Bei Hotels, Mietwagen und an vielen Tankstellen wird nicht der Endbetrag kassiert, sondern zuerst ein geschätzter Betrag reserviert. Die Kundschaft sieht dann auf dem Konto eine Vormerkung, die weder Zahlung noch Abbuchung ist, aber genau so aussieht.
Das Verfahren heißt Vorautorisierung. Es löst ein echtes Problem und erzeugt zugleich die häufigste Rückfrage, die im Zusammenhang mit Kartenzahlung am Tresen gestellt wird.
Was eine Vorautorisierung tut
Sie fragt den Kartenherausgeber, ob ein bestimmter Betrag zugesagt werden kann, und blockiert ihn im verfügbaren Rahmen der Karte. Geld fließt dabei nicht. Der Betrag ist nur für andere Zahlungen nicht mehr nutzbar.
Sinnvoll ist das überall dort, wo der Endbetrag zu Beginn der Leistung nicht feststeht: die Zapfsäule kennt die getankte Menge noch nicht, das Hotel kennt die Minibar noch nicht, der Vermieter kennt den Tankstand bei Rückgabe noch nicht. Ohne Reservierung müsste jeder dieser Betriebe darauf vertrauen, dass am Ende gezahlt wird.
Wie lange eine Reservierung stehen bleibt, legt nicht der Händler fest, sondern der Kartenherausgeber innerhalb der Regeln des Kartensystems. Je nach Karte und Branche fällt das unterschiedlich aus. Verlass dich deshalb nicht auf einen Erfahrungswert, sondern schließe jede Reservierung aktiv ab oder storniere sie.
Der Abschluss macht daraus eine Zahlung
Am Ende wird der tatsächliche Betrag eingereicht. Liegt er unter der Reservierung, wird auch nur der tatsächliche Betrag verrechnet. Für dich ist die Differenz damit erledigt, für die Kundschaft nicht unbedingt.
Ob die überschüssige Reservierung sofort verschwindet, entscheidet nämlich der Kartenherausgeber. Manche geben sie mit der Buchung frei, andere lassen sie bis zum Ablauf einer eigenen Frist stehen. Als Händler kannst du eine Reservierung stornieren oder freigeben, sofern dein System das unterstützt. Beschleunigen kannst du die Verarbeitung einer fremden Bank nicht.
Debitkarte und Kreditkarte fühlen sich unterschiedlich an
Bei einer Kreditkarte mindert die Reservierung den Verfügungsrahmen. Bei einer Debitkarte blockiert sie Guthaben auf dem Girokonto. Derselbe technische Vorgang trifft die Kundschaft also unterschiedlich hart.
Das erklärt, warum die Nachfrage fast immer von Debitkarteninhabern kommt und warum sie oft dringend ist. Wer knapp kalkuliert, merkt eine blockierte Summe sofort, und zwar an der nächsten Kasse.
Die typische Beschwerde und die passende Antwort
Der Satz lautet: Es wurde zweimal abgebucht. Meist stehen eine Vormerkung und die endgültige Buchung nebeneinander, und die Vormerkung fällt später weg. Hilfreich ist, das ruhig zu erklären und den Beleg mit der Vorgangsnummer mitzugeben.
Bleibt eine Reservierung ungewöhnlich lange stehen, ist der richtige Ansprechpartner die Bank der Kundschaft. Du kannst belegen, welcher Betrag eingereicht wurde. Freigeben muss der Kartenherausgeber.
Wie hoch darf reserviert werden
Die Reservierung soll die erwartete Leistung abdecken und nicht mehr. Wie weit ein Aufschlag zulässig ist, regeln die Vorgaben des jeweiligen Kartensystems und dein Vertrag mit dem Abwickler. Eine dauerhaft zu hohe Reservierung fällt dort auf und ärgert im Alltag die Kundschaft.
Sag den Betrag vorher an, gerade bei Übernachtungen und Vermietungen. Ein Satz beim Einchecken verhindert den Anruf am nächsten Morgen.
In der Abrechnung stehen nur abgeschlossene Vorgänge
Eine offene Reservierung ist kein Umsatz. Sie erscheint weder in deiner Auszahlung noch in der Abrechnung deines Abwicklers. Sichtbar wird sie erst, wenn sie mit einem Betrag abgeschlossen wurde.
Für Betriebe mit vielen laufenden Vorgängen bedeutet das, dass Kassenbericht und spätere Gutschrift systematisch auseinanderlaufen. Wer mit Reservierungen arbeitet, braucht deshalb eine Liste der offenen Vorgänge. Sonst fällt eine vergessene Reservierung erst auf, wenn sich die Kundschaft meldet, und im ungünstigen Fall gar nicht.
Was du im Betrieb festlegen solltest
Drei Punkte reichen: welcher Betrag reserviert wird, wer die Reservierung abschließt oder storniert, und was das Team antwortet, wenn jemand von doppelter Abbuchung spricht. Ohne diese Absprache landet jede Rückfrage bei dir, und zwar meist dann, wenn du gerade keine Zeit hast.
