In einer Gebäudereinigung stecken zwei sehr unterschiedliche Geschäfte. Das eine ist die Unterhaltsreinigung im Dauervertrag, planbar, monatlich, mit langem Zahlungsziel. Das andere ist die Sonderreinigung, kurzfristig beauftragt, einmalig und häufig von Privatleuten. Wer beide gleich behandelt, verliert entweder Liquidität oder Kundschaft.
Der Dauervertrag lebt vom Einzug
Bei wiederkehrenden Leistungen zu gleichbleibendem Entgelt ist das SEPA-Lastschriftverfahren das passende Instrument. Du brauchst ein unterschriebenes Mandat, eine Gläubiger-Identifikationsnummer und eine Vorabinformation, die den Kunden rechtzeitig darüber unterrichtet, wann welcher Betrag abgebucht wird.
Die Stolperstelle sitzt bei Firmenkunden nicht im Mandat, sondern im Konto. Viele Unternehmen und Verwaltungen lassen Lastschriften auf ihren Geschäftskonten sperren oder nur für hinterlegte Einzugsberechtigungen zu. Frag das ab, bevor du kalkulierst, sonst rechnest du mit einem Zahlungseingang, den es so nicht geben wird.
Rechne außerdem mit Rücklastschriften. Sie kosten Gebühren, die du weiterberechnen kannst, und sie kosten Zeit. Wichtiger ist das Muster dahinter: Wenn bei einem Objekt zweimal hintereinander eine Lastschrift zurückkommt, ist das kein Bankproblem, sondern ein Hinweis auf die Zahlungsfähigkeit deines Auftraggebers. Reagiere darauf, solange der Vertrag noch läuft.
Sonderreinigung wird sofort bezahlt
Bauendreinigung, Glasreinigung, Wohnungsauflösung, Reinigung nach einem Wasserschaden: Hier arbeitest du oft für Menschen, die du danach nie wieder siehst. Eine Rechnung mit Zahlungsziel bedeutet in dieser Konstellation, dass du dem Zahlungseingang hinterhertelefonierst.
Sinnvoller ist die Zahlung direkt nach der Abnahme vor Ort. Ein mobiles Terminal im Fahrzeug reicht dafür. Der Nebeneffekt: Die Abnahme findet tatsächlich statt, weil beide Seiten gemeinsam durch das Objekt gehen, statt die Mängelfrage auf später zu verschieben.
Wer beauftragt, entscheidet über die Rechnung
Im Objektgeschäft ist der Auftraggeber selten der Nutzer. Eine Hausverwaltung beauftragt für eine Eigentümergemeinschaft, ein Filialist für ein Objekt, das er selbst gemietet hat. Rechnungsempfänger ist derjenige, mit dem der Vertrag besteht, und die Objektbezeichnung gehört auf die Rechnung, sonst kann die Verwaltung sie nicht zuordnen und zahlt nicht.
Bei öffentlichen Auftraggebern kommt hinzu, dass Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format eingereicht werden müssen. Welches Format und welcher Eingangskanal verlangt wird, steht in der Ausschreibung oder im Vertrag. Kläre das vor dem ersten Einsatz, nicht bei der ersten Zahlungserinnerung.
Umsatzsteuer: Reinigung für Reinigungsbetriebe
Eine Besonderheit trifft ausgerechnet die eigene Branche. Erbringst du Gebäudereinigungsleistungen an ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Gebäudereinigung erbringt, kann die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergehen. Deine Rechnung wird dann ohne Umsatzsteuer geschrieben, mit einem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Das betrifft jeden, der als Nachunternehmer für einen Kollegen arbeitet, und das ist in der Branche häufig. Ob die Voraussetzungen bei deinem Auftraggeber vorliegen und welchen Nachweis du dafür brauchst, klärst du mit deiner Steuerberatung, bevor du die Rechnung stellst. Eine falsch ausgewiesene Umsatzsteuer schuldest du trotzdem.
Nachunternehmer bringen Haftung mit
Wer Aufträge weitergibt, haftet für die Einhaltung des Mindestlohns durch den Nachunternehmer wie ein Bürge. Für die Gebäudereinigung existiert zusätzlich ein allgemeinverbindlicher Branchenmindestlohn, der über dem allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn liegen kann und nach Tätigkeit unterscheidet.
Praktisch heißt das: Nachweise einfordern und aufbewahren. Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt, Krankenkasse und Berufsgenossenschaft, dazu den Nachweis, dass die eingesetzten Beschäftigten angemeldet sind. Wer das erst sammelt, wenn geprüft wird, sammelt zu spät. Die jeweils geltenden Lohnhöhen erfährst du beim zuständigen Verband oder bei der Zollverwaltung.
Zulassung und Kammer
Die Gebäudereinigung ist ein Handwerk. Ob dein Betrieb in die Handwerksrolle einzutragen ist und unter welchen Voraussetzungen, hängt vom Umfang der Tätigkeit ab. Die Handwerkskammer sagt dir verbindlich, welche Eintragung für dein Leistungsspektrum nötig ist.
Wo wir aufhören
Steuerschuldnerschaft, Haftung für Nachunternehmer und die Frage der Eintragung sind rechtliche und steuerliche Themen mit spürbaren Folgen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung und deiner Rechtsberatung. Dieser Beitrag zeigt, wo du nachfragen musst.
