Sitz und Geschäftsanschrift klingen nach demselben und sind es nicht. Der Sitz ist eine Festlegung im Gesellschaftsvertrag, die Geschäftsanschrift ist eine Adresse im Register. Wer beides gleichsetzt, merkt den Unterschied meistens dann, wenn Post angekommen ist, die niemand gelesen hat.
Satzungssitz: der Ort im Vertrag
Der Satzungssitz einer GmbH, UG oder AG ist eine Gemeinde in Deutschland, festgelegt im Gesellschaftsvertrag oder in der Satzung. Er entscheidet, welches Registergericht zuständig ist, und er bestimmt in vielen Fällen den Gerichtsstand.
Ihn zu ändern ist kein Umzug, sondern eine Satzungsänderung: Gesellschafterbeschluss, notarielle Beurkundung, Eintragung. Das ist der Grund, warum man den Sitz nicht nebenbei verlegt, während man Kartons packt.
Verwaltungssitz: der Ort, an dem gearbeitet wird
Der Verwaltungssitz ist der Ort, von dem aus die Geschäfte tatsächlich geführt werden. Er kann vom Satzungssitz abweichen, und bei Kapitalgesellschaften ist diese Abweichung zulässig.
Steuerlich zählt die tatsächliche Lage: Gewerbesteuer fällt dort an, wo eine Betriebsstätte unterhalten wird, und der Hebesatz unterscheidet sich von Gemeinde zu Gemeinde. Ein Satzungssitz in einer günstigen Gemeinde verschiebt für sich genommen nichts, wenn dort niemand arbeitet.
Die inländische Geschäftsanschrift
Kapitalgesellschaften melden eine inländische Geschäftsanschrift zum Handelsregister an. Sie ist öffentlich einsehbar, und sie ist die Adresse, an die zugestellt wird.
Sie muss ladungsfähig sein. Ein Postfach genügt nicht. Verlangt ist eine Anschrift mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort, unter der eine Zustellung tatsächlich möglich ist, also mit Briefkasten oder mit einer Person, die Sendungen entgegennimmt.
Zusätzlich lässt sich eine empfangsberechtigte Person mit Anschrift eintragen. Das ist freiwillig und in bestimmten Konstellationen sinnvoll, etwa wenn die Geschäftsführung im Ausland ansässig ist.
Warum eine veraltete Anschrift teuer wird
Wenn an der eingetragenen Anschrift nicht zugestellt werden kann, endet der Vorgang nicht, er wird anders erledigt. Es gibt Formen der öffentlichen Zustellung, bei denen ein Schriftstück als zugestellt gilt, ohne dass es jemand in der Hand hatte.
Das betrifft Mahnbescheide, Klagen und behördliche Bescheide. Fristen laufen, während der Briefkasten leer bleibt. Ein Versäumnisurteil auf Basis einer alten Anschrift ist keine Ausnahme, sondern die logische Folge einer Anschrift, die niemand gepflegt hat.
Ein Umzug ist deshalb nicht erledigt, wenn die Kisten stehen. Register, Gewerbeamt, Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Kammer, Bank, Versicherungen, Vertragspartner und das Impressum müssen nachziehen. Bei Kapitalgesellschaften läuft die Änderung der Geschäftsanschrift über den Notar zum Register.
Virtuelle Büros und Adressdienste
Eine angemietete Adresse ist nicht automatisch unzulässig. Sie muss aber leisten, wofür eine Geschäftsanschrift da ist: Zustellungen müssen dort ankommen und dich zuverlässig erreichen.
Problematisch wird es, wenn unter der Adresse niemand erreichbar ist, die Weiterleitung nur sporadisch läuft oder der Anbieter kündigt, ohne dass das Register geändert wird. Dazu kommt der Blick von außen: Banken und Zahlungsdienstleister prüfen Anschriften genau, und eine Adresse, unter der auffällig viele Gesellschaften gemeldet sind, führt zu Rückfragen und verzögert Vertragsabschlüsse.
Für Betriebe, die von zu Hause aus arbeiten, ist die eigene Wohnanschrift die naheliegende Alternative. Sie ist zulässig und kostet nichts, hat aber eine Folge, die viele unterschätzen: Sie steht anschließend im Register und im Impressum und ist damit für jeden abrufbar, auch für unzufriedene Kundschaft.
Betriebsstätte ist noch einmal etwas anderes
Neben Sitz und Geschäftsanschrift steht der Begriff der Betriebsstätte. Er beschreibt jeden festen Ort, an dem die Tätigkeit ausgeübt wird, und er entscheidet über die Zuständigkeit für die Gewerbesteuer. Ein Unternehmen kann einen Sitz und mehrere Betriebsstätten haben, und für jede Betriebsstätte ist die Gemeinde vor Ort zuständig.
Wo wir aufhören
Ob ein bestimmter Sitz sinnvoll ist, wie eine Sitzverlegung abläuft und ob eine Adresse als ladungsfähig gilt, ist eine rechtliche Frage im Einzelfall. Sie gehört zu deiner Rechtsberatung. Die steuerliche Seite von Sitz und Betriebsstätte gehört zu deiner Steuerberatung.
