Zwischen dem Entschluss, eine GmbH zu gründen, und dem Tag der Eintragung liegen Wochen, in denen bereits Geld ausgegeben, Verträge geschlossen und Rechnungen geschrieben werden. In dieser Zeit gibt es die GmbH noch nicht. Es gibt zwei Vorstufen mit eigenen Regeln, und in beiden haftest du anders als danach.
Die erste Stufe: die Vorgründungsgesellschaft
Sie beginnt in dem Moment, in dem sich die Beteiligten einig sind, gemeinsam eine GmbH zu gründen, und sie endet mit der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags. Rechtlich ist sie eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts, bei kaufmännischem Umfang eine offene Handelsgesellschaft. Bei einer Gründung durch eine einzelne Person ist es schlicht deren eigenes Handeln.
Die Folge ist eindeutig: Alle Beteiligten haften persönlich und unbeschränkt, jeder für die vollen Verbindlichkeiten. Wichtiger noch ist der zweite Punkt, den viele übersehen: Die Vorgründungsgesellschaft ist mit der späteren GmbH nicht identisch. Verträge, die in dieser Phase geschlossen wurden, gehen nicht automatisch auf die GmbH über. Sie müssen später ausdrücklich übernommen werden, und bei Miet-, Leasing- und Lieferverträgen braucht es dafür die Zustimmung der anderen Seite. Wer in dieser Phase den Ladenmietvertrag unterschreibt, bleibt daraus verpflichtet, bis der Vermieter einer Übernahme zustimmt.
Die zweite Stufe: die Vor-GmbH
Mit der Beurkundung des Gesellschaftsvertrags entsteht die Vor-GmbH, oft an dem Zusatz in Gründung erkennbar. Sie ist ein eigenes Rechtsgebilde: Sie kann ein Konto führen, Verträge schließen, Vermögen halten, klagen und verklagt werden. Auf sie ist das GmbH-Recht bereits weitgehend anwendbar.
Der entscheidende Unterschied zur ersten Stufe: Die Vor-GmbH ist mit der eingetragenen GmbH identisch. Mit der Eintragung wächst alles ohne Übertragungsakt in die GmbH hinein, Vermögen wie Verbindlichkeiten. Genau deshalb wird in dieser Phase auch das Stammkapital eingezahlt, und genau deshalb darf die Geschäftsführung schon arbeiten.
Handelndenhaftung: wer unterschreibt, steht gerade
Wer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handelt, haftet dafür persönlich. Das trifft in erster Linie die Geschäftsführung, gelegentlich auch andere, die mit Vollmacht auftreten. Diese Haftung ist kein Dauerzustand: Sie erlischt mit der Eintragung, weil dann die GmbH selbst die Verbindlichkeit trägt. Bis dahin trägst du das Risiko, dass die Eintragung scheitert oder sich hinzieht.
Praktische Folge: Auf Rechnungen, Angeboten und in der Korrespondenz gehört der Zusatz in Gründung. Er ist kein Schönheitsfehler, sondern die ehrliche Auskunft an die Gegenseite darüber, mit wem sie es zu tun hat.
Die teure Stelle: die Unterbilanzhaftung
Das Stammkapital soll im Zeitpunkt der Eintragung wertmäßig noch vorhanden sein. Maßgeblich ist dabei nicht der Kontostand, sondern das Vermögen der Gesellschaft insgesamt: Wer Waren oder Geräte kauft, tauscht Geld gegen einen Gegenwert, wer Miete, Löhne oder Beratung bezahlt, verbraucht es. Bleibt das Gesellschaftsvermögen am Tag der Eintragung hinter dem Stammkapital zurück, müssen die Gesellschafter die Differenz aus ihrem Privatvermögen ausgleichen. Diese Vorbelastungshaftung trifft alle Gesellschafter anteilig, sie ist der Grund, warum die Gründungsphase kurz sein sollte.
Der Ablauf, der schiefgeht, sieht meist so aus: Beurkundung im Frühjahr, Konto eröffnet, Kapital eingezahlt, dann werden Ladenausbau und Erstausstattung bezahlt, die Anmeldung verzögert sich wegen fehlender Unterlagen, und bei Eintragung ist ein erheblicher Teil des Kapitals verbraucht. Rechtlich ist das nicht verboten, es löst nur die Ausgleichspflicht der Gesellschafter aus.
Wie du die Phase kurz hältst
- Unterlagen vor dem Notartermin vollständig zusammenstellen, einschließlich Gesellschafterliste, Ausweisdokumenten und der Anschrift der Gesellschaft
- Geschäftskonto zügig eröffnen, denn die Terminvergabe und Legitimation der Bank sind meist der längste Posten
- Nach Einzahlung sofort die Anmeldung durch den Notar veranlassen und Rückfragen des Registergerichts umgehend beantworten
- Größere Anschaffungen so terminieren, dass sie nach der Eintragung anfallen, oder aus zusätzlichen Mitteln bezahlen und nicht aus dem Stammkapital
- Keine Verträge ohne den Zusatz in Gründung unterschreiben und keine Aufträge im Namen einer GmbH annehmen, die es noch nicht gibt
Wo wir aufhören
Ob ein bestimmter Vertrag der Vorgründungsgesellschaft oder der Vor-GmbH zuzuordnen ist, ob eine Übernahme wirksam vereinbart wurde und wie eine Unterbilanz zu berechnen ist, sind rechtliche und steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung und deiner Steuerberatung, im Zweifel vor der ersten Unterschrift.
