Die Steuernummer für den Betrieb: Vergabe und Wartezeit

Die Steuernummer ist die Nummer, unter der dein Finanzamt deinen Betrieb führt. Sie steht auf jedem Bescheid, auf jeder Voranmeldung und auf deinen Rechnungen. Beantragen im engeren Sinn kannst du sie nicht: Sie wird vergeben, wenn du steuerlich erfasst bist.

Daraus entsteht am Anfang regelmäßig eine Lücke. Der Betrieb läuft, die erste Rechnung müsste raus, und die Nummer ist noch nicht da. Diese Lücke lässt sich planen, wenn man weiß, wie die Vergabe abläuft.

Drei Nummern, die ständig verwechselt werden

Die steuerliche Identifikationsnummer bekommst du als Privatperson nach der Geburt oder beim Zuzug. Sie bleibt ein Leben lang gleich und hat mit deinem Betrieb nichts zu tun.

Die Steuernummer dagegen gehört zu einem Steuerfall bei einem bestimmten Finanzamt. Zieht der Betrieb in einen anderen Amtsbezirk, wechselt sie. Gibst du dein Einzelunternehmen auf und gründest eine Gesellschaft, bekommt die Gesellschaft eine eigene.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist noch einmal etwas anderes: eine Kennung für den Geschäftsverkehr innerhalb der EU. Sie ersetzt die Steuernummer nicht, sie kommt daneben.

Wie die Vergabe tatsächlich abläuft

Am Anfang steht die Anzeige deiner Tätigkeit. Das Gewerbeamt leitet die Gewerbeanmeldung an das Finanzamt weiter, Freiberufler melden sich dort selbst. Danach fordert dich das Finanzamt auf, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch abzugeben.

Aus deinen Angaben in diesem Fragebogen entsteht der Steuerfall, und erst daraus die Nummer. Sie kommt per Post oder in dein Benutzerkonto. Eine feste Bearbeitungszeit ist dafür nirgends zugesagt. Wie lange es dauert, hängt am Amt, an der Vollständigkeit deiner Angaben und daran, ob Rückfragen entstehen.

Beschleunigen lässt sich das nur an einer Stelle: mit vollständigen und plausiblen Angaben. Wer den Fragebogen halb ausfüllt oder Umsätze ins Blaue schätzt, produziert eine Rückfrage und wartet danach wieder von vorn.

Was ohne Steuernummer nicht geht

Eine vollständige Rechnung braucht entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Fehlen beide, ist die Rechnung unvollständig, und dein Geschäftskunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Er wird sie zurückschicken.

Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Zuordnung deiner Zahlungen hängen an der Nummer. Überweist du Steuern ohne saubere Zuordnung, landet das Geld auf einem Verwahrkonto und taucht in deinem Steuerkonto nicht auf.

Die Wartezeit überbrücken

Leisten und Rechnungen schreiben darfst du auch ohne Nummer. Üblich sind zwei Wege: Du hältst die Rechnungen zurück, bis die Nummer da ist, oder du stellst sie mit dem Hinweis aus, dass die Steuernummer beantragt ist und nachgereicht wird.

Bei Geschäftskunden ist der erste Weg sauberer, weil du sonst jede Rechnung später berichtigen musst. Eine Berichtigung ist kein Drama, aber sie muss die ursprüngliche Rechnung eindeutig bezeichnen, und beide Seiten müssen die Vorgänge in der Buchhaltung zusammenführen. Bei Endkunden im Laden spielt das keine Rolle.

Die Reihenfolge im Kopf ist wichtig: Nicht die Nummer erlaubt dir das Geschäft, sondern das Geschäft löst die Steuerpflicht aus. Umsätze, die vor der Vergabe entstehen, sind vollständig zu erklären.

Wo die Steuernummer nicht hingehört

Ins Impressum deiner Website gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern du eine hast. Die Steuernummer gehört dort nicht hin. Sie ist ein Ordnungsmerkmal deines Steuerkontos und in fremden Händen ein Baustein für Rechnungsbetrug und für Post, die aussieht wie vom Amt.

Dazu passt eine zweite Vorsicht: Nach jeder Gewerbeanmeldung kommen Schreiben, die amtlich wirken und Geld für Einträge in Verzeichnisse verlangen. Für die Vergabe der Steuernummer stellt das Finanzamt keine Rechnung.

Wenn sich etwas ändert

Ein Umzug, ein Wechsel der Rechtsform, ein zweiter Betrieb oder die Aufgabe der Tätigkeit ändern die Zuständigkeit oder den Steuerfall. Die alte Nummer läuft dann aus, und Rechnungen tragen ab dem Wechsel die neue. Alte Vordrucke, Angebotsvorlagen und Kassensysteme führen die alte Nummer gern noch monatelang mit.

Melde solche Änderungen aktiv. Das Finanzamt erfährt vom Gewerbeamt nur, was dort angezeigt wurde, und Post an eine überholte Anschrift gilt trotzdem als zugestellt.

Wo wir aufhören

Welche Angaben in deinem Fragebogen richtig sind, welche Fristen für dich konkret gelten und wie eine bereits gestellte Rechnung sauber berichtigt wird, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerkanzlei, rechtliche Fragen zu deiner Rechtsberatung. Wir ordnen hier den Ablauf ein, mehr nicht.