Im Garten- und Landschaftsbau geht das Geld zuerst raus. Pflanzen, Pflaster, Substrat, Container, Maschinenmiete und Löhne sind bezahlt, lange bevor die Schlussrechnung geschrieben ist. Deshalb entscheidet nicht die Kalkulation über das Jahr, sondern die Frage, wann welches Geld hereinkommt.
Abschläge sind kein Entgegenkommen des Kunden
Bei Werkleistungen kannst du für erbrachte Leistungen Abschlagszahlungen verlangen. Das ist der Normalfall und kein Zeichen von Schwäche. Wirksam wird es aber erst, wenn im Angebot steht, woran die Abschläge hängen: an einem Datum, an einem Bauabschnitt oder an einem Prozentsatz der erbrachten Leistung.
Die Formulierung entscheidet über den Streit. Wer eine Zahlung nach abgeschlossenem Erdbau vereinbart, muss belegen können, wann der Erdbau abgeschlossen war. Ein kurzes Zwischenaufmaß mit Foto und Datum erledigt das in wenigen Minuten und ist später Gold wert.
Der zweite Grund für Abschläge ist die Saison. Aufträge starten im Frühjahr, laufen im Sommer und werden im Herbst fertig, während Löhne und Leasingraten das ganze Jahr über anfallen. Wer erst nach der Abnahme abrechnet, finanziert seine Kundschaft durch den Winter. Ein Zahlungsplan, der zum Bauablauf passt, ist deshalb Teil der Kalkulation und nicht Verhandlungssache am Ende.
Material, das der Kunde bestellt hat
Sonderanfertigungen, bestellte Natursteine, Pflanzen aus einer bestimmten Baumschule: Das ist Geld, das du für genau diesen Auftrag bindest und nirgends sonst verwenden kannst. Eine gesonderte Vorauszahlung für bestellte Materialien ist deshalb sachlich begründet und lässt sich gut erklären, wenn sie im Angebot als eigener Posten steht und nicht als Misstrauen wirkt.
Was du dabei mitregeln solltest, ist der Fall des Abbruchs. Wer trägt bestellte, aber nicht verbaute Ware? Ohne Regelung diskutierst du am Ende über Paletten, die auf deinem Hof liegen.
Nachträge entstehen im Boden
Fels, Bauschutt, alte Fundamente, ein Grundwasserstand, den niemand erwartet hat: Der Untergrund ist die häufigste Ursache für Mehrkosten. Diese Mehrleistung ist berechenbar, aber nur, wenn sie angekündigt wird, bevor der Bagger sie beseitigt.
Mach den Nachtrag zu einem eigenen kleinen Vorgang. Beschreibung, Menge, Preis, Bestätigung des Kunden, dann weiterarbeiten. Ein Anruf ohne schriftliche Bestätigung ist im Nachhinein nichts wert, weil sich niemand an eine Zahl erinnert, die er nicht gelesen hat.
Die Abnahme verschiebt alles
Mit der Abnahme wird die Schlussrechnung fällig, die Gefahr geht auf den Kunden über, und die Fristen für Mängelansprüche beginnen zu laufen. Für Werkleistungen gelten dabei eigene Fristen, die je nach Art der Leistung unterschiedlich lang sind. Welche für deinen Auftrag gilt, klärt die Rechtsberatung.
Praktische Stolperstelle: Ohne förmliche Abnahme kann eine Abnahme trotzdem eintreten, etwa wenn der Kunde die Anlage einfach nutzt oder auf eine Aufforderung nicht reagiert. Lade deshalb schriftlich zur Abnahme ein und halte das Ergebnis in einem Protokoll fest, mit Restpunkten und Terminen.
Arbeitskosten getrennt ausweisen
Für Handwerkerleistungen im Privathaushalt gibt es eine Steuerermäßigung, die dein Kunde nur bekommt, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Es liegt eine Rechnung vor, und der Betrag wurde unbar gezahlt. Bargeld schließt die Ermäßigung aus, auch mit Quittung.
Für dich heißt das zweierlei. Weise Arbeitskosten, Fahrtkosten und Maschinenkosten getrennt vom Material aus, denn nur der Arbeitsanteil zählt. Und biete bewusst Kartenzahlung oder Überweisung an. Wer diesen Zusammenhang beim Angebot erklärt, hat ein Verkaufsargument statt einer Diskussion über die Zahlungsart. Wie hoch die Ermäßigung ausfällt und welche Höchstbeträge gelten, sagt die Steuerberatung deines Kunden.
Kassieren, wo kein WLAN ist
Bei kleinen Aufträgen wie Baumschnitt, Rasenpflege oder Heckenrückschnitt wird direkt vor Ort abgerechnet. Auf dem Grundstück gibt es kein Netz des Kunden, Regen gibt es dafür oft. Ein Terminal mit eigener Mobilfunkverbindung, ein geladener Akku und ein digitaler Beleg per Mail lösen das. Papierbelege im Freien überleben den Weg zum Fahrzeug selten.
Wo wir aufhören
Vertragsgestaltung, Abnahme und Mängelfristen sind rechtliche Fragen, die Steuerermäßigung deines Kunden eine steuerliche. Beides gehört in die Hände der jeweiligen Beratung. Dieser Text sagt dir, worüber du sprechen solltest.
