Zwei Betriebe, derselbe Auftrag, dieselbe Steuer, ein anderer Zeitpunkt. Ob du die Umsatzsteuer abführst, wenn du geleistet hast, oder erst, wenn der Kunde gezahlt hat, ändert nichts an der Höhe. Es ändert, wie viel Geld zwischendurch auf deinem Konto liegt. Bei knapper Liquidität ist das der Unterschied zwischen ruhig und eng.
Sollversteuerung: Steuer mit der Leistung
Die Sollversteuerung, im Gesetz Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, ist der Regelfall. Die Steuer entsteht mit Ablauf des Zeitraums, in dem du geliefert oder geleistet hast. Ob der Kunde gezahlt hat, spielt keine Rolle.
Bei kurzen Zahlungszielen fällt das kaum auf. Bei langen Zahlungszielen und bei Kunden, die grundsätzlich spät zahlen, führst du Steuer ab, die du selbst noch nicht bekommen hast. Der Betrieb finanziert das Finanzamt vor. Bleibt die Zahlung ganz aus, holst du dir die Steuer über eine Berichtigung zurück, aber eben erst später und mit Aufwand.
Istversteuerung: Steuer mit dem Geldeingang
Bei der Istversteuerung, der Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten, entsteht die Steuer erst, wenn du das Geld hast. Das entlastet die Liquidität und ist bei Zahlungsausfällen der ruhigere Weg. Was nie ankommt, wird auch nicht versteuert und muss nicht nachträglich korrigiert werden.
Automatisch bekommt man das nicht. Die Istversteuerung setzt einen Antrag beim Finanzamt und dessen Genehmigung voraus. Bis die Genehmigung vorliegt, gilt die Sollversteuerung weiter. Wer im Kopf bereits nach Zahlungseingang rechnet, während der Bescheid noch aussteht, meldet falsch an.
Wer sie beantragen kann
Infrage kommen im Wesentlichen drei Gruppen: Betriebe, deren Gesamtumsatz eine gesetzliche Grenze nicht überschreitet, Betriebe, die von der Buchführungspflicht befreit sind, und Angehörige der freien Berufe. Für die Umsatzgrenze nennt das Gesetz einen festen Wert, den der Gesetzgeber mehrfach angehoben hat. Den aktuell geltenden Wert bestätigt dir deine Steuerberatung.
Wächst der Betrieb über diese Grenze hinaus, endet die Genehmigung nicht stillschweigend, sondern nach den Vorgaben des Finanzamts. Das ist ein Punkt, an dem man den Bescheid liest, statt auf Gewohnheit zu vertrauen.
Der Vorsteuerabzug folgt eigenen Regeln
Hier sitzt der verbreitetste Irrtum. Die Istversteuerung betrifft die Steuer auf deine Ausgangsumsätze. Für die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen gilt sie nicht automatisch mit. Dort kommt es darauf an, dass die Leistung an dich erbracht ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Ob zusätzlich die Zahlung eine Rolle spielt, wenn dein Lieferant selbst istversteuert, ist eine Frage, die in Bewegung ist und an Angaben auf der Eingangsrechnung hängen kann. Lass dir das für deine Konstellation bestätigen, statt es aus der eigenen Versteuerungsart abzuleiten.
Der Wechsel ist der heikle Moment
Beim Übergang von einem Verfahren zum anderen darf kein Umsatz doppelt und keiner gar nicht erfasst werden. Kritisch sind die Altfälle: Leistungen, die im alten Verfahren bereits versteuert wurden, aber erst im neuen bezahlt werden, und umgekehrt offene Rechnungen aus der Zeit davor.
Wer den Wechsel ohne eine Liste der offenen Posten vollzieht, verliert genau hier den Überblick. Diese Liste ist die eigentliche Arbeit am Wechsel, nicht der Antrag.
Für wen der Unterschied wirklich zählt
Im Ladengeschäft, in der Gastronomie und überall dort, wo an der Kasse sofort gezahlt wird, fallen Leistung und Zahlung praktisch zusammen. Der Unterschied zwischen den Verfahren ist dann gering. Bei Kartenzahlungen liegt zwischen dem Kassenbeleg und der Gutschrift auf dem Konto eine kurze Spanne. Wie das im Einzelfall zu behandeln ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Spürbar wird der Unterschied dort, wo auf Rechnung gearbeitet wird: im Handwerk mit Abschlägen, bei Dienstleistungen für Firmenkunden, im Projektgeschäft. Ein Sonderfall bleibt in beiden Verfahren gleich: Nimmst du Geld an, bevor du geleistet hast, entsteht die Steuer mit dem Eingang, auch bei Sollversteuerung.
Wo wir aufhören
Ob du die Istversteuerung beantragen kannst, ob sie sich für deinen Zahlungsmix lohnt und wie ein Wechsel sauber abgewickelt wird, sind steuerliche Fragen. Wir erklären die beiden Verfahren und ihre Wirkung auf die Liquidität. Antrag, Bescheid und Übergang gehören zu deiner Steuerberatung.
