Ein Bürostuhl, ein Handmixer, ein Akkuschrauber: Anschaffungen, die kein Mensch über Jahre abschreiben möchte. Für sie gibt es die geringwertigen Wirtschaftsgüter, kurz GWG. Sie sind eine Vereinfachung, aber sie hat drei Voraussetzungen, und an einer davon scheitern in der Praxis die meisten Fälle.
Drei Bedingungen, nicht eine
Ein GWG muss beweglich sein, es muss abnutzbar sein, und es muss selbstständig nutzbar sein. Der Wert kommt erst danach. Rechte und Einbauten fallen schon an der ersten Hürde heraus, Grundstücke an der zweiten. Software ist an sich nicht beweglich; für einfache Standardprogramme bis zu einer bestimmten Wertgrenze macht die Finanzverwaltung allerdings eine Ausnahme und behandelt sie wie bewegliche Wirtschaftsgüter.
Die dritte Bedingung ist die eigentliche Stolperstelle. Selbstständig nutzbar ist ein Gegenstand nur, wenn er für sich allein einen Zweck erfüllt. Ein Monitor, der ohne Rechner nichts tut, ist es nicht. Ein Drucker, der nur am Rechner läuft, ebenfalls nicht. Ein einzelnes Regalteil aus einem Regalsystem auch nicht. Solche Gegenstände gehören zum größeren Wirtschaftsgut und werden mit ihm zusammen abgeschrieben, egal wie günstig sie waren.
Die Wertgrenzen ändern sich, das Prinzip nicht
Für GWG gelten Wertgrenzen je Gegenstand, und es gibt mehr als eine: eine Grenze für den Sofortabzug, eine, ab der eine gesonderte Aufzeichnung verlangt wird, und eine Spanne für den Sammelposten. Der Gesetzgeber hat diese Beträge mehrfach geändert. Welche derzeit gelten, bestätigt dir deine Steuerberatung; aus dem Gedächtnis zu rechnen ist hier besonders riskant, weil sich die Zahlen ähneln.
Für die Prüfung der Wertgrenze zählt immer der Nettobetrag, also der Betrag ohne die enthaltene Umsatzsteuer. Das gilt auch dann, wenn du gar nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt bist. Abgezogen oder abgeschrieben wird anschließend der Betrag, der bei dir als Anschaffungskosten gilt, als Kleinunternehmer also der Bruttobetrag.
Sofortabzug: der einfache Weg
Bleibt der Wert unter der Grenze, kannst du die Anschaffung im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abziehen. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist das der bequeme Weg, weil kein Posten über Jahre mitgeschleppt wird.
Ein Zwang ist es nicht. Wer den Gewinn eines Jahres nicht weiter drücken will, darf auch ein günstiges Gerät regulär über die Nutzungsdauer abschreiben. Diese Entscheidung sollte aber bewusst fallen und nicht als Nebenprodukt einer Buchung entstehen.
Der Sammelposten und seine Bindung
Als Alternative gibt es den Sammelposten, oft Poolabschreibung genannt. Alle Anschaffungen eines Jahres innerhalb der maßgeblichen Wertspanne kommen in einen gemeinsamen Posten, der über einen im Gesetz festgelegten Zeitraum gleichmäßig aufgelöst wird.
Zwei Eigenschaften machen ihn unbeliebt. Erstens ist das Wahlrecht einheitlich auszuüben: Innerhalb eines Jahres gilt entweder der Sofortabzug oder der Sammelposten für alle Anschaffungen in der Spanne, nicht wahlweise je Gerät. Zweitens bleibt der Posten unverändert, wenn ein Gegenstand vorzeitig ausscheidet. Verkaufst du das Gerät oder geht es kaputt, läuft die Abschreibung des Pools weiter, als wäre nichts geschehen.
Aufzeichnen, sonst kippt der Abzug
Ab einem bestimmten Wert verlangt das Gesetz eine besondere Aufzeichnung: Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten müssen je Gegenstand festgehalten werden, entweder in einem gesonderten Verzeichnis oder dadurch, dass diese Angaben aus der Buchführung selbst hervorgehen, etwa über ein eigenes Konto.
Fehlt diese Aufzeichnung, ist der Sofortabzug angreifbar. Das ist ärgerlich, weil es sich um reine Form handelt: Der Aufwand ist entstanden, nur die Dokumentation fehlt. In der Praxis genügt es meist, GWG konsequent auf eigene Konten zu buchen und die Rechnungen dort abzulegen.
Typische Fehler bei der Beurteilung
Der erste: eine Rechnung über mehrere Geräte wird als ein Betrag betrachtet. Beurteilt wird aber jeder Gegenstand für sich, also die einzelne Leuchte, nicht die Lieferung.
Der zweite: ein einheitliches Wirtschaftsgut wird künstlich zerlegt, damit die Teile unter die Grenze rutschen. Eine Ladeneinrichtung, die als Gesamtheit geplant und montiert wird, bleibt ein Wirtschaftsgut, auch wenn die Rechnung Einzelposten ausweist.
Der dritte: nachträgliche Anschaffungskosten werden übersehen. Wird ein Gerät kurz nach dem Kauf ergänzt oder erweitert, kann der zusammengerechnete Betrag die Grenze reißen.
Wo wir aufhören
Welche Wertgrenze aktuell gilt, ob ein bestimmter Gegenstand selbstständig nutzbar ist und ob der Sammelposten für dein Jahr sinnvoll wäre, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Was du dafür brauchst, kannst du selbst vorbereiten: vollständige Rechnungen, Anschaffungsdatum, klare Bezeichnung.
