Zur offenen Handelsgesellschaft führen zwei Wege. Der eine ist gewollt: Man vereinbart sie und lässt sie eintragen. Der andere passiert von selbst, wenn eine bestehende Gesellschaft in ein Handelsgewerbe hineinwächst.
Der formale Ablauf ist in beiden Fällen gleich. Was die Eintragung bewirkt, ist es nicht, und dieser Unterschied entscheidet darüber, ab wann kaufmännische Pflichten gelten.
Vor der Anmeldung: Firma, Gegenstand, Vertretung
Die Firma darf frei gewählt werden, solange sie unterscheidungskräftig ist und nicht in die Irre führt. Der Rechtsformzusatz ist Pflicht. Eine Vorabprüfung bei der Industrie- und Handelskammer ist sinnvoll, weil das Registergericht die Kammer im Zweifel ohnehin fragt. Wer den Namen erst nach der Beanstandung ändert, zahlt den Weg zum Notar zweimal.
Die zweite Entscheidung betrifft die Vertretung. Gesetzlicher Normalfall ist, dass jeder Gesellschafter allein unterschreiben darf. Wer das anders will, muss die Regelung anmelden und eintragen lassen, denn nur was im Register steht, wirkt gegenüber Dritten. Eine interne Absprache hält den Vertrag nicht auf, den ein Gesellschafter gegen sie schließt.
Der Gesellschaftsvertrag
Der Vertrag ist formfrei, gehört aber schriftlich festgehalten. Hinein gehören die Beiträge der Gesellschafter, die Verteilung von Gewinn und Verlust, eine Vergütung für den, der die Arbeit macht, Entnahmerechte, Kündigung, Wettbewerbsverbot, Nachfolge und Abfindung.
Eine Besonderheit wird regelmäßig übersehen: Scheiden alle bis auf einen Gesellschafter aus, gibt es keine Gesellschaft mehr. Betrieb und Verbindlichkeiten wachsen dem Verbliebenen an, der damit ein Einzelunternehmen führt, samt persönlicher Haftung für alles. Wer das nicht will, regelt im Vertrag, wie in so einem Fall ein neuer Gesellschafter eintritt oder abgewickelt wird.
Die Anmeldung läuft über den Notar
Angemeldet wird von sämtlichen Gesellschaftern. Der Notar beglaubigt die Unterschriften und reicht elektronisch beim Registergericht ein. Beurkundet wird nichts: Anders als bei der GmbH ist der Gesellschaftsvertrag der OHG nicht beurkundungsbedürftig, der Notar sieht ihn oft gar nicht.
Zur Anmeldung gehören Firma, Sitz und Geschäftsanschrift, der Gegenstand des Unternehmens, sämtliche Gesellschafter mit Geburtsdatum und Wohnort sowie die Vertretungsregelung. Eingetragen wird in Abteilung A des Handelsregisters, dort stehen die Personengesellschaften und die eingetragenen Kaufleute.
Was die Eintragung bewirkt, hängt vom Fall ab
Betreibt die Gesellschaft bereits ein Handelsgewerbe, ist sie schon OHG, bevor irgendjemand etwas anmeldet. Die Eintragung ist dann Pflicht, macht den Zustand aber nur öffentlich. Sie schaltet nichts ein: Buchführungspflicht und kaufmännische Sorgfalt galten bereits vorher, und das lässt sich rückwirkend nicht wegdiskutieren.
Betreibt die Gesellschaft dagegen ein Kleingewerbe oder verwaltet sie nur eigenes Vermögen, ist die Eintragung freiwillig, und dann ist sie der Schalter: Erst mit ihr wird aus der GbR eine OHG. Wer beides verwechselt, verschätzt sich beim Zeitpunkt, ab dem er Bücher führen muss.
Startpflichten ab dem ersten Tag
Als Handelsgesellschaft ist die OHG buchführungspflichtig. Fällig ist eine Eröffnungsbilanz auf den Gründungszeitpunkt, danach doppelte Buchführung, Inventar und Jahresabschluss. Die Erleichterungen für kleine Einzelkaufleute gelten hier nicht.
Dazu kommen die Gewerbeanmeldung, der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, die einheitliche und gesonderte Feststellung des Gewinns, die Gewerbesteuer auf Ebene der Gesellschaft, die Kammermitgliedschaft und die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft.
Der letzte Punkt ist der langweiligste und wird trotzdem am häufigsten liegen gelassen: Auf Geschäftsbriefen, Rechnungen, im Impressum und in der E-Mail-Signatur müssen jetzt Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Registernummer stehen. Wer aus einer GbR kommt, arbeitet sonst noch lange mit den alten Vorlagen weiter, und Konto, Verträge und Zahlungsempfänger tragen weiter den alten Namen.
Wo die Beratung anfängt
Ob dein Betrieb die Schwelle zum Handelsgewerbe überschritten hat, ab wann Buchführungspflicht besteht und wie Vertretung und Abfindung zu regeln sind, sind rechtliche und steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung und zu deiner Steuerberatung. Wir beschreiben den Weg, nicht die Entscheidung.
