Es gibt Ausgaben, die den Gewinn im Jahr der Zahlung mindern, und es gibt Ausgaben, die das über viele Jahre verteilt tun. Die zweite Gruppe überrascht Betriebe regelmäßig: Die Küche ist bezahlt, das Konto ist leer, aber steuerlich ist im ersten Jahr nur ein Bruchteil angekommen. Das ist keine Schikane, sondern die Folge eines einfachen Gedankens: Was dem Betrieb über Jahre dient, soll auch über Jahre Aufwand sein.
Was zum Anlagevermögen gehört
Anlagevermögen sind Gegenstände, die dem Betrieb dauerhaft dienen sollen und nicht zum Verkauf bestimmt sind: Maschinen, Fahrzeuge, Ladeneinrichtung, Küchengeräte, Kassensysteme, Werkzeug oberhalb der Kleinbetragsgrenzen. Ware im Regal gehört dagegen zum Umlaufvermögen und wird nicht abgeschrieben.
Abgeschrieben wird nur, was sich abnutzt. Grund und Boden nutzt sich nicht ab, ein Gebäude darauf schon. Bei immateriellen Gütern wie erworbener Software gelten eigene Regeln, ebenso beim Firmenwert.
Anschaffungskosten sind mehr als der Kaufpreis
Zur Bemessungsgrundlage gehören alle Kosten, die nötig sind, um den Gegenstand betriebsbereit zu machen: Transport, Montage, Inbetriebnahme, Fundament, Zulassung. Skonti und Rabatte mindern sie. Nicht dazu gehören Finanzierungszinsen, die laufender Aufwand bleiben.
Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, rechnest du netto. Kleinunternehmer schreiben den Bruttobetrag ab, weil die Umsatzsteuer für sie ein Kostenbestandteil ist. Dieser Unterschied wirkt über die gesamte Nutzungsdauer und wird beim Wechsel der Besteuerungsform gern vergessen.
Die Nutzungsdauer schätzt du nicht selbst
Wie lange abgeschrieben wird, ergibt sich aus der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Die Finanzverwaltung veröffentlicht dafür Tabellen, allgemein und nach Branchen getrennt. Sie sind der Maßstab, an dem sich eine Prüfung orientiert. Eine kürzere Dauer anzusetzen, weil das Gerät gefühlt schneller verschleißt, führt zu Streit, den man leicht vermeiden kann.
Bei gebraucht gekauften Gegenständen zählt die Restnutzungsdauer, also die Zeit, die das Gerät in deinem Betrieb voraussichtlich noch läuft. Sie wird geschätzt und sollte begründet festgehalten werden, am besten im Beleg selbst.
Linear heißt gleichmäßig, monatsgenau heißt anteilig
Der Regelfall ist die lineare Abschreibung: Die Anschaffungskosten werden gleichmäßig auf die Nutzungsdauer verteilt. Im Jahr der Anschaffung wird nicht der volle Jahresbetrag angesetzt, sondern nur der Anteil ab dem Monat der Lieferung. Wer im Dezember kauft, bekommt im ersten Jahr entsprechend wenig Aufwand. Auf den gesamten Zeitraum gesehen ändert sich nichts, für die Steuer eines einzelnen Jahres schon.
Neben der linearen Methode hat der Gesetzgeber wiederholt befristete Sonderformen zugelassen, etwa degressive Abschreibungen in bestimmten Zeiträumen. Ob so etwas gerade gilt, ist eine Frage an die Kanzlei und keine, die man aus einem älteren Beitrag übernimmt.
Reparatur oder Verbesserung: die teure Abgrenzung
Erhaltungsaufwand mindert den Gewinn sofort. Herstellungsaufwand muss aktiviert und abgeschrieben werden. Die Grenze verläuft dort, wo etwas nicht nur instand gesetzt, sondern erweitert oder wesentlich verbessert wird. Ein neuer Kompressor in der vorhandenen Kühlung ist Reparatur, der Umbau des Verkaufsraums in aller Regel nicht.
Besonders oft trifft das Mietereinbauten: Wer in gemieteten Räumen eine Theke, eine Lüftung oder eine Ladeneinrichtung einbaut, schafft ein eigenes abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut, dessen Nutzungsdauer auch von der Mietdauer abhängen kann.
Das Anlagenverzeichnis ist Pflicht, nicht Kür
Auch wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellt, führt ein Verzeichnis der Anlagegüter. Hinein gehören Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, die jährliche Abschreibung und der Restbuchwert. Dieses Verzeichnis ist bei einer Prüfung die erste Unterlage, nach der gefragt wird.
Scheidet ein Gegenstand aus, weil er verkauft, getauscht oder verschrottet wird, ist der Restbuchwert Aufwand und der Verkaufserlös Betriebseinnahme. Beides muss zusammen erfasst werden. Wer nur den Erlös bucht, versteuert einen Gewinn, den es nicht gab.
Wo die Beratung anfängt
Welche Nutzungsdauer für ein konkretes Gerät gilt, ob eine Maßnahme Erhaltungs- oder Herstellungsaufwand ist und welche Abschreibungsform derzeit zulässig ist, sind steuerliche Fragen mit spürbaren Folgen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Dieser Beitrag zeigt die Systematik, damit du die richtigen Unterlagen sammelst.
