denen die Geräte wirklich stehen
- Zubehör wie Barcodescanner, Waage oder Etikettendrucker, sobald der Betrieb läuft
Der wichtigste Punkt ist der letzte: Zubehör lässt sich nachkaufen. Eine falsch gewählte Kasse lässt sich nicht nachkaufen, sie wird ersetzt, und dann zweimal bezahlt.
Strom, Netz und der Ausfallplan
Jedes bargeldlose System hat einen Tag, an dem es nicht funktioniert. Plane ihn ein. Dazu gehören eine Rückfallmöglichkeit für die Internetverbindung, genug Bonpapier im Haus, ein Block für handschriftliche Belege und die Ansage an das Personal, was in diesem Fall gilt. Wer erst im Ausfall nachdenkt, schickt Kundschaft nach Hause.
Prüfe auch die Stellen, an denen Steckdosen fehlen, und ob dein WLAN im hinteren Teil des Ladens noch trägt. Diese beiden Kleinigkeiten verursachen mehr Störungen als alle Geräte zusammen.
Was du am Anfang nicht brauchst
Ein zweiter Kassenplatz, ein Küchenmonitor, eine Selbstbedienungskasse und Kundendisplays sind sinnvolle Erweiterungen, aber keine Startausstattung. Sie lösen Probleme, die du am ersten Tag noch nicht hast, und sie binden Geld, das du für Warenbestand und die ersten Monate brauchst. Warte ab, welche Engpässe der Betrieb tatsächlich zeigt, und rüste dann gezielt nach.
Wo wir aufhören
Welche Aufzeichnungspflichten für deine Kasse gelten und wie Anschaffungen steuerlich zu behandeln sind, klärt deine Steuerberatung, am besten vor dem Kauf. Dieser Beitrag hilft dir, mit den richtigen Fragen in dieses Gespräch zu gehen.
