Eine GmbH kann von einer einzigen Person gegründet werden, die alle Anteile hält und zugleich Geschäftsführer ist. Rechtlich sind das trotzdem zwei getrennte Rollen und zwei getrennte Vermögen. Wer das im Alltag nicht auseinanderhält, verliert genau den Schutz, für den er die GmbH gegründet hat.
Bei der Gründung ändert sich wenig
Der Ablauf entspricht dem der GmbH mit mehreren Gesellschaftern. Das Stammkapital beträgt 25.000 Euro, bei der Anmeldung muss mindestens die Hälfte eingezahlt sein. Der Gesellschaftsvertrag wird notariell beurkundet, die Anmeldung läuft über den Notar zum Handelsregister, die Gesellschaft entsteht erst mit der Eintragung.
Für einfache Fälle steht das Musterprotokoll zur Verfügung, das Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem Dokument zusammenfasst. Es ist günstiger, aber starr: Wer abweichende Regelungen braucht, etwa zu Nachfolge, Wettbewerbsverbot oder Abfindung, kann es nicht verwenden.
Zwei Rollen, ein Mensch
Als Gesellschafter entscheidest du über die Gesellschaft, als Geschäftsführer führst du sie. Das wirkt akademisch, hat aber konkrete Folgen. Beschlüsse der Gesellschafterversammlung gibt es auch dann, wenn nur eine Person daran teilnimmt, und sie sind unverzüglich zu protokollieren und zu unterschreiben. Das gilt für die Feststellung des Jahresabschlusses, für die Gewinnverwendung, für die eigene Entlastung und für die Anstellungsbedingungen.
Wer diese Protokolle nicht führt, hat im Streitfall nichts in der Hand, weder gegenüber dem Finanzamt noch gegenüber einem Insolvenzverwalter noch gegenüber späteren Mitgesellschaftern oder Erben. Ein Ordner mit datierten Beschlüssen ist der billigste Teil der ganzen Konstruktion.
Das Verbot, mit sich selbst Verträge zu schließen
Ein Vertreter darf grundsätzlich kein Geschäft zwischen sich selbst und dem Vertretenen abschließen. Genau das tut aber der Alleingesellschafter, der als Geschäftsführer der GmbH einen Mietvertrag, ein Darlehen oder seinen eigenen Anstellungsvertrag unterschreibt. Ohne Befreiung von diesem Verbot sind solche Geschäfte schwebend unwirksam.
Die Befreiung muss im Gesellschaftsvertrag vorgesehen, beschlossen und im Handelsregister eingetragen sein. Das Musterprotokoll enthält sie. Ein frei formulierter Gesellschaftsvertrag enthält sie nur, wenn sie ausdrücklich hineingeschrieben wurde. Das ist die häufigste Fehlstelle bei der Ein-Personen-GmbH, und sie fällt oft erst auf, wenn die Bank oder das Finanzamt den Vertrag sehen will. Verträge zwischen dir und deiner GmbH gehören außerdem schriftlich fixiert, im Voraus vereinbart und zu Bedingungen, die auch mit einem Fremden vereinbart worden wären.
Der Geschäftsführervertrag
Der Anstellungsvertrag des Gesellschafter-Geschäftsführers ist kein Arbeitsvertrag im arbeitsrechtlichen Sinn. Kündigungsschutz, Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung und Arbeitszeitregeln greifen nicht automatisch, sie müssen vereinbart werden. Geregelt gehören Vergütung, Tantieme, Dienstwagen, Urlaub, Fortzahlung im Krankheitsfall, Wettbewerbsverbot und Kündigung.
Bei der Höhe der Vergütung gilt der Maßstab der Angemessenheit. Was darüber hinausgeht, kann als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt werden: Die Zahlung mindert dann den Gewinn der GmbH nicht und wird bei dir wie eine Ausschüttung besteuert. Dasselbe droht bei zinslosen Darlehen, privat genutzten Gegenständen der Gesellschaft und Zahlungen ohne vorherige klare Vereinbarung.
Sozialversicherung
Wer alle Anteile hält und die Gesellschaft beherrscht, ist regelmäßig nicht sozialversicherungspflichtig beschäftigt. Das bedeutet auch: keine gesetzliche Rentenversicherung über diese Tätigkeit, kein Anspruch auf Arbeitslosengeld, eigenständige Absicherung in Kranken- und Pflegeversicherung. Klarheit schafft ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung, das sich am Anfang lohnt und nicht erst dann, wenn im Rückblick Beiträge nachgefordert werden.
Vermögen trennen, wirklich trennen
Die Gesellschaft hat ein eigenes Konto, eigene Verträge und eigene Belege. Privatentnahmen gibt es nicht, es gibt Gehalt, Ausschüttung nach Beschluss oder ein ordentlich verzinstes und dokumentiertes Darlehen. Wer Konten vermischt, private Rechnungen aus der Firmenkasse zahlt und keine nachvollziehbare Buchführung führt, riskiert, dass die Haftungsbeschränkung im Ernstfall nicht hält. Hinzu kommt: Eine persönliche Bürgschaft, wie Banken und Vermieter sie regelmäßig verlangen, wirkt an der GmbH vorbei direkt gegen dich.
Wo die Beratung anfängt
Die Formulierung von Gesellschaftsvertrag und Anstellungsvertrag, die Angemessenheit der Vergütung und die sozialversicherungsrechtliche Einordnung sind rechtliche und steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Rechtsberatung und deiner Steuerberatung, am besten vor dem Notartermin.
