Inkasso ist der Punkt, an dem du eine Forderung aus der Hand gibst. Das kann Geld zurückholen, das sonst verloren wäre, und es kostet dich in aller Regel den Kunden. Beides gehört in die Entscheidung, bevor du beauftragst.
Was ein Inkassodienst darf und was nicht
Inkassodienstleister sind registrierte Rechtsdienstleister. Die Registrierung kannst du im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister nachschlagen, und das solltest du vor der ersten Beauftragung tun.
Sie dürfen deine Forderung außergerichtlich einziehen, also anschreiben, anrufen und verhandeln. Hoheitliche Befugnisse haben sie nicht: kein Zutritt zu Räumen, keine Pfändung, keine Wegnahme von Sachen. Wer mit solchen Ankündigungen arbeitet, arbeitet nicht seriös, und das fällt am Ende auf deinen Betrieb zurück.
Einzug im Auftrag oder Verkauf der Forderung
Beim üblichen Inkassomandat bleibst du Gläubiger. Der Dienstleister zieht in deinem Namen ein und rechnet im Erfolgsfall nach Gebührensätzen oder mit einem vereinbarten Anteil ab. Das Ausfallrisiko bleibt bei dir.
Beim Forderungsverkauf geht die Forderung mit einem Abschlag über, das Risiko wandert mit. Das ist eher für Pakete gleichartiger Forderungen interessant als für den einen großen Ausfall. Vor der Unterschrift lohnt der Blick auf drei Punkte: Was kostet ein erfolgloser Einzug, wie lange bist du gebunden, und wann bekommst du die Forderung zurück?
Wer die Kosten trägt
Grundsätzlich schuldet der Schuldner die Kosten der Beitreibung als Verzugsschaden. Das setzt voraus, dass er sich bei der Beauftragung bereits in Verzug befand, und es hilft dir nur, wenn er am Ende auch zahlt. Zahlt er nicht, bleiben die Kosten bei dir.
Erstattungsfähig ist zudem nur, was der Höhe nach angemessen ist. Als Maßstab dienen die Gebühren, die ein Anwalt für dieselbe Tätigkeit ansetzen dürfte. Die geltenden Sätze nennt dir der Dienstleister, nachprüfen lassen kannst du sie bei deiner Rechtsberatung.
Die Übergabe entscheidet über den Erfolg
Übergib eine vollständige Akte: Vertrag oder Auftrag, Nachweis der Leistung, Rechnung, alle Mahnungen mit Datum und Versandweg, den Schriftverkehr und den aktuellen Saldo. Unvollständige Unterlagen führen zu Rückfragen, und in der Zeit sinkt die Zahlungsbereitschaft weiter.
Danach gilt Arbeitsteilung. Du mahnst nicht mehr parallel, und Zahlungseingänge, die direkt bei dir landen, meldest du sofort weiter. Nichts beschädigt eine Forderung so zuverlässig wie ein Schreiben über einen Betrag, der längst bezahlt ist.
Was es mit der Kundenbeziehung macht
Ein Inkassoschreiben beendet die Geschäftsbeziehung in den meisten Fällen. Bei Stammkundschaft ist deshalb der Anruf vorher fast immer die bessere Investition, notfalls mit einer schriftlichen Ratenvereinbarung.
Rechne außerdem damit, dass der Auftritt des Dienstleisters dir zugerechnet wird, bis hin zur öffentlichen Bewertung. Sieh dir an, wie er formuliert, bevor du ihm deine Kundendaten gibst. Datenschutzrechtlich gibst du personenbezogene Daten weiter und solltest sagen können, auf welcher Grundlage das geschieht.
Inkasso oder gleich zum Gericht
Inkasso ist stark, solange es um Ansprache und Erreichbarkeit geht: hartnäckiges Nachfassen, Ratenvereinbarungen, Ermittlung einer neuen Anschrift. Geht es dagegen nur noch darum, einen Titel zu bekommen, weil der Schuldner überhaupt nicht reagiert, ist das gerichtliche Mahnverfahren der direktere und meist günstigere Weg.
Viele Dienstleister bieten beides an und leiten das gerichtliche Verfahren für dich ein. Lass dir vorher sagen, welche Kosten dabei zusätzlich entstehen und wer sie vorschießt.
Wo wir aufhören
Welche Kosten in deinem Fall erstattungsfähig sind, wie ein Inkassovertrag zu bewerten ist und was du beim Umgang mit den Daten deiner Kundschaft beachten musst, sind rechtliche Fragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung. Wir ordnen hier ein, worauf du bei der Entscheidung schaust.
