Ein Zählprotokoll hält fest, was tatsächlich in der Kasse liegt, geordnet nach Stückelung. Es ist der einzige Nachweis dafür, dass überhaupt gezählt wurde, und damit die Grundlage für jeden Kassensturz.

Was ein Zählprotokoll ist

Es listet die vorhandenen Scheine und Münzen nach Sorten auf, jeweils mit Anzahl und Summe, dazu Datum, Uhrzeit, Kasse und die Person, die gezählt hat, mit Unterschrift. Mehr ist es nicht, und mehr muss es auch nicht sein.

Ein schlichter Vordruck reicht: eine Zeile je Sorte, eine Spalte für die Anzahl, eine für den Betrag, unten die Summe. Drucke einen Stapel aus und lege ihn zur Kasse. Was griffbereit liegt, wird ausgefüllt, was erst gesucht werden muss, unterbleibt.

Es ersetzt weder den Kassenbericht noch den Tagesabschluss des Kassensystems. Diese Papiere beantworten verschiedene Fragen. Der Tagesabschluss sagt, was die Kasse gebucht hat, das Zählprotokoll sagt, was da ist. Erst der Vergleich beider ergibt eine Aussage.

Wer ein Protokoll braucht

Zwingend vorgeschrieben ist ein Zählprotokoll nicht für jede Form der Kassenführung. Unverzichtbar wird es dort, wo der Umsatz aus dem Kassenbestand zurückgerechnet wird, also bei der offenen Ladenkasse mit Kassenbericht. Dort ist der gezählte Bestand die Ausgangsgröße der gesamten Buchführung, und eine Ausgangsgröße ohne Nachweis ist eine Behauptung.

Bei einem elektronischen Kassensystem ist das Protokoll freiwillig und trotzdem sinnvoll, weil es Differenzen sichtbar macht, solange sie sich noch aufklären lassen.

Der Kassensturz vergleicht Soll und Ist

Der Sollbestand kommt aus dem Kassenbuch oder dem Kassensystem, der Istbestand aus der Zählung. Stimmen beide überein, ist alles in Ordnung. Weichen sie ab, wird die Differenz gebucht, und zwar als das, was sie ist: eine Kassendifferenz.

Kleine Abweichungen sind im Alltag normal und für sich genommen unverdächtig. Verdächtig ist das Gegenteil, nämlich eine Kasse, die über Monate auf den Cent genau stimmt. Wer Differenzen glattzieht, indem er Geld zuschießt oder herausnimmt, macht aus einem harmlosen Vorgang eine Manipulation.

Der Kassensturz ist auch kein Termin am Jahresende, sondern der tägliche Abgleich. Er kann zudem von außen verlangt werden, etwa bei einer Kassennachschau ohne Ankündigung. Wer täglich zählt, muss dann nur zeigen, was ohnehin vorliegt.

Ein Ablauf, der im Betrieb funktioniert

Feste Wechselgeldreserve, die immer gleich hoch bleibt und beim Zählen abgesetzt wird
Zählen unmittelbar nach Geschäftsschluss, nicht am nächsten Morgen
Protokoll sofort ausfüllen und unterschreiben, nicht aus dem Gedächtnis nachtragen
Bei größeren Beständen zwei Personen, beide zeichnen mit
Abweichungen sofort notieren, mit der vermuteten Ursache in einem Satz

Auf die Reihenfolge kommt es an: erst zählen und protokollieren, dann das Geld für Tresor oder Bank abschöpfen. Wer zuerst abschöpft, kann den Bestand hinterher nur noch rekonstruieren, und Rekonstruktion ist genau das, was hier vermieden werden soll.

Was eine Prüfung aus dem Protokoll liest

Gelesen wird weniger die Summe als das Muster. Auffällig sind Protokolle in einheitlicher Handschrift für einen ganzen Monat, immer dieselbe Uhrzeit auf die Minute, Bestände ohne jede Schwankung, Zählungen an Tagen ohne Geschäftsbetrieb und eine Stückelung, die zum Umsatzverlauf nicht passt, etwa ein voller Tagesumsatz ohne kleine Münzen.

Ein handschriftliches, leicht unsauberes, aber lückenloses Protokoll wirkt glaubwürdiger als eine makellose Datei.

Was Kartenzahlung daran ändert

Je höher der Kartenanteil, desto weniger Bargeld liegt in der Schublade und desto kleiner fallen Differenzen aus. Überflüssig wird die Zählung dadurch nicht, sie geht nur schneller. Ein Punkt kommt hinzu: Trinkgeld, das über das Terminal läuft, ist kein Bargeld und hat im Zählprotokoll nichts zu suchen.

Dafür verlagert sich die Aufmerksamkeit. Die Kartenumsätze müssen mit dem Kassensystem und dem Eingang auf dem Konto zusammenpassen. Das ist leichter zu belegen als Bargeld, will aber regelmäßig abgeglichen werden und nicht erst beim Jahresabschluss.

Wo wir aufhören

Ob dein Betrieb ein Zählprotokoll führen muss und wie Differenzen bei dir zu buchen sind, gehört in die Hand deiner Steuerberatung. Der Ablauf am Tresen ist deine Sache, die Einordnung ihre.