Die Gesellschafterversammlung: Einladung, Ablauf, Protokoll

Die Gesellschafterversammlung ist das Organ, in dem die Eigentümer einer GmbH entscheiden. Alles, was über das Tagesgeschäft hinausgeht, gehört dorthin: die Feststellung des Jahresabschlusses, die Verwendung des Gewinns, die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung, Weisungen an sie, Satzungsänderungen.

In kleinen Gesellschaften läuft das oft nebenbei. Solange alle einer Meinung sind, fällt das nicht auf. Es fällt in dem Moment auf, in dem einer anderer Meinung ist, und dann steht die Frage im Raum, ob ein Beschluss überhaupt wirksam zustande gekommen ist.

Wer einberuft

Zuständig ist die Geschäftsführung, und zwar jeder Geschäftsführer allein. Sie muss einberufen, wenn es im Interesse der Gesellschaft nötig ist, und sie muss einberufen, wenn sich aus der Buchhaltung ein Verlust in bestimmter Höhe ergibt. Die Schwelle steht im GmbH-Gesetz; den genauen Wortlaut liest du dort nach oder lässt ihn dir von deiner Rechtsberatung bestätigen.

Auch eine Minderheit kann eine Versammlung erzwingen. Gesellschafter, die zusammen einen bestimmten Anteil am Stammkapital halten, dürfen die Einberufung unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen. Passiert nichts, dürfen sie selbst einladen. Wie hoch dieser Anteil ist, regelt das Gesetz, der Gesellschaftsvertrag kann die Hürde senken.

Einladung und Tagesordnung

Eingeladen wird jeder Gesellschafter, der in der beim Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste steht. Nicht derjenige, den man für den Gesellschafter hält, und nicht der, mit dem man sonst redet. Die Einladung geht an die zuletzt mitgeteilte Anschrift, üblicherweise schriftlich, und sie nennt Ort, Zeit und die Gegenstände der Beschlussfassung. Für die Ladungsfrist gibt das Gesetz eine Mindestdauer vor; sie steht dort und häufig abweichend im Gesellschaftsvertrag.

Die Ankündigung der Tagesordnung ist kein Zierrat. Über einen Punkt, der nicht angekündigt war, kann grundsätzlich nicht wirksam beschlossen werden. Wer unter "Verschiedenes" die Abberufung eines Geschäftsführers durchzieht, liefert die Angriffsfläche gleich mit. Sind alle Gesellschafter anwesend und widerspricht niemand, geht es trotzdem: das ist die Vollversammlung, der zuverlässigste Rettungsanker in kleinen Gesellschaften.

Beschlussfähigkeit und Vertretung

Das Gesetz verlangt für die GmbH kein Mindestquorum an anwesendem Kapital. Wer erscheint, entscheidet. Viele Gesellschaftsverträge führen ein Quorum ein, und genau dort liegt eine Stolperstelle: Ist ein Gesellschafter zerstritten, verzogen oder verstorben, wird die Versammlung dauerhaft beschlussunfähig. Ein sauberer Vertrag sieht deshalb vor, dass eine zweite Versammlung mit gleicher Tagesordnung ohne Quorum entscheiden kann, und weist in der Einladung darauf hin.

Gesellschafter können sich vertreten lassen. Der Vertrag bestimmt oft, wer das sein darf und in welcher Form die Vollmacht vorliegen muss. Wird die Vollmacht in der Versammlung zurückgewiesen, weil die Form fehlt, steht der Beschluss auf wackligen Beinen.

Ohne Versammlung entscheiden

Beschlüsse im Umlaufverfahren sind möglich, wenn sich alle Gesellschafter in Textform mit dem Beschluss oder zumindest mit dieser Art der Abstimmung einverstanden erklären. Das ist der Normalfall in Gesellschaften, in denen sich zwei Leute kennen und einig sind.

Für Video- und Telefonversammlungen gilt dasselbe Prinzip: Sie funktionieren, wenn alle einverstanden sind oder der Gesellschaftsvertrag sie ausdrücklich zulässt. Wer regelmäßig auf Distanz beschließt, lässt Textform und elektronische Teilnahme in den Vertrag schreiben, statt sich auf das Wohlwollen des Nächsten zu verlassen.

Das Protokoll

Eine allgemeine Protokollpflicht kennt das GmbH-Recht nicht, aber ein Beschluss, den niemand belegen kann, existiert im Streit praktisch nicht. In die Niederschrift gehören Ort, Datum, Teilnehmer mit ihren Stimmanteilen, der Wortlaut des Beschlussantrags, das Abstimmungsergebnis und die Feststellung des Versammlungsleiters, was beschlossen wurde. Diese Feststellung ist wichtig: Sie macht aus einem Stimmengewirr einen Beschluss, der gilt, bis er erfolgreich angefochten ist.

Zwei Sonderfälle: Wer alleiniger Gesellschafter ist, muss über jeden Beschluss eine Niederschrift anfertigen. Und Beschlüsse, die den Gesellschaftsvertrag ändern, das Kapital erhöhen oder eine Umwandlung betreffen, brauchen die notarielle Beurkundung. Ein Protokoll auf Briefpapier reicht dort nicht, und das Registergericht weist es zurück.

Wo die Beratung anfängt

Ob eine Einladung in deinem Fall fristgerecht war, ob ein Beschluss nur anfechtbar oder von Anfang an nichtig ist und wie ein Gesellschaftsvertrag die Versammlung sinnvoll regelt, sind Rechtsfragen mit erheblichen Folgen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung. Die steuerlichen Folgen einzelner Beschlüsse klärst du mit deiner Steuerberatung.