Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist keine zweite Steuernummer. Sie ist ein Ausweis für den grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr innerhalb der EU und sagt einem Vertragspartner: Auf dieser Seite sitzt ein Unternehmer, mit dem sich die Steuerschuld verschieben lässt.

Genau darin liegt der Nutzen und zugleich die Falle. Wer seine Nummer nennt, trifft eine steuerliche Entscheidung, auch wenn es sich anfühlt wie das Ausfüllen eines Formularfeldes.

Wofür du sie wirklich brauchst

Der bekannte Fall ist der Verkauf: Lieferst du Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, kann die Lieferung steuerfrei sein. Voraussetzung ist unter anderem eine gültige Nummer des Empfängers, die du auf der Rechnung nennst.

Der häufigere Fall bei kleinen Betrieben ist der Einkauf. Software-Abos, Cloud-Speicher, Buchungsplattformen, Werbeanzeigen und Vermittlungsprovisionen kommen oft von Anbietern aus dem EU-Ausland. Bei solchen Dienstleistungen liegt der Leistungsort dort, wo du als Unternehmer sitzt. Die Rechnung kommt ohne Steuer, und die Umsatzsteuer schuldest du im Inland. Dafür brauchst du die Nummer.

Auch für Leistungen, die du selbst an Unternehmen im EU-Ausland erbringst, gilt diese Verlagerung. Auf die Rechnung gehört dann der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld.

Wie du sie bekommst

Zwei Wege führen dorthin. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibt es ein Feld dafür, dann läuft die Vergabe mit der ersten Erfassung mit. Später beantragst du sie online beim Bundeszentralamt für Steuern. Voraussetzung ist, dass dein Finanzamt dich bereits führt, du also eine Steuernummer hast.

Die Vergabe ist gebührenfrei. Wer dir dafür eine Rechnung schickt, will Geld für nichts.

Der Punkt, den Kleinunternehmer übersehen

Auch wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bekommen, und oft braucht er sie. Nur ändert sie für ihn mehr als für andere.

Beim Einkauf von Dienstleistungen aus dem EU-Ausland geht die Steuerschuld auf dich über. Du meldest die Steuer an und führst sie ab. Vorsteuer ziehen darfst du als Kleinunternehmer nicht. Die Umsatzsteuer wird für dich also zu echten Kosten, und aus der Meldepflicht folgt eine Voranmeldung, obwohl du sonst keine abgibst.

Für den Erwerb von Waren aus dem EU-Ausland gibt es zusätzlich eine Erwerbsschwelle. Wer sie unterschreitet und seine Nummer nicht verwendet, bleibt außen vor. Wer die Nummer nennt, verzichtet auf diese Schwelle, und der Verzicht bindet für einen Zeitraum. Den geltenden Schwellenwert und die Bindungsdauer bestätigt dir deine Steuerberatung.

Geschäftspartner prüfen: einfach reicht nicht

Das Bundeszentralamt für Steuern bietet zwei Abfragen an. Die einfache sagt nur, ob eine Nummer im anderen Staat gültig ist. Die qualifizierte gleicht zusätzlich Name, Ort, Postleitzahl und Straße ab.

Für die Steuerfreiheit einer Lieferung brauchst du die qualifizierte Abfrage, und du brauchst den Nachweis, dass du sie zum richtigen Zeitpunkt gemacht hast. Speichere das Ergebnisprotokoll zum Vorgang, nicht lose im Postfach.

Die Stolperstelle sind Dauerkunden. Eine Nummer, die beim ersten Auftrag gültig war, kann später erloschen sein, weil der Kunde die Rechtsform gewechselt hat oder aufgehört hat. Prüfe wiederkehrende Abnehmer in festen Abständen neu, sonst hängt die Steuerfreiheit an einem alten Ausdruck.

Wo die Nummer auftauchen muss

Auf Rechnungen in EU-Geschäften stehen beide Nummern, deine und die des Empfängers, dazu der Hinweis auf die Steuerbefreiung oder auf den Übergang der Steuerschuld. Fehlt der Hinweis, ist die Rechnung angreifbar.

Im Impressum deiner Website ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Pflichtangabe, sobald du eine hast. Und für steuerfreie Lieferungen und bestimmte Leistungen ins EU-Ausland kommt die Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt dazu. Sie ist eine eigene Meldung neben der Voranmeldung und wird gern vergessen.

Wo die Beratung anfängt

Ob dein konkreter Umsatz steuerfrei ist, welche Nachweise dafür genügen und wann eine Meldung fällig wird, entscheidet sich am Einzelfall und an Werten, die der Gesetzgeber ändert. Das ist Sache deiner Steuerberatung. Wir beschreiben hier, wie die Nummer funktioniert, damit du die richtige Frage stellen kannst.