Ein Übersetzungs- oder Lektoratsbüro lebt von vielen kleinen Aufträgen. Eine Urkunde, ein Anschreiben, zwei Seiten Vertrag. Der Auftragswert schwankt stark, der Aufwand für Angebot, Abwicklung, Rechnung und Zahlungsüberwachung dagegen kaum.
Darin liegt das eigentliche betriebswirtschaftliche Problem dieser Branche, und es lässt sich über den Zahlungsweg besser lösen als über den Preis.
Der Aufwand je Auftrag hängt kaum am Auftragswert
Angebot schreiben, Datei prüfen, Termin zusagen, liefern, Rechnung stellen, Zahlungseingang kontrollieren, im Zweifel erinnern. Diese Kette läuft beim kleinen Auftrag genauso ab wie beim großen. Beim kleinen frisst sie die Marge, sobald eine einzige Erinnerung nötig wird.
Die Konsequenz ist selten eine Preiserhöhung. Wirksamer sind ein Mindestauftragswert und ein einheitlicher, kurzer Weg für alles darunter.
Vorkasse bei Neukunden ist branchenüblich
Bei Erstkunden, die du nicht einschätzen kannst, ist Vorkasse der Normalfall, besonders bei Privatpersonen und bei Anfragen aus dem Ausland. Sie kostet dich keine Aufträge, wenn du sie als selbstverständlichen Ablauf darstellst und nicht als Misstrauensbekundung.
Bei Agenturen und Stammkunden dreht sich das Bild: Dort sind Rahmenvereinbarungen, Sammelrechnungen und Zahlungsziele üblich. Beide Modelle nebeneinander zu führen ist normal. Sie dürfen nur nicht durcheinandergeraten, weil sonst genau der Kunde eine Vorkasseaufforderung bekommt, der seit Jahren pünktlich zahlt.
Der Zahlungsweg muss zum Betrag passen
Die Überweisung ist günstig, aber langsam, und sie erzeugt Kontrollaufwand. Ein Zahlungslink in der Auftragsbestätigung kostet Gebühr, erledigt dafür Zahlung und Zuordnung in einem Schritt. Ein Terminal lohnt sich nur, wenn tatsächlich Kundschaft im Büro steht.
Bei kleinen Beträgen entscheidet die Struktur des Preises, nicht der Prozentsatz allein. Bei R&B Pay stehen zwei Modelle nebeneinander: 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung, oder der Tarif All-in mit 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag. Alle Angaben netto zuzüglich Umsatzsteuer. Bei vielen kleinen Zahlungen wiegt ein fester Centbetrag schwerer als der Prozentsatz, bei wenigen großen ist es umgekehrt. Rechne das an deinen eigenen Beträgen durch, nicht an Beispielen.
Eiltermine sind eine eigene Leistung
Ein Auftrag, der am selben Tag fertig sein soll, verdrängt andere Arbeit und zerlegt die Tagesplanung. Wenn dafür kein eigener Preis existiert, subventionierst du die Kurzfristigkeit deiner Kundschaft.
Sinnvoll ist ein benannter Zuschlag mit klarer Bedingung: ab welcher Zusagezeit er gilt und was du dafür garantierst. Zusammen mit Vorkasse ist das die einzige Konstellation, in der ein Eilauftrag rechnet, statt nur die Woche zu stören.
Beglaubigte Übersetzungen bringen Laufkundschaft
Wo mit Stempel und Unterschrift gearbeitet wird, entsteht Papier, und Papier wird abgeholt oder verschickt. Das ist der einzige Teil des Geschäfts mit echtem Tresenverkehr: Der Kunde steht vor dir, das Dokument liegt fertig da, die Zahlung passiert im selben Moment.
Die Stolperstelle liegt vor diesem Termin. Wer die Vorlage erst bei der Abholung sieht, stellt dort fest, dass sie nicht taugt, und hat einen Kunden, der umsonst gekommen ist. Anforderungen an Original, Kopie und Format gehören in die Auftragsbestätigung, nicht in das Gespräch am Tresen.
Kunden im Ausland verändern die Rechnung
Bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland kann sich die Steuerschuld auf den Kunden verlagern. Voraussetzung ist unter anderem eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die du prüfen und deren Prüfung du dokumentieren solltest. Ob und wie das in deinem Fall gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung, bevor die erste Rechnung hinausgeht.
Praktisch kommt dazu: Zahlungen aus dem Ausland tragen Gebühren und Wechselkursaufschläge, die niemand vereinbart hat. Am Ende fehlt ein Rest, den du entweder abschreibst oder mühsam nachforderst. Wer den Zahlungsweg vorgibt, statt ihn dem Kunden zu überlassen, hat dieses Problem nicht.
Wo wir aufhören
Umsatzsteuer bei Auslandskunden, Aufbewahrung der Nachweise und die Frage, welche Klauseln in deinen Geschäftsbedingungen wirksam sind, gehören zur Steuer- und zur Rechtsberatung. Dieser Beitrag beschreibt die Abläufe, nicht deinen Einzelfall.
