Eine Rechnung ist kein Formular, sondern eine Sammlung von Angaben, die das Umsatzsteuergesetz vorschreibt. Fehlt eine davon, bleibt die Leistung trotzdem erbracht und das Geld trotzdem fällig. Was fehlt, ist der Vorsteuerabzug deines Kunden, und der ruft dann bei dir an.

Der Aufwand liegt nie im Ausstellen, sondern im Nachbessern. Wer die Liste einmal sauber in seine Vorlage oder ins Kassensystem einbaut, hat das Thema für alle folgenden Rechnungen erledigt.

Wann du überhaupt abrechnen musst

Gegenüber anderen Unternehmen und juristischen Personen besteht eine Pflicht zur Abrechnung, und zwar innerhalb einer gesetzlich bestimmten Frist nach Ausführung der Leistung. Wie lang diese Frist ist, steht im Gesetz und wird dir von deiner Steuerberatung bestätigt.

Gegenüber Privatpersonen gibt es diese Pflicht im Regelfall nicht. Eine wichtige Ausnahme sind Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Dort musst du auch privaten Auftraggebern abrechnen und auf deren Aufbewahrungspflicht hinweisen. Das betrifft Handwerksbetriebe fast täglich.

Die Angaben im Einzelnen

vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
das Ausstellungsdatum
eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und nach steuerfreien Umsätzen
im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Rabatt oder Skonto
der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung

Je nach Fall kommen Zusatzangaben hinzu: der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, das Wort Gutschrift, wenn dein Kunde abrechnet, ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung im Gebrauchtwarenhandel oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung bei einer Lieferung ins EU-Ausland.

Die Leistungsbeschreibung ist die häufigste Schwachstelle

Angaben wie „Diverses“, „Beratung“ oder „wie besprochen“ genügen nicht. Die Beschreibung muss die Leistung so eindeutig benennen, dass jemand von außen sie ohne weitere Unterlagen erkennen kann. Bei Waren heißt das Menge und handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen Art und Umfang.

Bei wiederkehrenden Leistungen darfst du auf andere Unterlagen verweisen, etwa auf einen Vertrag oder Lieferschein. Dann muss das Dokument aber benannt und beim Beleg auffindbar sein. Ein Verweis auf Papiere, die niemand mehr findet, hilft in einer Prüfung nicht.

Das Leistungsdatum vergisst fast jeder

Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind zwei verschiedene Angaben. Bei Betrieben, die erst am Monatsende abrechnen, fallen sie regelmäßig auseinander. Es genügt die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung erbracht wurde. Fällt beides zusammen, reicht ein Satz auf dem Beleg, der genau das sagt. Fehlt die Angabe ganz, ist die Rechnung unvollständig, auch wenn sonst alles stimmt.

Der Kartenbeleg ist keine Rechnung

Der Ausdruck, den ein Zahlungsterminal erzeugt, weist nach, dass eine Zahlung autorisiert wurde. Er nennt weder Steuersatz noch Leistung im geforderten Umfang. Zahlungsnachweis und Rechnung sind zwei Dokumente mit zwei Zwecken. Wenn ein Geschäftskunde bei dir mit Karte zahlt, braucht er zusätzlich den Kassenbon oder eine Rechnung, sonst fehlt ihm der Beleg für seine Buchhaltung.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt

Für dich ändert sich an der Steuer meist nichts: Die Umsatzsteuer schuldest du wegen der ausgeführten Leistung, nicht wegen des Papiers. Beim Empfänger dagegen kippt der Vorsteuerabzug, weil dieser eine ordnungsgemäße Rechnung voraussetzt.

Nachbessern ist möglich, und je nach Fehlerart kann die Berichtigung sogar auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirken. Verlassen sollte man sich darauf nicht, denn bis das geklärt ist, sind Zinsen im Spiel. Schneller ist, die Vorlage einmal zu prüfen, statt jede zweite Rechnung nachzubauen.

Wo wir aufhören

Welche Angaben in deinem konkreten Fall nötig sind, hängt davon ab, was du verkaufst, an wen und wohin. Sonderfälle wie Reverse Charge, Differenzbesteuerung oder Auslandsumsätze haben eigene Regeln. Dieser Beitrag ordnet ein, er ersetzt keine Prüfung. Deine Rechnungsvorlage einmal von deiner Steuerkanzlei durchsehen zu lassen, ist die günstigste Stunde des Jahres.