Zwischen der Buchung und dem Termin liegen bei Hochzeiten und größeren Feiern Monate. In dieser Zeit hältst du einen Tag frei, den du nur einmal verkaufen kannst, und trägst Vorleistungen, für die noch niemand gezahlt hat.
Der Zahlungsplan ist deshalb kein Verwaltungsdetail, sondern Teil des Geschäftsmodells. Er entscheidet, ob eine Absage dich Geld kostet oder nur Arbeit.
Der Zahlungsplan gehört ins Angebot
Bewährt hat sich eine Aufteilung in drei Schritte: ein Betrag bei Vertragsschluss, der den Termin verbindlich macht, eine Zwischenzahlung, wenn deine eigenen Vorleistungen anfallen, und die Restzahlung vor dem Termin. Jeder Schritt braucht einen Auslöser und ein Datum, sonst wird er zur Erinnerungsarbeit.
Die Zwischenzahlung wird am häufigsten weggelassen, obwohl sie die wichtigste ist. Sie liegt dort, wo du selbst Geld ausgibst: Material, Vorbestellungen, Personalzusagen, Anzahlungen an eigene Lieferanten.
Die Restzahlung gehört vor den Tag
Am Veranstaltungstag ist niemand ansprechbar. Das Paar ist beschäftigt, die Trauzeugen ebenfalls, und eine Zahlungsaufforderung zwischen Empfang und Rede wirkt genau so, wie sie wirkt. Setze die Restzahlung deshalb auf einen Termin vor dem Ereignis.
Das ist keine Härte, sondern der Regelfall in der Branche. Wer erst danach abrechnet, verhandelt über eine bereits erbrachte Leistung und hat außer dem Mahnwesen kein Mittel mehr in der Hand.
Nachträge am Veranstaltungstag
Was am Tag selbst dazukommt, ist absehbar: eine Stunde länger, zusätzliche Gedecke, mehr Getränke, ein Transport. Diese Positionen entstehen spontan und werden gern vergessen, wenn sie nicht sofort erfasst werden.
Praktisch heißt das: Preise für die üblichen Nachträge stehen im Vertrag, die Freigabe holst du bei einer vorher benannten Person, und kassiert wird vor Ort. Ein mobiles Kartenterminal ist dabei weniger Bequemlichkeit als Absicherung, weil die Zahlung stattfindet, solange alle noch guter Dinge sind. Prüfe vorher die Netzabdeckung an der Location. Scheunen, Kellergewölbe und Zelte auf freiem Feld sind dafür bekannt.
Was eine Stornostaffel leisten kann
Eine Staffel, die je nach Abstand zum Termin unterschiedliche Beträge einbehält, ist üblich. Rechtlich ist sie eine Pauschalierung dessen, was dir tatsächlich entgeht, und daran wird sie auch gemessen: Ersparte Aufwendungen musst du dir anrechnen lassen, ebenso das, was du durch eine andere Buchung an diesem Tag verdienst.
Deshalb hält eine maßvolle, nachvollziehbar begründete Staffel eher stand als eine, die pauschal den vollen Preis einbehält. Ob deine Klausel wirksam ist, prüft eine Rechtsberatung, und zwar bevor sie in jedem Vertrag steht.
Verschieben statt absagen
Seit den Jahren mit vielen abgesagten Feiern hat sich die Umbuchung als eigene Regelung etabliert: Der Termin wird getauscht, geleistete Zahlungen wandern mit. Für beide Seiten ist das besser als eine Absage, es braucht aber Grenzen.
Kläre im Vertrag, welche Ausweichtermine infrage kommen, wie oft verschoben werden darf und ob die Preise der neuen Saison gelten. Ohne diese Punkte ist die Umbuchung ein unbefristetes Angebot auf deine Kosten.
Widerruf: unterschrieben am Küchentisch
Verträge mit Verbrauchern, die im Fernabsatz oder außerhalb deiner Geschäftsräume geschlossen werden, lösen grundsätzlich ein Widerrufsrecht aus. Im Fernabsatz beträgt die Frist 14 Tage. Für Dienstleistungen im Freizeitbereich, die für einen genau bestimmten Zeitpunkt vereinbart sind, gibt es eine Ausnahme, die je nach Leistung greift oder eben nicht.
Ob dein Angebot darunter fällt, ist keine Frage des Bauchgefühls und auch keine, die sich einmal für die ganze Branche beantworten lässt. Sie gehört vor den ersten Vertrag, nicht in den ersten Streitfall.
Wo die Beratung anfängt
Stornoklauseln, Widerrufsbelehrung und Ausfallhonorare sind rechtliche Fragen. Die Behandlung von Anzahlungen in der Umsatzsteuer ist eine steuerliche. Beides klärst du mit deiner Rechts- beziehungsweise Steuerberatung. Hier steht nur, wie der Ablauf üblicherweise aufgebaut ist.
