Eine GmbH entsteht nicht mit der Unterschrift beim Notar und auch nicht mit der Anmeldung, sondern erst mit der Eintragung ins Handelsregister. Bis dahin gibt es die Gesellschaft trotzdem schon, nur eben ohne die Haftungsbeschränkung, wegen der sie gegründet wurde.
Deshalb ist die Reihenfolge der Schritte keine Geschmacksfrage. Jeder Schritt setzt den vorherigen voraus, und wer vorprescht, zahlt dafür persönlich.
Was vor dem Notartermin geklärt sein muss
Zum Termin gehören fertige Entscheidungen, keine offenen Fragen. Wer die Gesellschafter sind und wer welchen Anteil übernimmt, steht fest. Der Unternehmensgegenstand ist so konkret formuliert, dass das Registergericht ihn akzeptiert, und so weit, dass er den Betrieb in ein paar Jahren noch deckt. Ist die Tätigkeit erlaubnispflichtig, muss die Erlaubnis vorliegen oder zumindest beantragt sein.
Der Firmenname wird am besten vorab von der zuständigen Industrie- und Handelskammer geprüft. Das kostet nichts und ersetzt die Rückfrage, die das Registergericht sonst ohnehin dort stellt. Fällt der Name erst im Register durch, beginnt die Beurkundung von vorn.
Der Geschäftsführer wird benannt. Nicht jeder darf das Amt übernehmen: Bestimmte Vorstrafen und Berufsverbote schließen die Bestellung aus, und der Geschäftsführer muss das in der Anmeldung ausdrücklich versichern. Diese Versicherung ist strafbewehrt, sie wird nicht nebenbei unterschrieben.
Der Notartermin
Beurkundet werden der Gesellschaftsvertrag oder das Musterprotokoll, die Bestellung des Geschäftsführers und die Gesellschafterliste. Anschließend wird die Handelsregisteranmeldung unterschrieben und beglaubigt. Eingereicht wird sie noch nicht, dazu fehlt der Nachweis über das Kapital.
Alle Gesellschafter müssen anwesend sein oder wirksam vertreten werden. Eine Vertretung braucht eine beglaubigte Vollmacht oder eine nachträgliche Genehmigung, und die verzögert die Sache um genau den Zeitraum, den sie braucht. Ausweisdokumente gehören mit zum Termin.
Konto, Einzahlung und die teuerste Stolperstelle
Erst nach der Beurkundung lässt sich das Geschäftskonto eröffnen, denn die Bank will den beurkundeten Vertrag sehen. Die Kontoeröffnung ist in der Praxis der häufigste Zeitfresser: Legitimation aller Gesellschafter, Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten, Rückfragen zum Geschäftsmodell.
Das Stammkapital beträgt 25.000 Euro. Bei einer Bargründung muss davon vor der Anmeldung ein gesetzlich festgelegter Mindestteil eingezahlt sein und zur freien Verfügung des Geschäftsführers stehen. Welcher Anteil das ist, steht im GmbH-Gesetz und wird beim Notartermin geprüft. Freie Verfügung heißt nicht, dass das Geld liegen bleiben muss. Es darf für den Betrieb verwendet werden, es darf nur nicht an die Gesellschafter zurückfließen.
Genau dort liegt die teuerste Stolperstelle. Wird kurz nach der Einzahlung ein Fahrzeug, ein Warenlager oder eine Maschine von einem Gesellschafter gekauft, kann das als verdeckte Sacheinlage gewertet werden. Die Einlage gilt dann als nicht erbracht. Angerechnet wird nur der Wert des eingebrachten Gegenstands, und den Nachweis dieses Werts muss der Gesellschafter führen. Wer Gegenstände einbringen will, macht das offen als Sachgründung mit Bewertung und Sachgründungsbericht.
Anmeldung, Prüfung, Eintragung
Der Notar reicht elektronisch ein, das Registergericht prüft. Beanstandungen kommen als Zwischenverfügung und betreffen meist Firma, Unternehmensgegenstand oder die Versicherung des Geschäftsführers. Erst mit der Eintragung existiert die GmbH als eigene Rechtsperson.
Die Zeit davor ist die Vor-GmbH. Wer in dieser Phase für die Gesellschaft handelt, haftet dafür persönlich, bis die Eintragung da ist. Und wenn das Kapital bis zur Eintragung durch Anlaufkosten aufgezehrt wurde, müssen die Gesellschafter die Lücke auffüllen. Wer also vor der Eintragung Ware bestellt, Personal einstellt oder Räume anmietet, sollte wissen, dass er das noch im eigenen Risiko tut.
Was nach der Eintragung noch offen ist
Mit der Eintragung ist die Gründung fertig, der Betrieb aber noch nicht angemeldet. Es folgen: Gewerbeanmeldung durch die Gesellschaft, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt, Steuernummer und bei Bedarf Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Meldung zum Transparenzregister, die Mitgliedschaft bei der Kammer, die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft und eine Betriebsnummer, sobald Personal dazukommt.
Danach kommt der Teil, den fast alle unterschätzen: Verträge, die vor der Eintragung im eigenen Namen geschlossen wurden, gehen nicht von allein auf die GmbH über. Miete, Leasing, Versorger, Versicherungen und Zahlungsverträge brauchen die Zustimmung des jeweiligen Vertragspartners. Bei allem, wo Geld eingeht, sollten Vertragspartner, Firmierung und Kontoinhaber am Ende dieselbe Gesellschaft bezeichnen, sonst produziert jede Abrechnung Rückfragen. Briefbogen, Rechnungen und Impressum brauchen jetzt Registergericht, Registernummer und den Namen des Geschäftsführers.
Wo wir aufhören
Wie der Gesellschaftsvertrag zu fassen ist, ob eine Sacheinlage trägt und welche steuerliche Gestaltung zu deiner Lage passt, sind rechtliche und steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung und zu deiner Steuerberatung. Wir beschreiben den Ablauf, die Bewertung deines Falls findet dort statt.
