Der häufigste Fehler bei der Preisfindung im Dienstleistungsbetrieb lässt sich in einem Satz beschreiben: Jemand nimmt das Gehalt, das er als Angestellter hatte, teilt es durch die Arbeitsstunden eines Jahres und schlägt etwas drauf. Heraus kommt ein Satz, der die Rechnungen des Betriebs nicht bezahlt. Ein Stundensatz ist kein Stundenlohn. Er ist ein Preis, und er muss alles tragen, was der Betrieb kostet.
Zuerst die Stunden, die du wirklich verkaufen kannst
Die Rechnung beginnt nicht bei den Kosten, sondern bei der Zeit. Von den Stunden eines Jahres gehen zunächst Wochenenden, Feiertage, Urlaub und eine realistisch angesetzte Zahl an Krankheitstagen ab. Wer diesen Abzug überspringt, verkauft rechnerisch Zeit, in der der Betrieb geschlossen ist.
Vom Rest ist nur ein Teil verkaufbar. Angebote schreiben, Rechnungen stellen, Material besorgen, Werkzeug pflegen, telefonieren, Belege sortieren, Weiterbildung: Das ist Arbeitszeit, aber niemand bezahlt sie gesondert. Der Anteil der produktiven Stunden liegt in fast jedem kleinen Betrieb deutlich unter dem, was man vermutet. Wer ihn über einige Wochen ehrlich mitschreibt, hat die wichtigste Größe seiner Kalkulation, und zwar die eigene statt einer aus einem Ratgeber.
Dann alles, was der Betrieb im Jahr kostet
Auf die Kostenseite gehören Miete, Versicherungen, Fahrzeug, Werkzeug und Abschreibung, Software, Telefon und Internet, Beiträge an Kammer und Berufsgenossenschaft, Steuerberatung, Werbung, Kontoführung, Fortbildung. Dazu die Posten, die ein Angestellter nie sieht: Kranken- und Pflegeversicherung in voller Höhe, Altersvorsorge, eine Rücklage für längeren Ausfall.
Diese Summe wird nicht auf alle Stunden verteilt, sondern ausschließlich auf die verkaufbaren. Genau hier löst sich die Rechnung von der Gehaltslogik: Jede bezahlte Stunde trägt die unbezahlten mit. Je kleiner der produktive Anteil, desto höher muss der Satz sein, damit am Ende dasselbe herauskommt.
Gewinn ist keine Restgröße
Was nach Deckung aller Kosten übrig bleibt, ist noch kein Gewinn, sondern dein Unternehmerlohn, also das, wovon du lebst. Der Gewinn kommt darüber. Er ist kein Bonus für gute Jahre, sondern die Rücklage für die nächste Maschine, für den schwachen Winter und für die Steuernachzahlung, die immer später kommt als das Geld.
Setze den Unternehmerlohn deshalb als festen Betrag an, bevor du teilst, nicht als das, was zufällig übrig bleibt. Ein Satz, der ohne Gewinn kalkuliert ist, funktioniert genau so lange, wie nichts kaputtgeht.
Fahrtzeit, Rüstzeit, Nachbesserung
Bei mobilen Dienstleistungen und im Handwerk entscheidet die Anfahrt über die Marge. Zwei kurze Aufträge mit langer Fahrt dazwischen können teurer sein als ein voller Tag bei einer einzigen Kundschaft. Wer die Anfahrt nicht getrennt ausweist, sondern in den Stundensatz mischt, macht Aufträge in der Nachbarschaft künstlich teuer und weit entfernte künstlich billig.
Dasselbe gilt für Rüstzeit, für den Weg zum Baustoffhandel und für Nachbesserungen. Diese Zeiten verschwinden nicht, wenn man sie nicht aufschreibt. Sie wandern nur aus der Rechnung in den Feierabend.
Der Marktpreis prüft deine Rechnung, er ersetzt sie nicht
Liegt dein berechneter Satz über dem, was im Umkreis üblich ist, ist das eine Information, kein Grund, die Rechnung umzuwerfen. Meist steckt einer von drei Befunden dahinter: Der Kostenblock ist zu groß für die Betriebsgröße, der produktive Anteil ist zu klein, oder die Leistung ist so austauschbar, dass nur der Preis entscheidet. Jeder dieser Befunde hat eine eigene Antwort.
Wer stattdessen einfach den Satz senkt, verkauft die Differenz aus dem eigenen Lebensunterhalt. Wer erhöht, tut es besser zum Jahreswechsel, angekündigt, für alle gleich und nicht nur bei den unangenehmen Kunden. Bestehende Angebote und Pauschalen bleiben zum alten Satz stehen, sonst wird aus einer Preisanpassung ein Streit.
Wo die Beratung anfängt
Der Stundensatz ist eine kaufmännische Rechnung, keine steuerliche. Welche Kosten als Betriebsausgabe abziehbar sind, wie Anschaffungen abzuschreiben sind und welche Vorsorgeaufwendungen in die Kalkulation gehören, klärt deine Steuerberatung. Sie sagt dir auch, ob du deinen Satz netto oder brutto kommunizieren solltest: Gegenüber Verbrauchern ist der Bruttopreis der Preis, gegenüber Betrieben zählt der Nettobetrag, und zwischen beiden liegt die Umsatzsteuer.
