Beim Wärmepumpenprojekt liegt die meiste Arbeit vor der Arbeit. Zwischen erstem Kundengespräch und Inbetriebnahme stehen Heizlastberechnung, Auslegung, Förderantrag, Lieferzeiten und oft ein Umbau an Heizflächen oder Elektrik. Wer diese Kette nicht ordnet, verliert Geld an Stellen, für die niemand eine Rechnung schreibt.
Die Beratung vorn entscheidet über den Ärger hinten
Heizlast, Vorlauftemperatur, vorhandene Heizflächen, Warmwasserbedarf, Aufstellort, Schallabstand zum Nachbargrundstück: Eine Wärmepumpe, die in ein Haus mit zu kleinen Heizkörpern gesetzt wird, arbeitet teuer, und der Kunde erinnert sich hinterher an deinen Betrieb, nicht an sein Gebäude.
Rechne die Auslegung als eigene Leistung ab, mit einem klaren Ergebnis in Papierform. Das schützt dich vor der Rolle des kostenlosen Planers und gibt dem Kunden etwas in die Hand, das auch ein anderer Betrieb ausführen könnte. Genau das macht dein Angebot glaubwürdig.
Die Reihenfolge bei der Förderung ist heikel
Bei den meisten Programmen muss der Antrag gestellt sein, bevor der Auftrag verbindlich erteilt wird. In der Praxis löst man das mit einem Vertrag, der unter einer aufschiebenden oder auflösenden Bedingung steht: Der Kunde beauftragt, die Wirksamkeit hängt an der Bewilligung.
Diese Reihenfolge ist der häufigste teure Fehler in diesem Geschäft, weil sie sich nachträglich nicht heilen lässt. Welche Bedingungen, Sätze und Fristen aktuell gelten, steht in den Programmunterlagen der Förderstelle und ändert sich regelmäßig. Prüfe sie vor jedem Vertragsschluss neu, statt dich auf das zu verlassen, was im letzten Projekt galt.
Ein Projekt über Monate braucht Teilrechnungen
Zwischen Auftrag und Inbetriebnahme können Lieferzeiten, Netzanmeldung und Heizkörpertausch liegen. Wenn du erst am Ende abrechnest, finanzierst du Gerät und Vorleistungen über den gesamten Zeitraum.
Bilde deshalb Teilleistungen ab, die für sich abgenommen und abgerechnet werden können: Auslegung, Hydraulik und Heizflächen, Lieferung, Montage, Inbetriebnahme. Jede Stufe braucht ein Ereignis, das der Kunde sieht, sonst wird die Teilrechnung als Vorschuss empfunden und diskutiert.
Wenn der Kunde auf den Zuschuss wartet
Fördermittel werden in der Regel erst nach Abschluss und Verwendungsnachweis ausgezahlt. Manche Kunden verstehen das als Zahlungsziel für deine Rechnung. Das ist es nicht, und darüber solltest du beim Vertragsschluss sprechen, nicht bei der Mahnung.
Schreib in den Vertrag, dass deine Zahlungsziele unabhängig von der Auszahlung der Förderung gelten, und erkläre den Grund: Du hast das Gerät bezahlt, bevor der Bescheid kommt. Was du dagegen zusagen kannst, ist die pünktliche Fachunternehmererklärung, denn ohne sie steht der Kunde still.
Wartung und Bereitschaft sind der zweite Umsatz
Filter, Sole, Speicher, Regelung, Kältemittelkreis: Anlagen brauchen Betreuung, und je nach Kältemittel und Füllmenge kommen wiederkehrende Prüfpflichten für den Betreiber dazu. Welche das im Einzelfall sind, sagt dir das Datenblatt der Anlage und die geltende Verordnung.
Ein Wartungsvertrag mit festem Intervall füllt die Sommermonate, hält dich am Kunden und liefert dir die Anlagenhistorie, wenn es doch einmal zum Streit über einen Mangel kommt. Kleine Servicebeträge lässt du am besten direkt vor Ort bezahlen, per Karte am mobilen Terminal, statt jeden Wartungsbesuch in den Rechnungslauf zu geben.
Wo wir aufhören
Welche Förderung in deinem Fall greift, welche Nachweise sie verlangt und wie ein Vertrag unter Bedingung zu formulieren ist, hängt am konkreten Programm und am Einzelfall. Diese Fragen gehören zur Förderstelle und zu deiner Rechtsberatung, steuerliche Fragen zu Teilleistungen und Anzahlungen zu deiner Steuerberatung.
