Mahnkosten und Verzugszinsen: was zulässig ist

Mahnkosten sind kein Zusatzertrag, sondern Schadensersatz. Verlangen darfst du deshalb das, was dir die Beitreibung tatsächlich gekostet hat, dazu die Zinsen, die das Gesetz vorsieht. Pauschalen, die aus der Luft gegriffen sind, halten der ersten Rückfrage nicht stand.

Die erste Mahnung zahlst du selbst

Solange kein Verzug besteht, gibt es keinen Verzugsschaden. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, ist deshalb regelmäßig nicht erstattungsfähig. Erst was danach an Aufwand entsteht, kannst du dem Kunden in Rechnung stellen.

Wer schon auf die erste Zahlungserinnerung eine Gebühr setzt, hat also nicht nur ein Argument weniger, sondern eine angreifbare Position mehr. Der Aufschlag wird dann zum Thema, statt dass über die Hauptforderung gesprochen wird.

Ersatzfähig ist der tatsächliche Aufwand

Dazu zählen Porto, Material und ähnliche unmittelbare Kosten. Die eigene Arbeitszeit für das Schreiben zählt nach verbreiteter Rechtsprechung nicht dazu, weil das Bearbeiten eigener Forderungen zum allgemeinen Betriebsaufwand gehört.

Klauseln in deinen Bedingungen, die eine feste Mahnpauschale festlegen, sind gegenüber Verbrauchern nur haltbar, wenn sie den typischen Schaden nicht übersteigen und dem Kunden der Nachweis eines geringeren Schadens offen bleibt. Lass eine solche Klausel prüfen, bevor du sie in deine Rechnungen übernimmst.

Wie Verzugszinsen gerechnet werden

Der gesetzliche Verzugszins besteht aus zwei Teilen: dem Basiszinssatz und einem festen Aufschlag in Prozentpunkten. Den Basiszinssatz legt die Deutsche Bundesbank nicht fest, sie gibt ihn nur bekannt: Er ergibt sich aus dem Gesetz, folgt dem Leitzins der Europäischen Zentralbank und ändert sich zu festen Stichtagen im Jahr. Weil er sich damit im Zeitverlauf verändert, kann eine lange offene Forderung über mehrere Zinsperioden laufen und ist abschnittsweise zu rechnen.

Der Aufschlag fällt unterschiedlich hoch aus, je nachdem, ob ein Verbraucher beteiligt ist oder ob es sich um ein Geschäft zwischen Unternehmen handelt. Beide Werte holst du dir aus dem Gesetzestext und von der Bundesbank, geraten wird hier nichts. Gerechnet wird taggenau vom Verzugseintritt bis zum Zahlungseingang auf den offenen Betrag.

Die Pauschale gegenüber Geschäftskunden

Ist der Schuldner kein Verbraucher, sieht das Gesetz zusätzlich eine feste Pauschale für Beitreibungskosten vor. Sie fällt je offener Forderung an und ist unabhängig davon, ob dir überhaupt Kosten entstanden sind. Die Höhe steht im Gesetzestext.

Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen. Gegenüber Privatkunden gibt es diese Pauschale nicht. Und wenn du später Kosten der Rechtsverfolgung geltend machst, wird die Pauschale darauf angerechnet, sie kommt also nicht einfach obendrauf.

So gehört es ins Mahnschreiben

Führe die Posten getrennt auf: Hauptforderung mit Rechnungsnummer und Datum, Zinsen mit Zeitraum und Zinssatz, Mahnkosten einzeln benannt, darunter die Summe und ein neues Zahlungsdatum. Wer nur eine Endsumme nennt, bekommt Rückfragen und verliert Zeit.

Das Mahnschreiben ist keine neue Rechnung. Zinsen und Mahnkosten sind Schadensersatz und kein Entgelt für eine Leistung, deshalb behandelst du sie in der Buchhaltung nicht wie einen Umsatz. Wie das in deinem Kontenrahmen aussieht, klärst du einmal mit deiner Steuerberatung und behältst es dann bei.

Wann der Verzicht die bessere Rechnung ist

Bei kleinen Beträgen und langjähriger Kundschaft kann der Verzicht auf Zinsen und Kosten mehr wert sein als das, was hereinkäme. Entscheide das bewusst und einheitlich statt nach Tagesform, und halte den Verzicht fest. Sonst bleibt in der Buchhaltung eine offene Position stehen, die später niemand mehr zuordnen kann.

Wo wir aufhören

Welche Kosten im Einzelfall ersatzfähig sind und welcher Zinssatz auf deine Forderung passt, hängt an der Vertragsbeziehung und an aktuell geltenden Werten. Die rechtliche Bewertung gehört zu deiner Rechtsberatung, die Buchung zu deiner Steuerberatung. Wir erklären hier den Mechanismus, damit du beides prüfen kannst.