Ein Gutschein ist ein Versprechen, das du gegen Geld verkaufst. Das Geld liegt sofort in der Kasse, die Leistung erbringst du spaeter, vielleicht Jahre spaeter, vielleicht nie. Daraus entstehen die drei Fragen, die im Laden immer wieder auftauchen: Wie lange gilt er, was passiert mit dem Rest, und wie wird das gebucht.
Ein verkaufter Gutschein ist noch kein Umsatz
Wirtschaftlich hast du beim Verkauf eine Verbindlichkeit aufgenommen. Der Umsatz entsteht erst bei der Einloesung, und dann fliesst kein Geld mehr. Wer im Dezember stark Gutscheine verkauft und den Monat als guten Monat verbucht, erlebt die Rechnung im Fruehjahr: Die Ware geht raus, die Kasse bleibt leer.
Deshalb gehoert der Gutscheinbestand auf eine eigene Liste, mit Nummer, Ausstellungsdatum, Betrag und Einloesestand. Ohne diese Liste weisst du nicht, wie viel Leistung du noch schuldest, und du kannst eine Faelschung nicht von einem echten Gutschein unterscheiden.
Wie lange ein Gutschein gilt
Ohne besondere Vereinbarung gilt die regelmaessige Verjaehrungsfrist von 3 Jahren. Sie beginnt nicht am Ausstellungstag, sondern mit dem Schluss des Jahres, in dem der Gutschein ausgestellt wurde. Ein Gutschein aus dem Januar und einer aus dem Dezember desselben Jahres verjaehren also am selben Tag.
Eine kuerzere Frist aufzudrucken ist moeglich, aber es ist eine Klausel in vorformulierten Bedingungen und wird als solche gemessen. Zu kurze Befristungen ohne sachlichen Grund halten dieser Pruefung regelmaessig nicht stand, und dann gilt wieder die gesetzliche Frist. Ein Gutschein fuer eine bestimmte Veranstaltung an einem festen Termin ist dabei ein anderer Fall als einer ueber einen Geldbetrag.
Restbetraege gehoeren weiterhin der Kundschaft
Wird ein Gutschein nur teilweise eingeloest, bleibt der Rest bestehen. Auszahlen musst du ihn nicht, verfallen lassen darfst du ihn nicht. Praktisch loest man das auf zwei Wegen: Restbetrag mit Datum auf den Gutschein schreiben und abzeichnen, oder den alten einziehen und einen neuen ueber den Rest ausstellen.
Die Stolperstelle ist der Papiergutschein ohne Vermerk. Er wandert zurueck ins Portemonnaie und taucht Monate spaeter wieder auf, dann mit dem vollen Betrag. Wer keine Liste fuehrt, kann dem nichts entgegensetzen.
Einzweck oder Mehrzweck: die Umsatzsteuerfrage
Umsatzsteuerlich wird danach unterschieden, ob bei der Ausgabe schon feststeht, wofuer der Gutschein eingeloest wird. Stehen Leistung, Ort und damit der Steuersatz fest, ist es ein Einzweckgutschein, und die Umsatzsteuer entsteht bereits bei der Ausgabe.
Ist das beim Verkauf offen, handelt es sich um einen Mehrzweckgutschein, und die Steuer entsteht erst bei der Einloesung. Der Klassiker ist die Gastronomie: Solange der Gast damit sowohl Speisen zum ermaessigten Satz von 7 Prozent als auch Getraenke zum Regelsatz von 19 Prozent kaufen kann, steht der Steuersatz bei der Ausgabe nicht fest.
Der Unterschied ist keine Formalie. Er entscheidet, in welchem Voranmeldungszeitraum die Steuer faellig wird. Welche deiner Gutscheine in welche Kategorie fallen, klaerst du einmal mit deiner Steuerberatung und haeltst es dann durch, statt es je nach Anlass zu entscheiden.
Was das Kassensystem koennen muss
Beim Verkauf ist der Gutschein keine Ware. Er wird nicht ueber eine Warengruppe mit Steuersatz gebucht, sondern als Geldbewegung. Bei der Einloesung ist er eine Zahlart, kein Rabatt. Wird die Einloesung als Rabatt gebucht, sinkt der ausgewiesene Warenumsatz, und die Steuer wird auf einen zu niedrigen Betrag gerechnet.
Achte ausserdem darauf, dass dein System Teileinloesungen kennt und den Restbetrag mitfuehrt. Kassen, die nur den vollen Betrag verrechnen koennen, zwingen dich zurueck auf den handschriftlichen Vermerk.
Fremde Gutscheine sind etwas anderes
Stadtgutscheine, Karten von Werbegemeinschaften oder Aktionsgutscheine aus einer Werbeaktion sind rechtlich und buchhalterisch nicht dasselbe wie dein eigener Gutschein. Bei fremden Gutscheinen kassierst du fuer einen Dritten und rechnest mit ihm ab. Bei Rabattgutscheinen aus einer Aktion mindert sich dein Entgelt, es wird kein Guthaben eingeloest. Wer beides ueber dieselbe Taste bucht, findet die Differenz spaeter nicht mehr.
Wo die Beratung anfaengt
Ob eine Befristung auf deinem Gutschein wirksam ist, ist eine Frage an deine Rechtsberatung. Die Einordnung als Einzweck- oder Mehrzweckgutschein und die Behandlung nicht eingeloester Gutscheine im Jahresabschluss gehoeren zu deiner Steuerberatung. Beides einmal sauber geklaert, gilt fuer alle Gutscheine, die du danach ausgibst.
