Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie sind für jeden relevant, der Belege digital verarbeitet, und das sind inzwischen fast alle.

Die Grundgedanken

Aufzeichnungen sollen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein. Wer eine Buchung nachträglich ändert, muss den ursprünglichen Inhalt weiterhin feststellen können. Und was einmal digital entstanden ist, bleibt digital aufzubewahren.

Dieser letzte Punkt überrascht viele: Ein Beleg, der elektronisch eingegangen ist, darf nicht einfach ausgedruckt und das Original gelöscht werden.

Der Thermopapier-Punkt

Kassenbons und Terminalbelege auf Thermopapier verblassen. Je nach Lagerung sind sie nach ein bis zwei Jahren kaum noch lesbar, während die Aufbewahrungsfrist deutlich länger läuft.

Deshalb ist es üblich und sinnvoll, solche Belege zu digitalisieren. Wie das im Einzelnen zu geschehen hat, damit es den Anforderungen genügt, klärst du mit deiner Steuerberatung. Der praktische Kern: nicht warten, bis der Beleg weiß ist.

Die Verfahrensdokumentation

Ein Punkt, der gern übersehen wird: Zu einer ordnungsmäßigen elektronischen Buchführung gehört eine Beschreibung, wie die Abläufe im Betrieb aussehen. Also: Wie kommen Belege herein, wie werden sie erfasst, wo werden sie gespeichert, wer darf was ändern.

Das klingt nach Bürokratie und ist im Ernstfall der Unterschied zwischen einer kurzen und einer langen Prüfung. Auch hier ist die Steuerberatung die richtige Adresse.

Was die Kartenzahlung dazu beiträgt

Kartenzahlungen sind von Haus aus digital dokumentiert. Abrechnung und Auszahlung sind nachvollziehbar, und die Zuordnung zwischen Umsatz und Zahlungseingang ist einfacher als bei Bargeld.

Wer Terminal und Kasse verbindet, hat die Zahlungsart direkt im Kassenvorgang stehen. Das ist für die spätere Zuordnung deutlich angenehmer als ein Stapel Terminalbelege neben einem Stapel Kassenbons.