Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist die dritte Nummer im Bunde, neben der Steuernummer und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Anders als bei den beiden anderen musst du für sie nichts tun. Sie wird von Amts wegen vergeben.
Sie ist deshalb kein Punkt auf deiner Gründungsliste, sondern etwas, das dir passiert. Wissen sollte man trotzdem, was sie ist, weil sie in Formularen und in gefälschter Post auftaucht.
Was die Nummer sein soll
Sie ist eine bundesweit eindeutige, dauerhafte Kennung für jede wirtschaftlich tätige Person und jede Gesellschaft. Anders als die Steuernummer hängt sie nicht an einem Finanzamt und wechselt deshalb auch nicht, wenn du umziehst.
Der Zweck liegt hinter den Kulissen der Verwaltung. Behörden und Register sollen einen Betrieb eindeutig zuordnen können, ohne dass du dieselben Stammdaten an mehreren Stellen einreichst. Aufgebaut ist sie aus dem Länderkürzel und einer Ziffernfolge, dazu kommt ein Unterscheidungsmerkmal für einzelne Tätigkeiten und Betriebsstätten.
Wie sie vergeben wird
Ohne Antrag, ohne Gebühr, schrittweise. Die Finanzverwaltung teilt sie mit, teils elektronisch, teils über öffentliche Bekanntmachung, je nach Gruppe von Steuerpflichtigen.
Wer bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, bekommt in der Regel dieselbe Ziffernfolge als Wirtschafts-Identifikationsnummer. Das ist praktisch und stiftet gleichzeitig die größte Verwirrung: Zwei Nummern sehen identisch aus und haben trotzdem verschiedene Funktionen. Die eine weist dich im EU-Geschäft als Unternehmer aus, die andere ordnet dich in der Verwaltung zu.
Das Verhältnis zur Steuernummer
Die Steuernummer verschwindet nicht mit der Vergabe. Beide laufen zunächst nebeneinander, und im Schriftverkehr mit dem Finanzamt bleibt die Steuernummer vorerst das Ordnungsmerkmal deines Steuerfalls.
Auf Rechnungen ist die Pflichtangabe weiterhin die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Ob und ab wann die Wirtschafts-Identifikationsnummer an deren Stelle tritt, regelt der Gesetzgeber in Stufen. Den Stand, der für dich gilt, bestätigt dir deine Steuerberatung, bevor du deine Rechnungsvorlage änderst.
Ein Betrieb, mehrere Tätigkeiten
Für kleine Betriebe mit mehreren Standbeinen ist das Unterscheidungsmerkmal der interessante Teil. Café und Onlineshop, Werkstatt und Vermietung, Praxis und Warenverkauf: Jede wirtschaftliche Einheit kann ein eigenes Merkmal an derselben Grundnummer bekommen.
Das ist eine Ordnungsfrage, keine neue Steuerpflicht. Es hilft aber dabei zu erkennen, wie die Verwaltung deinen Betrieb sieht. Wenn dir für einen Bereich ein eigenes Merkmal zugeteilt wird, ist das ein Hinweis darauf, dass dieser Bereich auch buchhalterisch getrennt geführt gehört.
Die Post, die jetzt kommt
Jede neue amtliche Nummer bringt Trittbrettfahrer mit. Es kursieren Schreiben, die eine Registrierung, Freischaltung oder Veröffentlichung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gegen Gebühr anbieten. Sie sind in Behördenoptik gesetzt, tragen Aktenzeichen und eine kurze Zahlungsfrist.
Die Merkmale sind immer dieselben: eine Zahlungsaufforderung, ein privates Empfängerkonto, ein Kleingedrucktes, das aus dem angeblichen Antrag einen kostenpflichtigen Vertrag macht. Die Vergabe kostet nichts und passiert ohne dein Zutun. Im Zweifel rufst du dein Finanzamt oder deine Kammer an, bevor du zahlst.
Was du damit machst
Wenig, aber das ordentlich. Leg die Nummer dort ab, wo auch Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen, und gib sie an deine Buchhaltung oder Steuerkanzlei weiter. Trage sie in den Stammdaten deiner Software nach, wenn dort ein Feld dafür ist.
Für das Impressum gilt: Das Gesetz nennt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Wirtschafts-Identifikationsnummer, sofern vorhanden. Sobald dir eine mitgeteilt wurde, darf sie dort stehen. Die Steuernummer bleibt draußen.
Wo wir aufhören
Ab wann die Nummer für dich gilt, welche Meldungen sie berührt und ob deine Rechnungsvorlage angepasst werden muss, hängt an Stufen und Fristen, die sich ändern. Das klärt deine Steuerberatung. Wir erklären hier nur, was hinter der Nummer steckt.
