Eine Kundin gibt einen Teil der Ware zurück, der Kartenbeleg ist schon gedruckt. Ob du jetzt stornierst oder erstattest, entscheidet nicht der Wunsch, sondern der Zeitpunkt. Solange der Umsatz noch nicht eingereicht ist, lässt er sich zurücknehmen. Danach geht nur noch eine neue Zahlung in die Gegenrichtung.
Für die Kundschaft sieht beides gleich aus, das Geld kommt zurück. In deiner Abrechnung, in der Buchführung und bei den Entgelten ist es ein deutlicher Unterschied.
Das Storno nimmt zurück, was noch nicht unterwegs ist
Beim Storno wird die Transaktion aufgehoben, bevor sie in die Verrechnung geht. Das Terminal meldet die Rücknahme an dieselbe Stelle, die zuvor die Freigabe erteilt hat, und der Betrag fällt aus dem Stapel heraus, der später eingereicht wird. Eingereicht und verrechnet wird er damit nie, und die Reservierung auf dem Kundenkonto entfällt.
Die praktische Grenze ist der Kassenschnitt. Danach ist der Umsatz eingereicht, und ein Storno ist nicht mehr möglich, auch wenn die Kundin noch vor dir steht. Wer regelmäßig kurz vor Feierabend korrigiert, sollte wissen, wann sein Terminal den Schnitt automatisch macht.
Für ein Storno wird die Originaltransaktion gebraucht: Belegnummer, oft auch die Karte, manchmal eine Berechtigung im Bedienermenü. Das ist Absicht. Das Storno ist der einzige Vorgang, mit dem sich Umsatz nahezu spurlos entfernen lässt, und deshalb wird er enger geführt als eine Erstattung.
Die Erstattung ist eine eigene Zahlung in die andere Richtung
Ist der Umsatz eingereicht, hilft nur noch die Gutschrift auf dieselbe Karte. Sie ist eine eigenständige Transaktion mit eigenem Beleg, eigener Nummer und eigenem Eintrag in der Abrechnung. Die ursprüngliche Zahlung bleibt bestehen, daneben steht ein negativer Betrag.
Wie lange es dauert, bis das Geld auf dem Kartenkonto sichtbar ist, entscheidet nicht dein Terminal, sondern die Bank der Kundschaft. Versprich deshalb nie einen Tag, sondern nur den Weg.
Wann ein Teilbetrag überhaupt möglich ist
Eine Teilerstattung ist meist unkritisch, weil du den Betrag frei eingibst. Beim Storno ist das anders: In vielen Verfahren kennt es nur den vollen Betrag der Originaltransaktion. Der übliche Weg lautet dann, komplett zu stornieren und den richtigen Betrag neu zu buchen, solange noch nicht eingereicht wurde.
Ob dein Gerät ein Teilstorno beherrscht, steht in der Anleitung zum jeweiligen Verfahren, nicht in der allgemeinen Terminalbeschreibung. Probier es einmal in einer ruhigen Minute aus und nicht zum ersten Mal, während jemand mit Rückgabewunsch am Tresen wartet.
Wie sich beides auf der Abrechnung zeigt
Ein Storno erscheint in der Regel gar nicht, weil der Umsatz nie eingereicht wurde. Auf dem Kassenbericht taucht es dagegen auf, dort werden beide Vorgänge protokolliert. Diese Lücke zwischen Kasse und Abrechnung ist normal und erklärt einen Teil der Differenzen, die man am Monatsende sucht.
Die Erstattung erscheint als eigene Position und mindert den Bruttoumsatz. Hier liegt die Stolperstelle: Das Entgelt der ursprünglichen Zahlung kommt in der Regel nicht zurück, und für die Erstattung selbst kann erneut ein Entgelt anfallen. Wer viel zurücknimmt, zahlt also auf Umsatz, den er nie behalten hat.
Bei Warengruppen, die häufig zurückkommen, lohnt sich deshalb der Blick auf den Ablauf im Verkauf. Wird erst kassiert und dann angeprobt oder umgekehrt, macht über das Jahr einen messbaren Unterschied.
Was du der Kundschaft sagen kannst
Sag, dass das Geld auf dieselbe Karte zurückgeht, und lass offen, wann es dort ankommt. Bargeld aus der Kasse statt einer Gutschrift ist bequem, reißt aber die Spur auseinander: Der Kartenumsatz bleibt stehen, der Bargeldbestand sinkt, und beim nächsten Kassensturz fehlt die Erklärung.
Bewahre den Beleg der Erstattung genauso auf wie den Verkaufsbeleg. Bei einem späteren Widerspruch ist er dein Nachweis, dass du bereits zurückgezahlt hast.
Wo wir aufhören
Ob du überhaupt zurücknehmen musst, ist eine andere Frage als die nach dem technischen Weg. Bei neu gekauften Sachen gilt eine Gewährleistung von 2 Jahren, im Fernabsatz kommt die Widerrufsfrist von 14 Tagen hinzu, der Umtausch im Laden ist dagegen Kulanz. Was in deinem Fall gilt und wie du es in deinen Bedingungen formulierst, gehört zur Rechtsberatung. Wie Erstattungen zu buchen sind und was mit der bereits gemeldeten Umsatzsteuer passiert, klärt deine Steuerberatung.
