Zwischen der Zusage und dem ersten Arbeitstag liegen mehrere Anmeldungen, und einige davon bauen aufeinander auf. Wer die Reihenfolge kennt, verliert keine Zeit und muss nichts nachmelden.

Im Kern ist der Ablauf bei allen Beschäftigungsformen gleich, vom Minijob bis zur Vollzeitkraft. Unterschiedlich sind die Stelle, an die gemeldet wird, und die Höhe der Abgaben.

Ohne Betriebsnummer geht keine Meldung

Die Betriebsnummer weist deinen Betrieb gegenüber der Sozialversicherung aus. Sie wird vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben und gehört zum Betrieb, nicht zu dir als Person. Ohne sie lässt sich niemand anmelden, auch kein Minijobber.

Beantragt wird sie online. Gebraucht werden die Anschrift der Betriebsstätte, die wirtschaftliche Tätigkeit und eine Ansprechperson. Das ist der Schritt, den man am besten erledigt, bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben wird, und nicht am Wochenende vor dem Arbeitsbeginn.

Hast du mehrere Betriebsstätten, kann es mehrere Betriebsnummern geben. Die Zuordnung richtet sich danach, wo tatsächlich gearbeitet wird, nicht danach, wo die Post ankommt.

Was du von der neuen Kraft brauchst

Sozialversicherungsnummer, ersatzweise die Angaben, aus denen sie vergeben wird
Steuer-Identifikationsnummer für den Lohnsteuerabzug
Name der Krankenkasse
Bankverbindung
Nachweis über Kinder, weil er sich auf den Beitrag zur Pflegeversicherung auswirkt
bei Staatsangehörigen von Staaten außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums der Aufenthaltstitel mit dem Vermerk zur Erwerbstätigkeit
im Umgang mit Lebensmitteln die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz
Angaben zu weiteren Beschäftigungen

Die letzte Zeile ist die häufigste Stolperstelle. Ob jemand daneben schon einen Minijob hat oder hauptberuflich woanders arbeitet, entscheidet über die Abgaben. Frag es im Einstellungsbogen ab, lass es unterschreiben und verpflichte die Person, Änderungen zu melden.

Leg gleich zu Beginn eine Personalakte an, digital oder auf Papier, und halte die Lohnunterlagen getrennt von der übrigen Ablage. Bei einer Prüfung wird nach genau diesen Unterlagen gefragt. Wer sie erst zusammensuchen muss, verlängert die Prüfung und macht sie gründlicher.

Anmeldung zur Sozialversicherung

Gemeldet wird elektronisch aus dem Lohnprogramm heraus: bei einer versicherungspflichtigen Beschäftigung an die gewählte Krankenkasse, beim Minijob an die Minijob-Zentrale. Die Anmeldung gehört zur ersten Entgeltabrechnung, dafür gilt eine gesetzliche Höchstfrist nach Beschäftigungsbeginn. Den geltenden Wert nennt dir die Krankenkasse oder dein Lohnbüro.

In mehreren Branchen kommt die Sofortmeldung dazu, unter anderem in der Gastronomie, im Baugewerbe, in der Gebäudereinigung, im Transport- und Speditionsgewerbe und in der Fleischwirtschaft. Sie muss vor der Arbeitsaufnahme bei der Rentenversicherung sein, nicht am Abend danach. Zusätzlich müssen Beschäftigte in diesen Branchen einen Ausweis mitführen.

Unfallversicherung und Umlagen

Die zuständige Berufsgenossenschaft bekommt eine eigene Meldung, unabhängig von der Sozialversicherung. Der Beitrag richtet sich nach der Lohnsumme und dem Gefahrtarif deiner Branche, gemeldet wird über den Lohnnachweis.

Über die Krankenkassen laufen zusätzlich die Umlagen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und für Mutterschaftsleistungen sowie die Insolvenzgeldumlage. Kleine Betriebe bekommen aus der Umlage für Krankheitsfälle einen Teil der fortgezahlten Löhne erstattet. Das ist bares Geld und wird regelmäßig übersehen.

Wer die Abrechnung macht

Die Lohnabrechnung selbst zu machen ist möglich, aber sie ist Monat für Monat fällig und verzeiht wenig. Die meisten kleinen Betriebe geben sie an die Steuerberatung oder ein Lohnbüro. Die Verantwortung bleibt trotzdem bei dir: Meldefristen, Beitragszahlung und Aufzeichnungen sind Arbeitgeberpflichten.

Plane die Liquidität mit ein. Die Sozialversicherungsbeiträge werden bereits im laufenden Monat fällig, also bevor viele Betriebe den Lohn überhaupt auszahlen. Wer knapp kalkuliert, merkt das schon im ersten Monat.

Wo wir aufhören

Welche Beschäftigungsform zu deiner Stelle passt, wie der Vertrag zu formulieren ist und welche Abgaben im Einzelfall anfallen, sind Fragen an deine Steuerberatung und, soweit es um den Vertrag geht, an deine Rechtsberatung. Dieser Text ordnet den Ablauf ein, er prüft deinen Fall nicht.