Für kleine Beträge erlaubt das Umsatzsteuerrecht eine verkürzte Rechnung. Der Bon, den deine Kasse ausdruckt, ist in den meisten Betrieben genau das: eine Kleinbetragsrechnung. Sie ist keine Notlösung, sondern eine vollwertige Rechnung mit weniger Pflichtfeldern.

Interessant wird sie an ihren Rändern. Wer weiß, wo die Erleichterung endet, spart sich Nachfragen von Firmenkunden und Diskussionen in der Betriebsprüfung.

Welche Angaben genügen

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
das Ausstellungsdatum
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe
der anzuwendende Steuersatz oder, bei Steuerfreiheit, ein Hinweis darauf

Was du hier nicht brauchst: Name und Anschrift des Empfängers, eine fortlaufende Rechnungsnummer, deine Steuernummer und einen gesondert ausgewiesenen Steuerbetrag. Der Empfänger rechnet die Vorsteuer aus dem Bruttobetrag selbst heraus.

Zwei Steuersätze auf einem Beleg

Verkaufst du auf einem Beleg Positionen zu 19 Prozent und zu 7 Prozent, müssen die Summen getrennt nach Steuersätzen ausgewiesen werden. Ein Bon mit nur einer Gesamtsumme, obwohl zwei Sätze im Warenkorb stecken, ist unvollständig.

In der Gastronomie und im Lebensmittelhandel ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme. Gelöst wird es nicht an der Kasse durch die Bedienung, sondern vorher in der Warengruppenpflege: Jeder Artikel bekommt seinen Steuersatz, dann stimmt der Beleg von allein.

Die Wertgrenze und wie sie zählt

Die Erleichterung gilt nur bis zu einem Gesamtbetrag, den der Gesetzgeber festlegt und in der Vergangenheit mehrfach angehoben hat. Den aktuell geltenden Wert bestätigt dir deine Steuerberatung oder der Gesetzestext.

Wichtiger als die Zahl ist, wie gerechnet wird: Maßgeblich ist der Bruttobetrag des gesamten Belegs einschließlich Umsatzsteuer, nicht der Preis der einzelnen Position. Ein Einkauf aus vielen günstigen Artikeln kann die Grenze also reißen.

Daraus folgt die eigentliche Stolperstelle: Eine Leistung darf nicht künstlich auf mehrere Belege verteilt werden, um darunter zu bleiben. Wer einen Auftrag in Teilbelege zerlegt, hat keine Kleinbetragsrechnungen, sondern eine falsch abgerechnete Leistung.

Wo die Erleichterung nicht gilt

Es gibt Fälle, in denen die volle Rechnung Pflicht bleibt, unabhängig vom Betrag. Dazu gehören innergemeinschaftliche Lieferungen, Fernverkäufe an Privatkunden im EU-Ausland und alle Fälle, in denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.

Der Grund ist immer derselbe: In diesen Fällen kommt es auf den Empfänger selbst an, bei Unternehmerkunden zusätzlich auf seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Genau diese Angaben lässt die Kleinbetragsrechnung weg.

Warum Firmenkunden trotzdem mehr wollen

Ein Handwerker, der bei dir Material holt, will seinen Firmennamen auf dem Beleg. Steuerlich braucht er ihn beim Kleinbetrag nicht, für die eigene Zuordnung und gegenüber seinem Auftraggeber schon. Ein Kassensystem, das den Namen nachträglich auf den Beleg schreiben kann, erspart dir das Ausstellen einer zweiten Rechnung.

Auch für die Bewirtung von Geschäftspartnern gelten zusätzliche Anforderungen, die über die Angaben einer Kleinbetragsrechnung hinausgehen. Wenn du ein Lokal führst, lohnt es sich, die Kasse von vornherein darauf einzustellen.

Der Kartenbeleg zählt nicht mit

Der Ausdruck des Zahlungsterminals ist ein Zahlungsnachweis. Er nennt Betrag und Autorisierung, aber nicht Steuersatz und Leistung. Er ersetzt die Kleinbetragsrechnung deshalb nicht, auch wenn er auf demselben Papier direkt darunter gedruckt wird. Kasse und Terminal liefern zwei Belege mit zwei Aufgaben, und beide gehören in die Buchhaltung.

Wo die Beratung anfängt

Ob deine Belege im Alltag alle Anforderungen erfüllen, sieht man am schnellsten an einem ausgedruckten Bon aus jedem Warenbereich. Nimm drei davon zum nächsten Termin in deiner Steuerkanzlei mit. Die Einordnung hier ersetzt diese Prüfung nicht, sie sagt dir nur, worauf du schauen musst.