Geld fließt vor der Leistung: Der Kunde zahlt an, du bestellst Material, geliefert wird später. Umsatzsteuerlich ist dieser Fall eine Ausnahme, und zwar eine, die auch dann gilt, wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst. Die Steuer entsteht mit dem Geldeingang, nicht mit der Leistung.
Warum die Anzahlung aus der Reihe fällt
Im Regelfall, der Sollversteuerung, entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Zeitraums, in dem du geleistet hast. Bei Anzahlungen wird das vorgezogen. Vereinnahmst du Geld, bevor du geliefert oder geleistet hast, entsteht die Steuer bereits in dem Voranmeldungszeitraum, in dem das Geld bei dir ankommt.
Das ist kein Wahlrecht. Wer eine große Anzahlung im Dezember kassiert und die Leistung erst im Frühjahr erbringt, meldet die Steuer für den Zeitraum der Zahlung an. Wer das übersieht, hat das Geld in der Regel längst im Material stecken.
Die Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlungsrechnung ist eine vollwertige Rechnung mit allen Pflichtangaben. Zusätzlich muss erkennbar sein, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird, und die Leistung muss so beschrieben sein, dass klar wird, wofür angezahlt wird.
Der Steuerbetrag wird offen ausgewiesen. Damit kann der Kunde die Vorsteuer ziehen, sobald er gezahlt hat. Genau deshalb schaut ein gewerblicher Kunde auf diesen Beleg genauer als auf viele andere, und genau deshalb lohnt sich Sorgfalt bei der Leistungsbeschreibung.
Die Schlussrechnung ist der gefährliche Teil
In der Schlussrechnung rechnest du über die gesamte Leistung ab. Die bereits vereinnahmten Anzahlungen werden abgesetzt, und zwar mit ihrem Nettobetrag und dem darauf entfallenden Steuerbetrag. Nicht nur der Bruttobetrag, sondern beide Größen müssen erkennbar sein.
Fehlt dieser Abzug, hast du die Steuer zweimal ausgewiesen: einmal auf der Anzahlungsrechnung, einmal in voller Höhe auf der Schlussrechnung. Ausgewiesene Steuer schuldest du. Heilen lässt sich das nur mit einer berichtigten Rechnung an denselben Kunden, und die musst du ihm auch zustellen. Bei Kunden, die nicht mehr erreichbar oder inzwischen insolvent sind, wird daraus ein echter Verlust.
Wenn der Auftrag doch nicht zustande kommt
Zahlst du die Anzahlung zurück, wird die Steuer berichtigt, und zwar in dem Zeitraum, in dem du zurückzahlst, nicht rückwirkend. Behältst du das Geld ein, kommt es darauf an, wofür. Echter Schadenersatz ohne Gegenleistung ist regelmäßig nicht steuerbar, ein Entgelt für eine Reservierung oder eine Bereitstellung dagegen schon. Diese Abgrenzung entscheidet über den Steuerbetrag und gehört geprüft, bevor du die Rückzahlung anweist.
Anzahlung, Kaution, Reservierung
Nicht jede Zahlung vor der Leistung ist eine Anzahlung. Eine Kaution, die als Sicherheit hinterlegt und später zurückgegeben wird, ist zunächst kein Entgelt. Wird sie dagegen mit dem Preis verrechnet, ist sie eine Anzahlung, und die Steuer entsteht mit dem Eingang.
Im Alltag ist die Reservierungsgebühr der klassische Grenzfall. Wird sie beim Besuch angerechnet, hast du eine Anzahlung erhalten. Verfällt sie bei Nichterscheinen, ist die Einordnung eine andere. Wer beides mit demselben Kassenartikel bucht, kann später nicht mehr trennen.
Wenn die Anzahlung per Karte kommt
Zahlt der Kunde die Anzahlung mit Karte, ist der Betrag maßgeblich, den er aufwendet, nicht der Betrag, der nach Abzug des Entgelts deines Zahlungsdienstleisters auf dem Konto ankommt.
Wichtiger noch ist die Zuordnung: Die Anzahlung muss im Kassensystem als Anzahlung erkennbar bleiben und darf nicht als gewöhnlicher Verkauf untergehen. Sonst taucht sie bei der Schlussrechnung nicht mehr auf, wird nicht abgesetzt, und du landest genau in der Doppelversteuerung, die weiter oben beschrieben ist.
Wo die Beratung anfängt
Ob eine konkrete Zahlung eine Anzahlung, eine Kaution oder ein Schadenersatz ist, wie deine Anzahlungs- und Schlussrechnungen aufgebaut sein müssen und wie Korrekturen laufen, sind steuerliche Fragen. Wir erklären, warum der Zeitpunkt zählt und wo die Doppelversteuerung entsteht. Die Prüfung deiner Belege gehört zu deiner Steuerberatung, die Gestaltung der Zahlungsvereinbarung zu deiner Rechtsberatung.
