Bei jeder anderen Rechtsform beginnt der Ablauf mit einem Gründungsakt. Bei der GbR beginnt er mit einer Prüfung: Besteht sie vielleicht schon? Sobald mehrere Personen gemeinsam auftreten und einen gemeinsamen Zweck verfolgen, ist die Gesellschaft da, ohne Vertrag und ohne Register.
Der Ablauf einer GbR-Gründung ist deshalb kein Weg zu einer Rechtsform, sondern eine Reihe von Entscheidungen und Anmeldungen, die man entweder vorzieht oder später mühsam nachholt.
Der erste Schritt ist eine Entscheidung, kein Formular
Zu klären ist, was wirklich gemeinsam betrieben wird. Eine geteilte Werkstatt, ein gemeinsamer Empfang oder ein abgestimmter Terminkalender machen noch keine Gesellschaft. Ein gemeinsames Angebot, eine gemeinsame Rechnung und ein geteilter Erlös machen sie.
Wer keine Gesellschaft will, muss die Trennung sichtbar machen: eigene Angebote, eigene Rechnungen, eigener Auftritt, eigene Verträge mit dem Kunden. Wer eine will, sollte das schriftlich festhalten, bevor der erste gemeinsame Auftrag läuft. Beides ist eine Entscheidung, und wer sie nicht trifft, hat sie trotzdem getroffen.
Der Vertrag, obwohl keiner ihn verlangt
Der Vertrag ist formfrei und darf mündlich geschlossen werden. Genau das ist das Problem: Ohne Vertrag gilt die gesetzliche Verteilung, und die passt praktisch nie zu dem, was die Beteiligten sich gedacht haben, etwa wenn einer Geld einbringt und der andere seine Arbeitszeit.
Vor dem Start gehören mindestens diese Punkte geklärt: wer wie viel beiträgt, wie Gewinn und Verlust verteilt werden, wer allein unterschreiben darf, wie viel jeder entnehmen darf, wie gekündigt wird, was mit der Gesellschaft passiert, wenn einer geht, und wie abgefunden wird.
Ein Punkt fehlt in fast jeder Vorlage: die Regelung für den Fall, dass der Betrieb wächst. Überschreitet die Gesellschaft die Schwelle zum Handelsgewerbe, wird sie kraft Gesetzes zur OHG, mit Buchführungspflicht und Registereintrag. Wer vorher festlegt, wer diese Schwelle beobachtet und wer die Anmeldung veranlasst, spart sich die rückwirkende Diskussion.
Anmeldungen: jeder für sich, und die Gesellschaft dazu
Ein Gewerbe meldet nicht die Gesellschaft an, sondern jeder Gesellschafter für sich, mit dem Hinweis auf die GbR. Bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten muss jeder die Voraussetzungen erfüllen, und im zulassungspflichtigen Handwerk braucht der Betrieb einen Betriebsleiter mit der nötigen Qualifikation.
Das Finanzamt bekommt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Die Gesellschaft erhält eine eigene Steuernummer für die einheitliche und gesonderte Gewinnfeststellung und für die Umsatzsteuer, während jeder Gesellschafter seine eigene für die Einkommensteuer behält. Dazu kommen die Mitgliedschaft bei Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer, die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist und eine Betriebsnummer, sobald jemand eingestellt wird.
Konto, Rechnungen und Zahlungseingänge
Das Konto läuft auf die Gesellschaft, nicht auf einen der Gesellschafter. Die Bank verlangt dafür in der Regel den schriftlichen Vertrag und die Legitimation aller Beteiligten. Beim Eröffnen wird festgelegt, ob jeder allein verfügen darf oder nur gemeinsam. Diese Entscheidung fällt beiläufig und wirkt jahrelang.
Rechnungen stellt die Gesellschaft, nicht ein einzelner Gesellschafter. Sonst bekommt der Kunde ein Problem mit dem Vorsteuerabzug, und die Zuordnung der Umsätze wird zur Bastelarbeit. Dasselbe gilt für Zahlungseingänge: Wer Kartenzahlung annimmt, sollte darauf achten, dass Vertragspartner, Firmierung und Kontoinhaber dieselbe Gesellschaft bezeichnen.
Und wenn sich der Gesellschafterbestand ändert, laufen genau diese Berechtigungen hinterher. Die Gesellschaft besteht fort, aber Konto, Vollmachten und Verträge müssen aktiv nachgezogen werden.
Wann sich der Eintrag ins Gesellschaftsregister aufdrängt
Die Eintragung ist freiwillig, praktisch aber oft erzwungen: Wer als Gesellschaft ein Grundstück erwerben oder Rechte in anderen Registern eintragen lassen will, muss vorher eingetragen sein. Der Schritt ist in der Praxis dauerhaft, und mit ihm kommt die Meldepflicht zum Transparenzregister. Er sollte deshalb nicht nur wegen eines einzelnen Vorgangs gegangen werden.
Wo wir aufhören
Ob in deinem Fall bereits eine Gesellschaft besteht, wie der Vertrag zu formulieren ist und ob eine Eintragung sinnvoll wäre, sind rechtliche Fragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung, die steuerliche Seite zu deiner Steuerberatung. Wir beschreiben die Schritte, wir bewerten deinen Fall nicht.
