Studierende und Praktikanten sind für kleine Betriebe attraktiv, weil die Abgaben niedriger liegen und die Einsätze zum Semester passen. Die Erleichterungen hängen aber an Bedingungen, die laufend erfüllt sein müssen, nicht nur am Tag der Einstellung.
Was das Werkstudentenprivileg abdeckt
Wer an einer Hochschule eingeschrieben ist und daneben arbeitet, bleibt in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung beitragsfrei. Die Rentenversicherung ist ausgenommen: Dort fallen Beiträge an, für beide Seiten. Wer mit vollständiger Abgabenfreiheit kalkuliert, rechnet zu knapp.
Voraussetzung ist, dass das Studium im Vordergrund steht. Dafür gilt eine wöchentliche Stundengrenze während der Vorlesungszeit. Sie steht nicht im Gesetz, sondern in den gemeinsamen Verlautbarungen der Sozialversicherungsträger; den geltenden Wert nennt dir die Krankenkasse.
Für die Lohnsteuer gilt das Privileg ohnehin nicht. Sie richtet sich nach den Lohnsteuerabzugsmerkmalen wie bei jeder anderen Beschäftigung. Ob am Jahresende etwas zurückkommt, entscheidet die Steuererklärung der beschäftigten Person und nicht dein Lohnprogramm.
Abends, nachts und am Wochenende
Über der Stundengrenze bleibt das Privileg erhalten, wenn die Arbeit überwiegend am Abend, in der Nacht oder am Wochenende liegt, das Studium also weiterhin möglich ist. In der vorlesungsfreien Zeit darf ohne diese Begrenzung gearbeitet werden.
Für Gastronomie und Handel ist das der praktische Punkt: Wochenenddienste sprengen das Privileg nicht automatisch. Entscheidend ist die Lage der Arbeitszeit, nicht allein ihre Menge. Für längere Vollzeitphasen, die sich über das Jahr summieren, gilt allerdings eine eigene Grenze.
Wo das Privileg nicht gilt
Nicht erfasst sind unter anderem duale Studiengänge mit Praxisphasen im Betrieb, Studierende im Urlaubssemester und Personen, die nur nebenher eingeschrieben sind. Auch eine Einschreibung nach dem Ende der Regelstudienzeit trägt nicht automatisch.
Lass dir zu jedem Semester die Immatrikulationsbescheinigung geben und leg sie zu den Lohnunterlagen. Bei einer Betriebsprüfung wird der Status rückwirkend beurteilt, und dann zählt, was in den Unterlagen liegt.
Ein Studierender kann auch als Minijobber beschäftigt werden. Dann gelten die Regeln des Minijobs und nicht das Privileg, und die Verdienstgrenze wird zum Maßstab. Beides zu vermischen führt zu Nachforderungen, weil die Meldung an die falsche Stelle geht.
Praktikum: die Unterscheidung entscheidet alles
Ein Praktikum, das eine Studien-, Prüfungs- oder Ausbildungsordnung vorschreibt, ist vom Mindestlohn ausgenommen, unabhängig von seiner Dauer. Lass dir die Ordnung oder eine Bestätigung der Hochschule zeigen, nicht nur die mündliche Aussage.
Ein freiwilliges Praktikum zur Orientierung oder studienbegleitend ist nur bis zu einer gesetzlich festgelegten Höchstdauer mindestlohnfrei. Wird sie überschritten, entsteht nach verbreiteter Auffassung ein Anspruch für das gesamte Praktikum, nicht erst ab dem Tag der Überschreitung. Die Höchstdauer und ihre Berechnung stehen im Mindestlohngesetz.
Die Stolperstelle liegt in der Verlängerung: Aus einem kurzen Praktikum wird schnell ein längeres, weil es gut läuft. Wer das ohne Blick auf die Höchstdauer entscheidet, zahlt am Ende für den ganzen Zeitraum nach. Frag außerdem nach früheren Praktika in deinem Betrieb: Hat dieselbe Person bei dir schon einmal ein solches freiwilliges Praktikum gemacht, greift die Ausnahme beim zweiten Mal nicht mehr.
Was unabhängig davon immer gilt
- Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft, auch bei unbezahlten Praktika
- Arbeitszeitgesetz mit Pausen und Ruhezeiten
- schriftliche Festlegung von Praktikumsinhalten, Dauer und Vergütung
- Zeugnis am Ende des Einsatzes
- Jugendarbeitsschutz bei Schülerpraktika, mit eigenen Regeln zu Arbeitszeit und zulässigen Tätigkeiten
- Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, wo die Aufzeichnungspflicht greift
Praktikanten sind außerdem keine Aushilfen mit anderem Namen. Wenn jemand dieselbe Arbeit macht wie das übrige Personal und niemand ausbildet oder anleitet, ist es kein Praktikum, sondern ein reguläres Arbeitsverhältnis mit allen Folgen.
Wo wir aufhören
Die Einordnung eines konkreten Einsatzes ist Sozialversicherungsrecht und wird bei einer Prüfung rückwirkend beurteilt. Verbindlich Auskunft gibt die Einzugsstelle, also die zuständige Krankenkasse. Die vertragliche Gestaltung gehört zu deiner Rechtsberatung, die Abrechnung zu deiner Steuerberatung.
