Feuerwehrfest: wer kassiert, wer haftet, wer rechnet ab

Beim Feuerwehrfest treffen zwei Dinge aufeinander, die schlecht zusammenpassen: sehr viele Helfer und sehr kurze Spitzen. Zwischen dem Ende des Umzugs und dem ersten Bier liegen Minuten, in denen ein großer Teil des Tagesumsatzes an mehreren Ständen gleichzeitig entsteht.

Wer das mit einer Kasse und gutem Willen lösen will, verliert Zeit, Geld und am Ende den Überblick. Die Lösung liegt in der Organisation vor dem Fest, nicht in der Improvisation währenddessen.

Veranstalter ist der Verein, nicht die Wehr

Die Freiwillige Feuerwehr ist eine Einrichtung der Gemeinde und keine eigene Rechtsperson. Sie kann keine Verträge schließen, kein Konto führen und kein Fest veranstalten. Das übernimmt in aller Regel der Förderverein als eingetragener Verein oder die Gemeinde selbst.

Diese Unterscheidung ist keine Formalie. Sie entscheidet, wer die Einnahmen bekommt, wer bei einem Schaden haftet, auf wessen Namen der Getränkelieferant liefert und wer den Vertrag für das Kartenterminal unterschreibt. Klärt das einmal schriftlich, dann gilt es für jedes Fest, und niemand muss es im nächsten Jahr neu aushandeln.

Mehrere Stationen heißen mehrere Kassen mit Namen

Getränkeausschank, Küche, Kuchentheke und Kaffeeausgabe sind vier Kassen, auch wenn sie nebeneinanderstehen. Jede bekommt ein eigenes Wechselgeld, eine verantwortliche Person und einen Zettel, auf dem der Anfangsbestand steht.

Die Zuständigkeit gehört an einen Namen, nicht an eine Schicht. Wenn mehrere Leute abwechselnd in dieselbe Kassette greifen, ist am Abend nicht mehr feststellbar, wo eine Differenz entstanden ist. Ein Wechsel heißt: zählen, abgeben, quittieren, neu anfangen.

Wertmarken lösen das Spitzenproblem und schaffen ein neues

Bons oder Wertmarken trennen das Kassieren vom Ausschenken. An der Bonkasse steht die Schlange, an der Theke geht es schnell, und an der Theke liegt kein Bargeld mehr. Für kurze Spitzen ist das das wirksamste Mittel, das ihr habt.

Das neue Problem heißt Restbon. Marken, die nicht eingelöst werden, sind Geld, das ihr eingenommen habt, ohne etwas zu liefern. Legt vorher fest, ob und wie lange zurückgetauscht wird, und schreibt es an die Bonkasse. Steuerlich ist eine Marke, die nur für Getränke gilt, etwas anderes als eine, die für alles gilt. Die Einordnung als Einzweck- oder Mehrzweckgutschein klärt eure Steuerberatung.

Wechselgeld und der Weg zum Tresor

Rechnet den Wechselgeldbedarf aus den Preisen aus, nicht aus dem Gefühl. Wer krumme Preise ansetzt, braucht deutlich mehr Kleingeld, und Kleingeld ist am Festtag nirgends mehr zu bekommen. Preise, die auf glatte Beträge enden, sparen mehr Zeit als jede zusätzliche Kasse.

Legt außerdem fest, wer Geld abschöpft, wann und wohin. Volle Kassetten unter dem Tresen sind das größte Risiko des Tages. Zwei Personen gehen gemeinsam, der Betrag wird notiert und quittiert, bevor er den Stand verlässt.

Karte an der Bierbank

Ein mobiles Terminal an der Ausgabe nimmt Bargeld aus dem Kreislauf und beschleunigt die Schlange, weil niemand mehr Wechselgeld sucht. Zwei Dinge entscheiden über den Erfolg: Empfang an genau dieser Stelle und ein Akku, der auch nach mehreren Stunden Dauerbetrieb noch durchhält.

Plant einen Ladepunkt hinter der Theke und testet den Empfang, wenn das Zelt steht, nicht auf der leeren Wiese. Wenn ihr mehrere Terminals einsetzt, notiert vorher, welches Gerät an welchem Stand hängt. Sonst lässt sich am Tag danach kein Terminalabschluss mehr einer Kasse zuordnen.

Nach dem Fest wird abgerechnet, nicht nur aufgeräumt

Der wichtigste Termin ist der Tag danach. Kassen zählen, Wertmarken abgleichen, Terminalabschlüsse einsammeln, Wareneinsatz gegenrechnen, alles zu Papier bringen. Wer das auf die nächste Vorstandssitzung verschiebt, rechnet aus dem Gedächtnis, und das Gedächtnis vieler Helfer ergibt keine Kassenführung.

Wo wir aufhören

Wer bei euch Veranstalter ist, welche Erlaubnisse für Ausschank und Musik nötig sind und wie die Einnahmen steuerlich einzuordnen sind, hängt an eurer konkreten Konstellation. Das klärt ihr mit der Gemeinde, mit der Rechtsberatung und mit der Steuerberatung, bevor das erste Fass angeschlagen wird.