Eine Online-Terminbuchung nimmt Anrufe ab, die sonst mitten in der Arbeit klingeln, und sie nimmt Buchungen zu Zeiten an, zu denen niemand ans Telefon geht. Ein erheblicher Teil der Termine entsteht abends und am Wochenende, also genau dann, wenn dein Betrieb geschlossen ist.

Der Preis dafür sind Regeln, die vorher nur im Kopf existierten und jetzt aufgeschrieben werden müssen.

Für welche Betriebe sich das rechnet

Gut geeignet sind Leistungen mit planbarer Dauer: Friseur, Kosmetik, Physiotherapie, Fußpflege, Beratungsgespräch, Reifenwechsel. Der Termin hat eine Länge, einen Preis und braucht keine Rückfrage.

Schwierig wird es, wenn die Dauer erst nach dem Ansehen feststeht, etwa in der Werkstatt oder im Handwerk. Dort funktioniert die Buchung als Anfrage: Die Kundschaft schlägt ein Zeitfenster vor, du bestätigst oder rufst zurück. Wichtig ist nur, dass die Seite nicht so aussieht, als sei der Termin schon fest, wenn er es nicht ist.

Ein Kalender, nicht zwei

Doppelbuchungen entstehen fast nie durch die Software, sondern dadurch, dass telefonisch vereinbarte Termine erst später eingetragen werden. Wenn das Buchungsfenster nicht denselben Kalender liest, in dem auch das Telefon landet, hast du zwei Wahrheiten und eine unangenehme Situation an der Tür.

Ebenso wichtig sind die Zeiten, die keine Termine sind. Vorbereitung, Aufräumen, Warenannahme, Mittagspause, Fahrzeit bei Außenterminen: Was nicht als belegt im Kalender steht, wird gebucht.

Ausfälle: Erinnerung, Absagefenster, Anzahlung

Gegen Nichterscheinen wirken drei Dinge in dieser Reihenfolge. Eine automatische Erinnerung kurz vor dem Termin holt die meisten vergessenen Termine zurück und kostet nichts. Ein klar benanntes Absagefenster gibt der Kundschaft einen einfachen Weg, rechtzeitig abzusagen, und dir die Chance, den Platz neu zu vergeben.

Erst danach kommt das Geld. Ein Ausfallhonorar wirkt nur, wenn es vor der Buchung sichtbar vereinbart wurde, und es einzutreiben ist mühsam. Deutlich wirksamer ist eine Anzahlung bei der Buchung, weil sie im Voraus fließt statt hinterher gefordert zu werden. Für Betriebe mit teuren, langen Terminen ist sie oft die einzige Lösung, die trägt.

Was eine Anzahlung auslöst

Eine Anzahlung ist kein Pfand, sondern Umsatz. Umsatzsteuerlich entsteht die Steuer bereits mit der Vereinnahmung des Betrags und nicht erst mit der Leistung. Das ist beherrschbar, muss aber in der Buchhaltung sauber laufen, sonst wird derselbe Betrag am Terminende ein zweites Mal erfasst.

Regele außerdem schriftlich, was bei rechtzeitiger Absage mit der Anzahlung passiert und was bei kurzfristiger. Wird sie erstattet, verrechnet oder einbehalten? Diese Antwort steht besser auf der Buchungsseite als im Streitgespräch. Wird die Anzahlung mit Karte gezahlt, gilt für die Rückabwicklung der übliche Weg: Erstattung auf dasselbe Zahlungsmittel, nicht in bar.

Ein online geschlossener Vertrag ist Fernabsatz

Wenn Verbraucher über deine Seite verbindlich buchen und zahlen, kommt der Vertrag im Fernabsatz zustande. Damit gelten Informationspflichten und grundsätzlich ein Widerrufsrecht von 14 Tagen. Für bestimmte Dienstleistungen zu einem festen Termin gibt es Ausnahmen, und wenn die Leistung auf ausdrücklichen Wunsch vor Ablauf der Frist beginnt, gelten besondere Regeln.

Ob dein Angebot unter eine dieser Ausnahmen fällt, entscheidet sich an Details der Leistung und der Formulierung auf der Seite. Das ist der Punkt, an dem Vorlagen aus dem Netz regelmäßig danebenliegen.

Nur die Daten, die du brauchst

Für einen Termin genügen Name, eine Kontaktmöglichkeit und die gebuchte Leistung. Geburtsdatum, Adresse und freie Textfelder mit Beschwerdebeschreibungen sammeln Daten an, die du danach schützen und löschen musst. In Praxen und bei therapeutischen Leistungen handelt es sich zusätzlich um Gesundheitsdaten mit strengeren Anforderungen.

Mit dem Anbieter der Buchungssoftware gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen, und es gehört festgelegt, wann alte Termine gelöscht werden.

Wo wir aufhören

Ob in deinem Fall ein Widerrufsrecht besteht, wie eine Ausfallregelung wirksam vereinbart wird und was mit einer Anzahlung buchhalterisch passiert, sind Fragen für die Rechtsberatung und die Steuerberatung. Wir ordnen hier die Mechanik ein, wir ersetzen diese Beratung nicht.