Den Anteil der Zahlarten im Betrieb messen

Fast jeder Betrieb hat eine Meinung dazu, wie viel bei ihm mit Karte bezahlt wird. Die Meinung entsteht am Tresen und liegt regelmäßig daneben, weil Kartenzahlungen im Gedächtnis bleiben und Barzahlungen nicht. Die Kasse kennt den Wert genau.

Zwei Anteile, die man nicht verwechseln darf

Es gibt den Anteil am Umsatz und den Anteil an der Zahl der Vorgänge. Beide heißen Kartenanteil und meinen Verschiedenes. Der Umsatzanteil ist fast immer höher, weil größere Beträge häufiger mit Karte beglichen werden.

Für die Frage, wie viel Bargeld du im Haus hast, zählt der Umsatzanteil. Für die Frage, wie oft das Terminal benutzt wird und wie lange ein Bezahlvorgang dauert, zählt der Anteil an den Vorgängen. Notiere beide Werte und benenne sie unterschiedlich, sonst redest du beim nächsten Gespräch aneinander vorbei.

Woher die Zahlen kommen

Die Kasse liefert im Tages- oder Monatsabschluss eine Auswertung nach Zahlarten. Daneben steht die Abrechnung deines Kartengeschäfts, die dieselben Umsätze aus der anderen Richtung zeigt. Beide Werte gehören verglichen.

Weichen sie voneinander ab, ist das kein Rechenfehler, sondern meistens eine der drei üblichen Ursachen: Zahlungen wurden im Kassensystem auf die falsche Zahlart gebucht, ein Vorgang wurde am Terminal ausgeführt und in der Kasse nicht abgeschlossen, oder Storno und Erstattung fallen in verschiedene Abrechnungszeiträume. Wer den Abgleich monatlich macht, findet solche Lücken, solange sie noch aufklärbar sind.

Der Bon je Zahlart unterscheidet sich

Rechne den Durchschnittsbon getrennt je Zahlart. Das Ergebnis erklärt mehr als der Anteil selbst. Ein hoher Kartenbon bei niedriger Kartenfrequenz bedeutet, dass kleine Beträge bar laufen, aus Gewohnheit oder weil ein Mindestbetrag kommuniziert wird. Nähern sich die Bons einander an, verschiebt sich das Zahlverhalten auch im Kleinen.

Was der Kartenanteil für die Kasse bedeutet

Steigt der Anteil, sinkt der Bargeldbestand, und mit ihm ändert sich der Alltag: weniger Wechselgeld, kürzere Zählzeit, seltener zur Bank, weniger Bargeld im Haus. Gleichzeitig steigt die Abhängigkeit von der Technik, weshalb ein Ausfallplan wichtiger wird, je höher der Anteil ist.

Für die Kassenführung ändert sich nichts an der Pflicht zur täglichen Abstimmung. Kartenumsätze sind unbar, sie gehören nicht in den Kassenbestand, sondern als eigener Posten geführt. Wer sie im Zählprotokoll mitrechnet, produziert eine Differenz, die es nicht gibt.

Was der Kartenanteil für die Kosten bedeutet

Erst mit dem gemessenen Anteil, dem Kartenmix und dem Durchschnittsbon lässt sich ein Preismodell beurteilen. Bei R&B Pay stehen dafür zwei Wege nebeneinander: der Tarif All-in mit 1,29 Prozent auf alle Karten ohne Centbetrag, oder 0,79 Prozent je girocard-Zahlung und 1,79 Prozent je Kreditkartenzahlung, jeweils zuzüglich 5 Cent je Zahlung. Alle Angaben netto zuzüglich Umsatzsteuer.

Welcher Weg günstiger ist, hängt an zwei deiner Zahlen. Der feste Centbetrag je Zahlung fällt bei kleinen Bons stärker ins Gewicht als bei großen. Und je höher der girocard-Anteil an deinen Kartenzahlungen ist, desto mehr wirkt der niedrigere Satz für dieses Verfahren. Genau deshalb ist die Messung die Voraussetzung für den Vergleich und nicht umgekehrt. Ab 250.000 Euro Jahreskartenumsatz wird ohnehin individuell verhandelt.

Die Stolperstelle: Trinkgeld, Storno und Zahlungen ohne Kasse

Drei Dinge verzerren den gemessenen Anteil regelmäßig. Trinkgeld, das über das Terminal läuft, erhöht den Kartenumsatz, ohne dass ein Warenumsatz dahintersteht. Stornos und Erstattungen mindern ihn, oft mit zeitlichem Versatz. Und Zahlungen, die am Terminal ohne Kassenvorgang ausgelöst werden, tauchen in der einen Auswertung auf und in der anderen nicht.

Halte diese Fälle im Betrieb einheitlich fest, sonst vergleichst du über die Monate hinweg unterschiedlich definierte Größen.

Wo wir aufhören

Wie unbare Zahlungen aufzuzeichnen sind, wie Trinkgeld zu behandeln ist und was der Tagesabschluss enthalten muss, sind Fragen der Kassenführung. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Die Messung selbst kannst du ab morgen mit den Berichten machen, die deine Systeme schon erzeugen.