Die Kasse zeigt den Betrag, den der Kunde gezahlt hat. Auf dem Bankkonto kommt weniger an, weil das Entgelt für die Kartenzahlung bereits abgezogen wurde. Umsatzsteuerlich zählt der erste Betrag. Der Abzug kürzt deinen Umsatz nicht, er ist eine eigene Ausgabe.
Das klingt selbstverständlich und ist trotzdem einer der häufigsten Fehler in Betrieben, die ihre Buchhaltung am Bankauszug entlang aufbauen.
Bemessungsgrundlage ist, was der Kunde aufwendet
Grundlage der Umsatzsteuer ist das Entgelt, also alles, was der Kunde für die Leistung aufwendet. Der Kunde wendet den vollen Preis auf. Dass ein Teil davon auf dem Weg zu dir bei einem Dritten hängen bleibt, betrifft ihn nicht und ändert die Bemessungsgrundlage nicht.
Wer stattdessen den Auszahlungsbetrag als Umsatz bucht, meldet zu wenig Umsatz und zu wenig Steuer an. Bei einer Prüfung fällt das schnell auf, weil Kassendaten und Bankgutschriften nebeneinander liegen und die Differenz eine Struktur hat, die man erkennt.
Das Entgelt des Dienstleisters ist eine zweite Leistung
Zwischen dir und dem Kunden steht ein Umsatz. Zwischen dir und deinem Zahlungsdienstleister steht ein zweiter: Er erbringt eine Leistung an dich und rechnet dafür ab. Diese beiden Vorgänge werden getrennt gebucht und nicht miteinander verrechnet.
In der Buchhaltung heißt das: voller Umsatz auf der Erlösseite, das Entgelt als Aufwand, die Differenz über ein Geldtransitkonto, bis die Gutschrift auf dem Konto ankommt. Wer das einmal sauber einrichtet, hat die Abstimmung für alle folgenden Monate erledigt.
Fällt auf das Entgelt selbst Umsatzsteuer an
Das hängt davon ab, welche Position abgerechnet wird. Reine Zahlungsverkehrsleistungen werden anders behandelt als die Miete für Technik, Serviceleistungen oder Zusatzmodule. Verlass dich deshalb nicht auf eine Faustregel, sondern auf deine Abrechnung. Vorsteuer ziehst du nur aus Positionen, für die dir eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Steuer vorliegt.
Die Sammelabrechnung lesen
Eine Abrechnung hat mehrere Ebenen: die Summe der Zahlungen, dann Rückerstattungen und Rückbelastungen, dann die Entgelte, zuletzt der Auszahlungsbetrag. Für die Umsatzsteuer ist die oberste Ebene maßgeblich, für den Bankabgleich die unterste. Beide Ebenen müssen in der Buchhaltung auftauchen, sonst stimmt entweder der Umsatz nicht oder das Konto.
Zwei Stolperstellen tauchen dabei regelmäßig auf. Erstens Zahlungen am Monatsende, die erst im Folgemonat gutgeschrieben werden: Der Umsatz gehört in den Monat des Verkaufs, die Gutschrift in den Monat des Geldeingangs, das Transitkonto trägt die Differenz. Zweitens Rückerstattungen an Kunden: Sie mindern Umsatz und Steuer und müssen als solche erkennbar bleiben, statt als kleinere Auszahlung unterzugehen.
Was das Preismodell damit zu tun hat
Am Grundsatz ändert kein Preismodell etwas. Der volle Betrag bleibt die Grundlage der Umsatzsteuer, das Entgelt bleibt Aufwand. Unterschiedlich ist nur, wie leicht sich das Entgelt vorher berechnen und später abstimmen lässt.
Bei R&B Pay gibt es dafür zwei Wege. Im Tarif All-in gilt ein Satz von 1,29 Prozent auf alle Karten, ohne zusätzlichen Centbetrag je Zahlung. Alternativ wird nach Kartenart getrennt abgerechnet: 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung. Alle Angaben verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer. Ab 250.000 Euro Jahreskartenumsatz wird individuell verhandelt.
Für die Buchhaltung ist der einheitliche Satz bequemer, weil sich das Entgelt direkt aus dem Umsatz ableiten lässt. Für die Kalkulation ist die getrennte Abrechnung genauer, weil sie zeigt, welcher Kartenmix im Betrieb tatsächlich läuft. Steuerlich macht das keinen Unterschied, kaufmännisch schon.
Wo die Beratung anfängt
Welche Konten dein Kontenrahmen dafür vorsieht, wie das Transitkonto konkret geführt wird und wie Rückbelastungen und Rückerstattungen zu behandeln sind, gehört in die Abstimmung mit deiner Steuerberatung. Wir erklären, was auf der Abrechnung steht, welche Ebene für welche Zahl maßgeblich ist und wo die typischen Differenzen entstehen. Die Buchung selbst verantwortet deine Kanzlei.
