Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dieser eine Satz entscheidet über fast jeden Streitfall. Nicht entscheidend ist, ob eine Ausgabe nützlich, üblich oder angemessen wirkt, und schon gar nicht, von welchem Konto sie bezahlt wurde. Der Zahlungsweg ist ein Indiz, kein Beweis.
Der Maßstab: veranlasst, nicht bloß nützlich
Veranlassung heißt, dass der Anlass der Ausgabe im Betrieb liegt. Ein Werkzeug für die Werkstatt ist unstrittig. Eine Zeitschrift, die im Wartezimmer liegt, ebenfalls. Ein Fitnessvertrag, der die Leistungsfähigkeit erhält, dagegen nicht, weil er der privaten Lebensführung zugeordnet wird, so sinnvoll er sein mag.
Die Höhe spielt für die Veranlassung selbst keine Rolle. Das Finanzamt kürzt nicht, weil eine Maschine teuer war. Es kürzt, wenn der betriebliche Zusammenhang fehlt oder wenn ein Gesetz den Abzug ausdrücklich beschränkt.
Gemischte Aufwendungen: aufteilen, wenn es geht
Viele Ausgaben haben beide Seiten. Telefon, Fahrzeug, Internet, Arbeitsmittel. Lässt sich der betriebliche Anteil nach einem objektiven Maßstab bestimmen, wird aufgeteilt und der betriebliche Teil abgezogen. Beim Fahrzeug ist der Maßstab die gefahrene Strecke, beim Telefon die Nutzung.
Fehlt ein solcher Maßstab, scheitert die Aufteilung ganz. Deshalb ist Kleidung fast immer privat: Ein Anzug bleibt ein Anzug, auch wenn er nur zu Kundenterminen getragen wird. Typische Berufskleidung, also Arbeitsschutz oder Kleidung mit dauerhaftem Firmenaufdruck, ist die Ausnahme.
Der Nachweis ist deine Aufgabe. Wer den betrieblichen Anteil schätzt, sollte die Schätzung begründen und ihre Grundlage einmal dokumentieren, statt jedes Jahr dieselbe Zahl ungeprüft zu übernehmen.
Ausgaben, die das Gesetz beschränkt
Einige Posten sind zwar betrieblich veranlasst, aber nur teilweise oder gar nicht abziehbar. Geschenke an Geschäftspartner sind es nur bis zu einer im Gesetz genannten Wertgrenze je Empfänger und Jahr. Bewirtungskosten sind nur zu einem festgelegten Anteil abziehbar und verlangen zusätzlich einen Beleg mit Anlass und Teilnehmern. Geldbußen, Verwarnungsgelder und Strafen sind nicht abziehbar, auch wenn sie im Dienst entstanden sind.
Weitere Beschränkungen betreffen Zinsen bei hohen Privatentnahmen und Aufwendungen, die die private Lebensführung berühren. Die genauen Grenzen und Anteile stehen im Gesetz und ändern sich; sie gehören in das Gespräch mit deiner Steuerberatung und nicht in eine Faustregel.
Ohne Beleg kein Abzug
Jede Betriebsausgabe braucht einen Nachweis. Der Beleg muss erkennen lassen, wer geliefert hat, was geliefert wurde, wann und zu welchem Preis. Bei Bewirtung, Reisen und Geschenken kommt der Anlass hinzu, weil sich die betriebliche Veranlassung sonst nicht prüfen lässt.
Der häufigste Fehler ist unspektakulär: Kleinbeträge werden bar bezahlt, der Kassenbon verblasst, und am Jahresende fehlt eine Reihe von Ausgaben, die es wirklich gab. Ein fotografierter Beleg am Tag der Zahlung kostet Sekunden und rettet den Abzug.
Wann die Ausgabe zählt
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wirkt die Ausgabe im Jahr des Abflusses. In der Bilanz zählt der Zeitraum, zu dem sie wirtschaftlich gehört. Unabhängig davon gilt: Was länger genutzt wird, mindert den Gewinn nicht sofort in voller Höhe, sondern über die Abschreibung.
Für die Umsatzsteuer gilt eine eigene Rechnung. Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, ist die Ausgabe netto Aufwand und die Vorsteuer wird gesondert geltend gemacht, sofern die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Als Kleinunternehmer buchst du brutto.
Die Kosten des Kassierens gehören dazu
Entgelte für Kartenzahlung, Miete für Terminals, Gebühren für das Geschäftskonto und Kosten der Kasse sind laufende Betriebsausgaben. Eine Besonderheit gibt es beim Buchungsweg: Werden Entgelte direkt von der Gutschrift einbehalten, taucht auf dem Konto nur der gekürzte Betrag auf. Betriebseinnahme bleibt der volle Umsatz, das Entgelt ist die Ausgabe. Wer nur den Nettozufluss bucht, verkürzt beide Seiten und sieht in seiner Auswertung weder den echten Umsatz noch die echten Kosten.
Wo wir aufhören
Ob eine bestimmte Ausgabe in deinem Fall abziehbar ist, wie hoch ein privater Anteil anzusetzen ist und welche Grenzen aktuell gelten, sind steuerliche Fragen. Sie gehören zu deiner Steuerberatung. Wir können erklären, wie eine Abrechnung über Kartenumsätze aufgebaut ist; die Zuordnung im Abschluss macht die Kanzlei.
