Ein Fotostudio verkauft zwei verschiedene Dinge im selben Vorgang: die Zeit vor der Kamera und das, was danach daraus wird. Die Zeit ist ein Termingeschäft mit dem Risiko, dass niemand erscheint. Das Ergebnis ist ein Verkauf, der erst Wochen später stattfindet, wenn die Bilder ausgewählt werden.
Wer beides gleich behandelt, verliert an beiden Enden: einmal am leeren Studio, einmal am Kunden, der die Auswahl nie abschließt.
Die Anzahlung sichert den Termin
Ein reservierter Termin blockiert Studio, Ausrüstung und Arbeitszeit. Fällt er kurzfristig aus, ist der Platz nicht mehr zu verkaufen. Eine Anzahlung bei der Buchung ist deshalb branchenüblich, und sie wirkt vor allem deshalb, weil sie die Buchung für beide Seiten verbindlich macht.
Zwei Punkte gehören dazu, sonst ist sie nur ein Vorschuss. Erstens: Was passiert bei Absage, was bei Verschiebung. Zweitens: bis wann. Eine Regel, die zwischen kurzfristiger Absage und rechtzeitiger Verschiebung unterscheidet, wird akzeptiert. Eine pauschale Einbehaltung sorgt für Bewertungen, die dich länger begleiten als der Betrag.
Zwei Arten von Umsatz in einem Betrieb
Auf der einen Seite Shooting, Bildbearbeitung und die Einräumung von Nutzungsrechten, auf der anderen Abzüge, Alben, Rahmen und Dateien. Im Kassensystem gehören diese Positionen in getrennte Warengruppen, sonst siehst du später nicht, woran du wirklich verdienst.
Die steuerliche Einordnung ist der heikle Teil. Neben dem Regelsteuersatz von 19 Prozent gibt es den ermäßigten Satz von 7 Prozent, und gerade bei der Einräumung von Nutzungsrechten hängt viel an der konkreten Gestaltung des Vertrags. Lass dir die Zuordnung deiner Leistungen von der Steuerberatung bestätigen und hinterlege sie danach fest im Artikelstamm, damit an der Kasse niemand entscheiden muss.
Aus der Trennung folgt auch die Preisgestaltung. Ein Paket aus Shooting und einer festen Anzahl bearbeiteter Bilder verkauft sich leichter als eine Aufstellung von Einzelposten, weil der Kunde vorher weiß, worauf er sich einlässt. Was darüber hinausgeht, bleibt Einzelverkauf und ist genau der Teil, an dem die Marge hängt.
Der Auswahltermin ist der Verkaufstermin
Der größere Teil des Umsatzes entsteht nicht beim Shooting, sondern bei der Bildauswahl. Wird diese Auswahl per Link nach Hause geschickt, verschiebt sie sich, schrumpft und endet häufig bei der kleinsten Variante.
Ein fester Auswahltermin im Studio dreht das um: Die Bilder werden gemeinsam angesehen, die Entscheidung fällt vor Ort, die Zahlung passiert im selben Termin. Dafür braucht es eine Zahlungsmöglichkeit am Platz und nicht die Ankündigung einer Rechnung, die später kommt.
Shooting außer Haus
Bei Familien im Freien, Betriebsporträts, Veranstaltungen oder Feiern kassierst du nicht im Studio. Rechne mit schwankender Netzabdeckung und plane sie ein, statt auf sie zu hoffen: Restzahlung vorab fällig stellen oder ein Gerät nutzen, das auch bei schlechter Verbindung sauber abrechnet.
Der Beleg gehört trotzdem dazu, auch in digitaler Form. Bei Firmenkunden ist er die Grundlage der Erstattung, bei Privatkunden das Ende jeder späteren Diskussion darüber, was vereinbart war.
Das Bild gehört dir, die Verwendung nicht
Am Urheberrecht ändert der Verkauf nichts, aber der Kunde erwirbt Nutzungsrechte. Deren Umfang solltest du schriftlich festhalten: privat oder gewerblich, Druck oder Internet, zeitlich und räumlich begrenzt oder unbegrenzt. Ohne diese Angabe verkaufst du im Zweifel mehr, als du kalkuliert hast.
Umgekehrt gilt dasselbe für dich. Ein Bild aus einem Kundenauftrag im eigenen Portfolio oder in sozialen Netzen braucht die Einwilligung der abgebildeten Personen. Genau an dieser Stelle beginnen Auseinandersetzungen, oft lange nach dem Termin.
Wo wir aufhören
Welcher Steuersatz für deine konkreten Leistungen gilt, klärt die Steuerberatung. Wie Nutzungsrechte, Einwilligungen und Stornoregeln wirksam formuliert werden, gehört zur Rechtsberatung. Dieser Beitrag zeigt die Struktur, nicht die Formulierung.
