Die Entscheidung über die Zahlungsarten trifft man einmal am Anfang und lebt danach jeden Tag damit. Es gibt keine Pflicht, Kartenzahlung anzubieten, und es gibt keine Pflicht, Bargeld abzulehnen. Es gibt aber eine Erwartungshaltung, und wer sie nicht erfüllt, merkt es an abgebrochenen Käufen, nicht an Beschwerden.
Bargeld ist nicht kostenlos
Bargeld gilt als die günstige Zahlart, weil keine Gebühr sichtbar wird. Die Kosten stehen trotzdem in deiner Kalkulation, nur an anderer Stelle: Wechselgeld vorhalten, täglich zählen, Kassendifferenzen klären, Geld zur Bank bringen, Einzahlungsentgelte tragen, das Falschgeldrisiko übernehmen und Bargeld im Haus sichern. Rechne diese Zeit einmal in Stunden. Danach fällt der Vergleich mit einer Kartengebühr anders aus.
Trotzdem gehört Bargeld in fast jedem stationären Betrieb dazu. Es funktioniert ohne Strom, ohne Netz und ohne Gerät, und genau deshalb ist es der Ausfallplan für alles andere.
Karte: zwei verschiedene Welten
Kartenzahlung ist kein einheitliches Produkt. Die girocard und Kreditkarten laufen über unterschiedliche Systeme, mit unterschiedlichen Kosten. Bei den Preismodellen gibt es im Kern zwei Varianten: ein Mischsatz für alle Karten oder getrennte Sätze je Kartenart. Bei R&B Pay heißt das entweder 1,29 Prozent auf alle Karten ohne zusätzlichen Centbetrag oder 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung. Alle Angaben netto zuzüglich Umsatzsteuer. Ab 250.000 Euro Jahreskartenumsatz wird individuell verhandelt.
Welche Variante für dich günstiger ist, hängt an zwei Größen: am Anteil der Kreditkarten und am durchschnittlichen Bonwert. Bei kleinen Beträgen fällt ein fester Centbetrag stärker ins Gewicht als ein Prozentsatz, bei großen Beträgen ist es umgekehrt. Wer das vorher nicht abschätzen kann, entscheidet nach den ersten Monaten neu, denn dann liegen die eigenen Zahlen vor.
Wallets sind keine eigene Zahlart
Bezahlen mit dem Handy oder der Uhr wirkt wie etwas Neues, ist technisch aber der alte Weg: Im Wallet liegt eine hinterlegte Karte, und die Zahlung läuft über deren System. Wenn dein Terminal kontaktlose Zahlungen annimmt, nimmt es Wallets automatisch an. Du musst dafür nichts zusätzlich freischalten und nichts gesondert bewerben. Für die Kundschaft ist es dennoch ein sichtbarer Unterschied, weil viele gar kein Portemonnaie mehr dabeihaben.
Rechnung, Vorkasse und Anzahlung
Handwerk, Dienstleistung und Firmenkundschaft kommen ohne Rechnung nicht aus. Damit übernimmst du das Ausfallrisiko und finanzierst deine Kundschaft vor. Drei Werkzeuge dagegen: ein klar vereinbartes Zahlungsziel, eine Anzahlung bei materialintensiven Aufträgen und ein Mahnwesen, das nach festen Regeln arbeitet statt nach Bauchgefühl. Vorkasse ist für Neukunden ohne Bonitätsprüfung sinnvoll, kostet aber Abschlüsse.
Im Ladengeschäft ist die Rechnung selten nötig. Dort ist die bessere Antwort auf einen hohen Betrag die Kartenzahlung, nicht der Zahlungsaufschub.
Was du auszeichnen musst und was du nicht darfst
Zeige an Tür und Kasse deutlich, welche Zahlungsarten du annimmst. Wer eine Zahlart bewirbt, muss sie auch akzeptieren; ein Aufkleber an der Tür und ein Nein an der Kasse ist ein vermeidbarer Konflikt.
Ein Zuschlag für die Nutzung gängiger Kartenzahlungen und der SEPA-Verfahren ist gegenüber Verbrauchern nicht zulässig. Der Preis ist der Preis, unabhängig davon, wie gezahlt wird. Davon zu unterscheiden ist ein Mindestbetrag für Kartenzahlung: Das ist kein Zuschlag, ob und wie du ihn setzen darfst, hängt aber auch von deinem Akzeptanzvertrag ab. Kläre das vorher, statt es an der Kasse zu improvisieren.
Überprüfe die Entscheidung nach ein paar Monaten
Dein Kassensystem weiß, wie oft welche Zahlart genutzt wurde und bei welchen Beträgen. Sieh dir das an, sobald der Betrieb eingespielt ist, und zwar getrennt nach Tageszeit und Wochentag. Meist zeigen sich zwei Dinge: Der Anteil der Kartenzahlungen liegt höher als geschätzt, und er steigt mit dem Bonwert. Aus diesen Zahlen ergibt sich, ob dein Preismodell noch passt und ob sich ein zweites Terminal lohnt.
Wo wir aufhören
Die Gestaltung von Zahlungsbedingungen und Preisangaben berührt Rechtsfragen, die steuerliche Behandlung von Entgelten und Kartenumsätzen berührt deine Buchhaltung. Für das eine ist deine Rechtsberatung zuständig, für das andere deine Steuerberatung. Zur Technik hinter der Kartenzahlung und zu den Konditionen geben wir dir gern Auskunft.
