Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind Betrieb und Person steuerlich eine Einheit. Geld, das du herausnimmst, mindert deshalb nicht den Gewinn, und Geld, das du hineingibst, erhöht ihn nicht. Wer das einmal verstanden hat, versteht auch, warum die Steuernachzahlung so viele überrascht.
Warum eine Entnahme den Gewinn nicht mindert
Der Gewinn ergibt sich aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Eine Entnahme ist keine Ausgabe, sondern Verwendung des Gewinns. Versteuert wird also, was der Betrieb erwirtschaftet hat, nicht das, was du dir ausgezahlt hast.
Daraus folgt die wichtigste Konsequenz für die Liquidität. Wer den ganzen Gewinn entnimmt, schuldet die Steuer darauf trotzdem. Leg den Steueranteil beiseite, bevor du entnimmst, nicht danach.
Umgekehrt gilt dasselbe für die Einlage. Wer privates Geld nachschießt, weil das Konto knapp ist, macht damit keinen Verlust kleiner und keinen Gewinn größer. Die Zahl unter dem Strich bleibt, nur die Kapitalseite ändert sich.
Was alles als Entnahme gilt
Nicht nur Bargeld und Überweisungen auf das Privatkonto. Auch die Ware aus dem eigenen Regal, das Essen aus der eigenen Küche, das Material für den Umbau zu Hause und die private Nutzung betrieblicher Gegenstände sind Entnahmen. Für das Fahrzeug gelten dabei eigene Regeln, für das Telefon ebenfalls.
Sachentnahmen lösen in der Regel Umsatzsteuer aus. Für einzelne Branchen, darunter Gastronomie und Lebensmittelhandel, veröffentlicht die Finanzverwaltung jährlich Pauschbeträge für den Eigenverbrauch, die die Einzelaufzeichnung ersetzen. Die geltenden Beträge stehen in der jeweils aktuellen Bekanntmachung, deine Steuerberatung setzt sie an.
Ein eigener Fall ist der Gegenstand, der den Betrieb dauerhaft verlässt, etwa die Maschine, die künftig privat genutzt wird. Sie wird mit ihrem aktuellen Wert entnommen, und der Unterschied zwischen diesem Wert und dem Buchwert erhöht den Gewinn. Deshalb ist die Entnahme eines Fahrzeugs kurz vor dem Verkauf selten der schlaue Weg.
Die Einlage und was sie belegen muss
Eine Einlage ist der umgekehrte Vorgang: Du gibst dem Betrieb Geld oder einen Gegenstand aus deinem Privatvermögen. Sie erhöht das Kapital, nicht den Gewinn. Bei Gegenständen ist der Wertansatz die eigentliche Frage, kurz zuvor angeschaffte Wirtschaftsgüter werden anders bewertet als der alte Transporter aus dem Privatbesitz.
Praktisch entscheidend ist der Nachweis der Herkunft. Ungeklärte Bareinlagen sind einer der häufigsten Streitpunkte in Prüfungen, weil die naheliegende Vermutung lautet, es handle sich um nicht erfasste Einnahmen. Wer aus privaten Rücklagen einlegt, hebt den passenden Kontoauszug auf und legt ihn zur Buchung.
An der Kasse geht es am schnellsten schief
Der Griff in die Geldschublade für den privaten Einkauf ist die häufigste ungebuchte Entnahme. Sie kostet keine Steuer, zerstört aber die Kassenführung, weil der gezählte Bestand nicht mehr zum rechnerischen passt. Jede Entnahme aus der Kasse braucht einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Grund, jede Einlage ebenso.
Sauber zuordnen musst du auch, wenn du Bargeld zwischen Kasse, Tresor und Bank bewegst. Der Gang zur Bank ist keine Entnahme, sondern eine Umbuchung. Wird er als Entnahme erfasst, fehlt das Geld später auf beiden Seiten der Aufstellung.
Bei der GmbH gibt es keine Privatentnahme
In der Kapitalgesellschaft ist das Vermögen der Gesellschaft nicht dein Vermögen, auch wenn dir alle Anteile gehören. Geld kommt nur auf klar geregelten Wegen zu dir: als Geschäftsführergehalt aufgrund eines Anstellungsvertrags, als Gewinnausschüttung aufgrund eines Beschlusses oder als Darlehen mit Vertrag, Zins und Rückzahlung.
Wer sich trotzdem bedient, erzeugt entweder eine Forderung der Gesellschaft gegen sich selbst oder eine verdeckte Gewinnausschüttung mit unangenehmer steuerlicher Wirkung. Auch bei Personengesellschaften ist die Sache nicht beliebig: Der Gesellschaftsvertrag regelt, wer wann wie viel entnehmen darf, und ungleiche Entnahmen sind ein verlässlicher Anlass für Streit im Gesellschafterkreis.
Wo die Beratung anfängt
Wie Entnahmen in deinem Fall zu bewerten und zu buchen sind, welche Pauschbeträge greifen und was dein Gesellschaftsvertrag zulässt, sind steuerliche und rechtliche Fragen. Die steuerliche Seite gehört zu deiner Steuerberatung, die gesellschaftsrechtliche zu deiner Rechtsberatung.
