Nach der Gewerbeanmeldung meldet sich das Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Er ist elektronisch zu übermitteln. Dafür brauchst du ein eigenes Benutzerkonto im Elster-Portal oder jemanden, der ihn für dich abgibt.
Das Formular sieht nach Verwaltung aus, ist aber eine Reihe von Entscheidungen. Einige binden dich über Jahre, andere bestimmen, wie viel Geld dir in der Anlaufzeit zur Verfügung steht.
Was abgefragt wird
Angaben zur Person und zu den Beteiligten, Anschrift und Art des Betriebs, Beginn der Tätigkeit, Bankverbindungen, die voraussichtlichen Umsätze und Gewinne, die Art der Gewinnermittlung, mehrere Fragen zur Umsatzsteuer und, falls du Personal beschäftigst, Angaben zur Lohnsteuer.
Daraus entstehen deine Steuernummer, deine Vorauszahlungen und der Rhythmus, in dem du Umsatzsteuervoranmeldungen abgibst. Es ist die Grundlage, auf der das Finanzamt dich einordnet, bevor es eine einzige echte Zahl von dir gesehen hat.
Die geschätzten Umsätze sind die heikelste Zeile
Hier tragen viele eine Wunschzahl oder eine Verlegenheitszahl ein. Beides hat Folgen.
Schätzt du zu hoch, setzt das Finanzamt Vorauszahlungen fest, die dir in der Anlaufzeit Liquidität nehmen, obwohl der Gewinn noch gar nicht da ist. Schätzt du zu niedrig, bleiben die Vorauszahlungen klein, und der erste Bescheid bringt eine Nachzahlung für das vergangene Jahr zusammen mit angehobenen Vorauszahlungen für das laufende. Diese Doppelbelastung ist der Klassiker unter den Gründungsproblemen, und sie kommt genau dann, wenn das Geschäft anzieht.
Leite die Zahl deshalb her, statt sie zu raten: Menge mal Preis, Öffnungstage, eine nüchterne Auslastung, saisonale Schwankungen. Und hebe die Rechnung auf. Weichen die tatsächlichen Zahlen ab, kannst du eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen. Das geht formlos und wird bei nachvollziehbarer Begründung akzeptiert.
Kleinunternehmerregelung: das folgenreichste Kreuz
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus und ziehst im Gegenzug keine Vorsteuer. Die Regelung hängt an Umsatzgrenzen, die der Gesetzgeber mehrfach angehoben hat. Den derzeit geltenden Wert bestätigt dir deine Steuerberatung oder das Finanzamt.
Die Entscheidung ist keine Frage der Bequemlichkeit, sondern eine Rechnung. Verkaufst du überwiegend an Privatkunden, ist der Preis ohne Steueranteil dein Vorteil. Verkaufst du an Betriebe, ist er keiner, denn dein Kunde zieht die Vorsteuer ohnehin ab. Und wer zum Start investiert, in Einrichtung, Fahrzeug, Kasse und Terminal, verliert als Kleinunternehmer die Vorsteuer aus genau diesen Anschaffungen.
Wichtig ist die Gegenrichtung: Der freiwillige Verzicht auf die Regelung bindet dich für mehrere Jahre. Wie viele es sind, steht im Gesetz, und danach fragst du besser, bevor du das Kreuz setzt, nicht danach.
Ist- oder Sollversteuerung
Bei der Sollversteuerung wird die Umsatzsteuer fällig, sobald du geleistet hast, unabhängig davon, ob der Kunde bezahlt hat. Bei der Istversteuerung erst, wenn das Geld eingegangen ist.
Für einen Betrieb, der auf Rechnung liefert und auf Zahlungsziele wartet, ist das ein spürbarer Unterschied: Bei der Sollversteuerung führst du Steuer ab, die du selbst noch nicht bekommen hast. Die Istversteuerung setzt einen Antrag und bestimmte Voraussetzungen voraus, und der Fragebogen fragt sie ab. Im Laden mit sofortiger Bezahlung fällt der Unterschied kaum auf, bei Handwerk und Dienstleistung sehr wohl.
Steuersätze, Gewinnermittlung, Konto
Der Fragebogen will wissen, welche Umsätze du erwartest. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, für bestimmte Umsätze gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Welche deiner Leistungen unter welchen Satz fallen, ist im Einzelfall Auslegungssache, und in Gastronomie und Handel wird darüber regelmäßig gestritten. Kläre das vorher, denn deine Kasse muss die Warengruppen von Beginn an richtig zuordnen. Nachträgliche Korrekturen sind aufwendig und teuer.
Bei der Gewinnermittlung entscheidest du zwischen Einnahmenüberschussrechnung und Bilanz, soweit du überhaupt die Wahl hast. Und zur Bankverbindung: Ein Lastschriftmandat erspart dir Säumniszuschläge aus vergessenen Überweisungen. Trenne betriebliches und privates Konto von Anfang an, das erspart dir bei der ersten Prüfung viel Erklärung.
Wo die Beratung anfängt
Der Fragebogen ist der Punkt, an dem sich eine Steuerberatung zum ersten Mal wirklich rechnet. Kleinunternehmerregelung, Ist- oder Sollversteuerung, Gewinnermittlung und Steuersätze wirken lange nach, und mehrere davon lassen sich nicht kurzfristig zurückdrehen. Wir ordnen sie hier ein und beraten nicht: Welche Kombination zu deinem Betrieb passt, entscheidest du mit deiner Steuerberatung.
