Kaum ein Begriff aus der Rechnungswelt wird so zuverlässig missverstanden. Gutschrift meint im Umsatzsteuerrecht etwas anderes als im Alltag, und wer die falsche Bedeutung auf ein Dokument schreibt, handelt sich vermeidbare Diskussionen ein.

Der Unterschied ist schnell erklärt. Einmal rechnet der Kunde ab, einmal wird eine Rechnung korrigiert. Beides heißt umgangssprachlich Gutschrift, beides ist steuerlich etwas völlig Verschiedenes.

Die Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuerrechts

Hier rechnet nicht der Leistende ab, sondern der Leistungsempfänger. Er stellt das Dokument aus, und es wirkt wie eine Rechnung des Leistenden. Typische Fälle sind die Provisionsabrechnung eines Auftraggebers gegenüber dem Handelsvertreter, die Abrechnung einer Plattform gegenüber ihren Verkäufern und der Ankauf von Altmaterial oder landwirtschaftlichen Erzeugnissen.

Damit das trägt, müssen beide Seiten die Abrechnung durch den Empfänger vorher vereinbart haben. Die Vereinbarung ist formfrei, sollte aber nachweisbar sein. Auf dem Dokument muss das Wort Gutschrift stehen. Ansonsten gelten die üblichen Pflichtangaben, allerdings mit einer Besonderheit: Angegeben wird die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, nicht die des Ausstellers.

Der Widerspruch beendet die Wirkung

Wer eine Gutschrift erhält, die falsch ist, kann ihr widersprechen. Damit verliert das Dokument seine Wirkung als Abrechnung. Das ist die stille Stolperstelle für alle, die regelmäßig per Gutschrift abgerechnet werden.

Du musst jede einzelne prüfen, denn ausgewiesen wird deine Umsatzsteuer. Ist der Betrag zu hoch, betrifft das zunächst dich und nicht den Aussteller. Gutschriften ungeprüft abzuheften ist deshalb keine Zeitersparnis, sondern eine verschobene Nacharbeit.

Die kaufmännische Gutschrift

Der zweite Fall ist der, den die meisten meinen. Eine Rechnung war zu hoch, Ware ging zurück, ein Nachlass wurde nachträglich gewährt. Das Dokument, das dafür ausgestellt wird, ist keine Gutschrift im steuerlichen Sinn, sondern eine Rechnungskorrektur.

Steuerlich mindert sie das Entgelt des ursprünglichen Umsatzes. Sie gehört zu diesem Vorgang und braucht einen eindeutigen Bezug darauf, nicht ein eigenes Leben als zweiter Beleg.

Warum die Verwechslung teuer werden kann

Ein Dokument, das Gutschrift heißt, einen Steuerbetrag ausweist und in Wahrheit eine Korrektur ist, lässt sich als Abrechnung des Empfängers lesen. Dann steht im schlechten Fall zweimal Umsatzsteuer im Raum: einmal aus der ursprünglichen Rechnung, einmal aus dem vermeintlich neuen Abrechnungsdokument.

Ob und wann eine falsche Bezeichnung tatsächlich zu einer zusätzlichen Steuerschuld führt, ist Gegenstand von Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung und hat sich mehrfach bewegt. Der Aufwand, das im Einzelfall zu klären, ist um ein Vielfaches größer als der, das Dokument von vornherein richtig zu benennen.

Die einfache Lösung

Nenne das Dokument, was es ist. Korrigierst du eine eigene Rechnung, heißt es Rechnungskorrektur oder Stornorechnung, mit Bezug auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. Rechnest du für einen Lieferanten ab, heißt es Gutschrift, und dann bewusst und mit vorheriger Absprache.

Prüfe außerdem, wie deine Software das handhabt. Manche Programme beschriften Korrekturbelege bis heute mit Gutschrift, ohne dass sich der Text ändern lässt. Wo das so ist, hilft ein ergänzender Satz auf dem Beleg, der den Bezug zur ursprünglichen Rechnung klarstellt.

Ein dritter Fall, der auch so heißt

Im Bankauszug bedeutet Gutschrift schlicht Geldeingang. Wenn dein Zahlungsdienstleister dir eine Gutschrift meldet, ist das eine Zahlungsinformation und kein Rechnungsdokument. Verbuchen kannst du sie nur mit dem zugehörigen Beleg. Dass drei verschiedene Dinge dasselbe Wort tragen, ist der eigentliche Grund für das Durcheinander.

Wo wir aufhören

Ob in deinem Fall eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger vereinbart ist und wie ein bereits falsch bezeichneter Beleg zu behandeln ist, sind steuerliche Fragen zum Einzelfall. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Dieser Beitrag sortiert die Begriffe, damit du die richtige Frage stellen kannst.