Im Handel entsteht der Gewinn im Einkauf und wird an der Kasse nur noch eingesammelt. Die Kalkulation ist deshalb keine Formalie, sondern die Stelle, an der ein Sortiment über Jahre entweder trägt oder still Geld verliert.
Was wirklich im Wareneinsatz steckt
Der Rechnungsbetrag des Lieferanten ist nur der Anfang. Dazu kommen Fracht, Verpackung, Zölle und Einfuhrabgaben bei Ware aus Drittländern, manchmal Mindermengenzuschläge. Abgezogen werden Rabatte, Boni und Skonto. Erst diese Summe ist der Einstandspreis, und nur mit ihm darfst du rechnen.
Skonto wird dabei gern übersehen. Es mindert deinen Einkaufspreis und damit dauerhaft deine Kalkulationsbasis. Wer Skonto nicht zieht, verzichtet nicht auf einen Bonus, sondern kauft schlechter ein als der Wettbewerb.
Immer netto rechnen
Kalkuliert wird ohne Umsatzsteuer, ausgezeichnet wird mit. Die Steuer ist ein durchlaufender Posten und hat in der Kalkulation nichts verloren. Wichtig wird sie erst am Ende, wenn aus dem Nettopreis der Auszeichnungspreis wird, mit 19 Prozent im Regelfall oder 7 Prozent beim ermäßigten Satz. Betriebe mit gemischtem Sortiment, etwa Lebensmittel neben Non-Food, rechnen jede Warengruppe getrennt, sonst verschiebt sich die ganze Kalkulation.
Aufschlag und Spanne sind zwei verschiedene Zahlen
Der Kalkulationsaufschlag rechnet vom Einkaufspreis nach oben. Die Handelsspanne rechnet vom Verkaufspreis nach unten. Beide beschreiben denselben Euro-Betrag, aber mit verschiedenen Bezugsgrößen, und deshalb ergeben sie verschiedene Prozentzahlen. Die Spanne ist immer die kleinere von beiden.
Der Fehler, der daraus entsteht, ist teuer und verbreitet: Jemand braucht eine bestimmte Spanne, schlägt aber diesen Prozentsatz auf den Einkaufspreis auf. Das Ergebnis liegt systematisch unter dem, was er erreichen wollte, und zwar bei jedem Artikel. Prüfe die Zahl deshalb immer rückwärts: Zieh vom kalkulierten Nettopreis den Einstandspreis ab und teile die Differenz durch den Nettopreis. Das ist deine tatsächliche Spanne.
Was die Spanne wieder auffrisst
- Schwund, Bruch, Verderb und Diebstahl
- Abschriften am Saisonende und Reduzierung von Ladenhütern
- Retouren, die du nicht als Neuware zurückgeben kannst
- Entgelte je Zahlung und Kosten für den Bargeldumgang
- Rabattaktionen und Kundenkarten
Diese Posten gehören nicht in ein Bauchgefühl, sondern als kalkulierter Abschlag in den Verkaufspreis, warengruppenweise. In einer Abteilung mit Frischware ist er ein anderer als bei Schrauben.
Warum Rabatte überproportional wirken
Ein Preisnachlass geht nicht vom Umsatz ab, sondern vollständig vom Deckungsbeitrag. Der Einkaufspreis bleibt ja, wie er ist. Bei einem Artikel mit knapper Spanne kann schon ein kleiner Nachlass den Beitrag halbieren, und dann brauchst du die doppelte Menge, nur um dorthin zurückzukommen, wo du vorher warst. Rechne vor jeder Aktion aus, welche Mehrmenge nötig wäre, und entscheide erst dann.
Mischkalkulation statt Gießkanne
Nicht jeder Artikel muss dieselbe Spanne tragen. Vergleichbare Artikel, die die Kundschaft im Preis kennt, kalkulierst du knapp, weil sie den Preiseindruck des ganzen Ladens bestimmen. Beratungsintensive Ware, Zubehör und Eigenmarken tragen dafür mehr. Entscheidend ist nicht die Spanne des einzelnen Artikels, sondern der Deckungsbeitrag des typischen Warenkorbs.
Nachrechnen ist Pflicht, nicht Kür
Einkaufspreise ändern sich, Frachtkosten ändern sich, Verpackungsgrößen ändern sich. Kalkulationen altern still. Nimm dir regelmäßig die umsatzstärksten Artikel und die größten Warengruppen vor und prüfe den aktuellen Einstandspreis gegen den hinterlegten. Meist findet sich dort mehr Geld als in jeder neuen Werbeaktion.
Wenn Einkaufspreise steigen, ist der Prozentsatz der bessere Weg als der pauschale Aufschlag in Euro. Wer nur den gestiegenen Einstandspreis weitergibt, hält seinen Gewinn in Euro konstant, aber seine Spanne sinkt, und mit ihr die Deckung für alles, was ebenfalls teurer geworden ist. Rechne die Preisliste deshalb neu, statt sie fortzuschreiben.
Wo wir aufhören
Welcher Steuersatz für dein Sortiment gilt und wie Bestände und Abschriften zu bewerten sind, klärt deine Steuerberatung. Für die Auszeichnung der Preise im Laden gelten eigene rechtliche Vorgaben, etwa zum Grundpreis. Wir ordnen hier die Rechenlogik ein, mehr nicht.
